¶ Nespracované uzávierky
Funkcia „Nespracované uzávierky“ je v podstate fronta, do ktorej sa radia podľa času vyhotovenia denné uzávierky z jednotlivých pokladní. Čiže ide o menu, v ktorom spájame pokladne so skladmi a stavom zásob respektíve tržby s nákladmi.
Za predpokladu, že sa v ten deň predávalo, by sa mala na pokladni vykonať denná uzávierka pokladne. Ak je však vykonaná, neznamená to, že sa automaticky odpíšu zásoby zo stredísk. A práve v tomto menu uzávierky čakajú na spracovanie a odpísanie z odbytových stredísk. Denné uzávierky z pokladní odporúčame spracovávať priebežné každý deň, aby bol aktuálny stav zásob stredísk skutočne aktuálny a aby ste sa podľa neho mohli orientovať v množstve vašich zásob.
Pri spracovaní dennej uzávierky z pokladne postupujte nasledovne:
- Zvoľte príslušnú funkciu v menu Pokladne – Denné uzávierky – Nespracované uzávierky
- Nastavte sa na žiadanú uzávierku alebo pomocou tlačidla označ, označte viacej žiadaných uzávierok (ak označíte viac uzávierok, budete ich spracovávať hromadne)
- Pomocou tlačidla „Výber“ otvorte vybranú uzávierku, alebo uzávierky
- Po aktivovaní výberu sa vám zobrazia predaje PLU v uzávierke, taktiež uvidíte predané množstvo, predajnú cenu spolu a kalkulovanú sumu nákladov. V tomto kroku máte možnosť opraviť predajnú jednotku PLU, zmeniť odbytové stredisko PLU, poprípade vytlačiť zoznam predaných PLU.
- Ak dáte uzávierku spracovať tak sa predané PLU zmenia podľa priradenia a zadaného pomeru na tovary alebo suroviny, ktoré sú obsiahnuté v receptúrach. Taktiež uvidíte aktuálnu zásobu tovarov na odbytovom stredisku, vypočítanú spotrebu podľa počtu predaných kusov a zostatok po odpise. V prípade, že sa každodenne nenahrávajú skladové doklady (nákupy, presuny medzi strediskami atď.), alebo sú prenormované receptúry, prípadne zle zadané pomery medzi PLU a tovarom môže sa stať, že tovar nebude mať stav zásob. V takomto prípade je možné vykonať nasledovné zmeny v odbyte
-
- Nahradenie – nahradí tovar za iný žiadaný tovar. Ak nahrádzate tovar za iný tovar a zapnuté ukladanie zmien do alternatív, tak sa automaticky naplní číselník alternatív tovarov na odbyt ďalší krát už budete môcť použiť automatické zmeny
- Zmena spotreby – je možné zmeniť množstvo odpisovaného tovaru
- Zrušenie – vymaže úplne položku z odbytu
- Nová surovina – pridá akúkoľvek žiadanú položku do odbytu
- Zmena strediska – množstvo tovaru sa po zmene odpíše z iného vybraného strediska
- Automatické zmeny – automaticky nahradí všetky tovary, ktoré nemajú zásobu za priradené alternatívne tovary
- Automatická výroba - automaticky nahradí vlastné výrobky, ktoré nemajú dostatočné množstvo na sklade, surovinami použitými na ich výrobu. Funkciu možno použiť v prípade, že nebola použitá funkcia Automatická výroba tovarov pri výrobe vlastných výrobkov.
- Ak sa aj napriek zámenám nachádzajú v odbyte tovary so záporným zostatkom po odbyte, môžete uzávierku spracovať. Tieto tovary sa odložia do neodpísaných tovarov, s ktorými môžete pracovať neskôr.
- V prípade že ste s odpisom spokojný, aktivujte tlačidlo „Odbytovať“. Tovary, ktoré bolo možné odpísať zo stredísk sa vám vypíšu v tlačovej zostave. Ak ste spracovávali viacej uzávierok naraz tak vám systém ponúkne viacej odbytových dokladov.
Ak ste už raz dali žiadanú uzávierku spracovať, čiže sa rozbila na tovary a suroviny, uzávierka si množstvá zapamätá. Ak ste urobili zmeny a je nutné vrátiť sa na pôvodné hodnoty po spracovaní stlačte tlačidlo „Prepočet“ v okne tovary na odbyt. Prepočet je možné použiť aj v prípade, že nájdete v odbyte chybu. V takomto prípade, opravte zdroj nesprávneho výsledku t.j. pomer medzi PLU a tovarom alebo suroviny v receptúre a odbyt dajte prepočítať.
Ak je uzávierka vyodbytovaná prejde zo stavu nespracovaná do stavu spracovaná.
¶ Spracované uzávierky
V tomto submenu nájdete zoznam všetkých spracovaných uzávierok zo všetkých pokladní. S použitím príslušných filtrov si môžete spracované uzávierky triediť. Taktiež je možné prezeranie pokladničnej uzávierky.
