Služba eSign je služba určená na elektronické sprostredkovanie PDF dokumentov a ich podpisovanie alebo akceptáciu používateľom. Umožňuje bezpečné doručenie dokumentu, sledovanie jeho stavu a elektronické podpísanie prostredníctvom grafického podpisu alebo jednoduchého potvrdenia.
Cieľom je poskytnúť jednoduchý, prehľadný a bezpečný mechanizmus práce s dokumentami v rámci interných aj zákazníckych procesov.
- Podpisovanie PDF dokumentov – dokument je možné podpísať graficky alebo prostredníctvom potvrdenia (akceptácie).
- Akceptácia a udelenie súhlasu – zákazník môže odpovedať na otázku priamo v aplikácii (napr. Súhlasím / Nesúhlasím).
- Sprostredkovanie dokumentu a trackovanie – stiahnutím dokumentu sa zaznamenajú informácie o čase, používateľovi a IP adrese.
- Bezpečné stiahnutie s 2FA – dokument môže byť chránený jednorazovým PIN kódom s časovou platnosťou (napr. 5 minút).
- Prenos dokumentov na tablet/mobil – umožňuje ukázať dokument zákazníkovi na tablete alebo mobile a nechať ho podpísať.
Dokument môže byť v jednom z nasledujúcich stavov:
- Vytvorený – dokument pripravený na odoslanie
- Odoslaný – dokument odoslaný do eSign
- Prečítaný – príjemca otvoril dokument
- Podpísaný – dokument podpísaný alebo akceptovaný
- Zamietnutý – dokument odmietnutý
- Expirovaný – link na dokument vypršal
- Stiahnutý – dokument stiahnutý používateľom
Pri registrácii dokumentu do eSign (v rámci konkrétnej aplikácie, ktorá implementuje eSign) sa definujú nasledovné parametre:
- počet stiahnutí (po dosiahnutí limitu sa link deaktivuje)
- časová platnosť linku
- overenie druhým faktorom (PIN)
- definovanie otázky a možných odpovedí
Po každom stiahnutí dokumentu sa zaznamenávajú údaje o dokumente:
- dátum a čas,
- používateľ,
- IP adresa,
- počet stiahnutí.
Podporované úkony sú:
- Grafický podpis
- Akceptácia dokumentu (napr. Súhlasím/Nesúhlasím)
- Potvrdzovanie otázkou (zobrazí sa definovaná otázka a výber odpovede)
Podpisovanie PDF dokumentov sa realizuje cez UI grafické rozhranie Syncfusion SignaturePad (Demo: Signature UI)
- Používateľ si môže dokument prehliadnuť pred podpisom.
- Dokument možno zabezpečiť druhým faktorom - používateľ dostane časovo obmedzený PIN.
- Po podpise dokumentu sa zaznamená dátum, čas a podpis a tieto údaje sa elektronicky pridajú do dokumentu.
Aplikácia môže odoslať dokument do eSign aj v režime bez overenia PINom, aby ho bolo možné zobraziť na tablete alebo mobilnom zariadení pre podpis zákazníkom.
- Po registrácii dokumentu eSign vráti link, ktorý sa v aplikácii zobrazí ako QR kód.
- Zákazník otvorí dokument v mobile/tablete a podpíše ho graficky priamo na zariadení.
eSign poskytuje jednotný, bezpečný a flexibilný mechanizmus elektronického podpisovania a doručovania dokumentov v rámci interných aj zákazníckych procesov.