V stĺpci suma je načítaná suma všetkých naťažených položiek, ktoré sú zahrnuté v danej uzávierke. Tento údaj hovorí o tom, v akej čiastke bude systém odbytovať výdaj zo skladu. Suma je teda zobrazená bez poskytnutých zliav a sú tam načítané aj položky naťažené ale nezaplatené v deň uzávierky. V prípade, že je v konfigurácii pokladní v záložke Prispôsobenia - Uzávierky - voľba Povoliť dennú uzávierku aj keď sú otvorené účty povolená, suma v prehľade Spracované uzávierky nemusí byť totožná so sumou v prehľade Archívne uzávierky. V prehľade archívne uzávierky sa zobrazuje suma zaplatených položiek.
Ak ste dodatočne po odbytovaní uzávierky našli chybu v príslušnom odpise, tak je možné spracovanú uzávierku a tým aj príslušný odbyt a neodpísané tovary vystornovať. V prípade, že je nutné uzávierku stornovať postupujte nasledovne:
- Zvoľte príslušnú funkciu v menu Pokladne – Denné uzávierky – Spracované uzávierky
- Nastavte sa na žiadanú uzávierku a stlačte storno
- Po potvrdení sa uzávierka stornuje (prejde znovu do stavu nespracovaný) a stornujú sa aj príslušné odbytové a neodpísané doklady.
¶ Uzávierky Euro pokladne
Uzávierka EURO pokladne slúži na stiahnutie dennej uzávierky. V prípade, že uzávierku z pokladne stiahnete, uzávierka prejde do menu Pokladne – Denné uzávierky – Nespracované uzávierky, kde vykonáte samotný odpis surovín zo zásob strediska (tento proces nazývame spracovanie dennej uzávierky, viac v kapitole Nespracované uzávierky). Pri sťahovaní uzávierky z EURO pokladne postupujte nasledovne:
- Pripojte pokladňu k PC prostredníctvom sériového portu (COM). Počítač môže mať viac COM portov
- Zvoľte príslušnú funkciu v menu Pokladne – Denné uzávierky – Uzávierky EURO pokladne. Otvorí sa vám okno s názvom Uzávierka EURO pokladne
- Zadajte respektíve vyberte EURO pokladňu. Pokladňa je v systéme identifikovaná prostredníctvom čísla a názvu.
- Vyberte „Komunikačný port“ (t.j. COM port počítača na ktorý je pripojená pokladňa)
- Určite „Komunikačnú rýchlosť“ (komunikačná rýchlosť aj číslo COM portu bývajú prednastavené údaje, ktoré nastavujú pracovníci Asseco Solutions a.s. Na správne nakonfigurovanie údajov je nutná príručka k registračnej pokladni)
- Ak máte všetky potrebné údaje vyplnené stlačte tlačidlo Súhlas. Na ukazovateli môžete sledovať priebeh komunikácie s pokladňou. Ak komunikácia nieje v poriadku systém vás upozorní chybovým hlásením.
- Ak ukazovateľ prebehne až do konca uzávierka EURO pokladne je stiahnutá a nájdete ju v menu Pokladne – Denné uzávierky – Nespracované uzávierky
- Ďalej s ňou narábame, ako s uzávierkou pokladne systému Asseco BLUEGASTRO
Dôležitou informáciou pri plánovaní PLU (predajných jednotiek na pokladni) a DPT(tovarových skupín) je obmedzenie na ich počet. Zvyčajne býva na pokladni obmedzenie na 8 DPT, obmedzenie na počet PLU sa líši podľa typu pokladne. Podľa typu pokladne treba nastaviť hierarchiu DPT a počty PLU v systéme Asseco BLUEGASTRO.
Pripravené PLU s názvami, cenami, s príslušnou DPT a DPH nastavíte v systéme Asseco BLUEGASTRO. Vyslanie je možné priamo zo systému vo funkcii PLU – nastavenia predaja. Pri vysielaní zvolíte názov pokladne ktorá je nadefinovaná v systéme ako pokladňa EURO a PLU vyšlete. Systém vás hlásením a ukazovateľom upozorňuje na priebeh komunikácie (vysielania). Pri vysielaní PLU nie je nutné prepínať polohu kľúča (je to možné vykonať v ktorejkoľvek pozícii)
Dennú uzávierku na EURO pokladni treba urobiť záverečnú dennú. V žiadnom prípade nerobte uzávierku za PLU ktorá by mala za následok stratu údajov pre odpis zo skladových zásob (uzávierka PLU ukončí denné predaje a pripočíta ich k mesačným predajom, tým pádom nie je čo do systému stiahnuť, lebo denné predaje už v podstate neexistujú). Sťahovanie denných uzávierok z EURO pokladne odporúčame vykonávať každý deň po vykonaní dennej uzávierky na EURO pokladni. V prípade že nestiahnete denné uzávierky z Euro pokladne za viacej dní za sebou, do systému sa načíta jedna uzávierka, ktorá bude súčtom jednotlivých denných predajov na EURO pokladni (prídete o údaje v ktorom dni sa koľko PLU predalo)
