¶ Prepojenie s externým systémom AvailPro - Nastavenie v systéme Horec
¶ Externý systém AvailPro
Nastavenie prepojenia s externým systémom AvailPro sa vykonáva v menu Servis –> Špeciálne služby–> Externé systémy –> AvailPro. Aby bola funkcia v menu dostupná (aktívna), je nutné mať zakúpenú licenciu (odpovedajúci registračný súbor) a nastavené odpovedajúce práva pre užívateľov. Odporúčame povoliť funkciu len zodpovedným pracovníkom, nakoľko zmena nastavení môže znamenať prerušenie komunikácie s externým systémom. Práva pre používateľov sa nastavujú cez menu Servis –> Číselníky –> Prístupové práva –> Používatelia resp. Používateľské vzory.
Údaje na prepojenie s externým systémom sa líšia v závislosti od zákazníka a sú poskytované priamo dodávateľom AvailPro. Tieto údaje poskytuje pri implementácii zákazník. Údaje na prepojenie pre interné testovacie účely sú k dispozícii na MediaWiki HRS.
Po nastavení prepojenia, je nutné reštartovať aplikačný server.
Nastavenie prepojenia Formulár externého systému AvailPro má tri záložky. Záložka Všeobecné obsahuje nasledovné polia a tlačidlá:
- Povolený - príznak povoleného externého systému
- Link - link na booking engine poskytovaný priamo dodávateľom AvailPro
- Hotel ID - unikátne ID hotela poskytované priamo dodávateľom AvailPro
- User name - prihlasovacie meno na booking engine poskytované dodávateľom AvailPro
- Password - heslo na prístup k booking engine poskytované dodávateľom AvailPro
- Interval - interval sťahovania objednávok. Predvolená hodnota je 5 minút - tj. každých 5 minút systém Horec skontroluje, či nevznikla v AvailPro nová objednávka.
- Rate code - párovanie na marketingovú kategorizáciu. Upozorňujeme: kód môže mať maximálne 5 znakov kvôli obmedzeniu na dĺžku kódu v systéme Horec!!!
- Channel - párovanie na marketingovú kategorizáciu. Kompletný zoznam kódov pre párovanie sa nachádza v kapitole Marketingové kategorizácie. Upozorňujeme: kód môže mať maximálne 5 znakov kvôli obmedzeniu na dĺžku kódu v systéme Horec!!!
- Cenový profil - cenový profil sa využíval pre určenie ceny skupinovej objednávky. V aktuálnych verziách Horca sa cenový profil nahrádza FlexiRate cenami. Upozorňujeme: tento cenový profil nesmie obsahovať balík služieb!!!
- Pracovná stanica - párovanie s číselníkom pracovných staníc. Je možné zvoliť ľubovoľnú stanicu.
- Umiestniť na izbu – príznak či sa má nová objednávka umiestiť priamo na izbu. Ak je príznak povolený, systém umiestni objednávku na izbu, pričom použije pravidlo aby izba mala súčet voľných nocí pred a po požadovanom termíne čo najmenší. Ak príznak nie je povolený, objednávka je umiestnená na typ izby.
- tlačidlo Stiahni objednávky - manuálne stiahnutie objednávok mimo prednastavený interval synchronizácie
- tlačidlo Odošli dostupnosť - manuálne odoslanie kompletnej dostupnosti až do konca pobytového kalendára. Túto funkciu je vhodné využiť pri prvotnom nastavení prepojenia s externým systémom AvailPro.
Povolené typy izieb a predvolené hodnoty dostupnosti Záložka Typy izieb obsahuje zoznam typov izieb, ktoré sú ponúkané na predaj prostredníctvom AvailPro:
- prostredníctvom tlačidiel Nový, Oprava, Vymazať je možné pridávať a meniť typy izieb a ich predvolené nastavenie pre AvailPro. Pri nastavovaní povolených typov izieb je potrebné mať tieto typy korektne napárované na externý systém AvailPro. Párovacie údaje poskytuje AvailPro.
- tlačidlo Dostupnosť - slúži na vyvolanie formulára pre nastavenie dostupnosti po typoch izieb a intervaloch. Popis nastavenia dostupnosti je v kapitole Zmena dostupnosti.
Pri vytváraní nového alebo oprave existujúceho záznamu pre povolený typ izby sa otvára nižšie uvedený formulár.
Venujte prosím dostatočnú pozornosť nastaveniam predvolených hodnôt, nakoľko tieto hodnoty systém Horec využíva pri automatickom generovaní záznamov počas uzávierky. Ak tieto hodnoty zostanú nenastavené, potom budú vygenerované záznamy obsahovať len nulové hodnoty a nastavenie dostupnosti bude potrebné vykonávať manuálne.
- Typ izby - kód typu izby
- Maximálny dostupný počet - maximálny počet objednávok, ktoré môžu byť v daný deň prijaté na príslušný typ izby z AvailPro.
- Stop stav - počet voľných izieb daného typu za celý systém Horec. Keď klesne počet volných izieb pod toto číslo, automaticky dôjde k zablokovaniu predaja cez AvailPro - systém Horec odošle do AvailPro nulovú dostupnosť.
- Minimálna dĺžka pobytu - nepovinný údaj, ktorý určuje aká je minimálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro.
- Maximálna dĺžka pobytu- nepovinný údaj, ktorý určuje aká je maximálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro.
¶ Dostupnosť izieb
Pravidlá pre výpočet obsadenosti izieb
Izba sa považuje za obsadenú ak je obsadená :
- pobytom
- objednávkou - potvrdená, nepotvrdená, na typ izby
- kontraktom
Blokácia izby pracuje v špeciálnom režime:
- Blokácia bez vyradenia z aktívnych izieb obsadenosť nemení.
- Blokácia izby s vyradením z aktívnych izieb obsadenosť zmení až po dennej uzávierke, alebo po verifikácii izieb.
Zmena obsadenosti až po dennej uzávierke alebo verifikácii izieb nastáva v týchto prípadoch:
- Ak mením typ izby
- Vytvorím blokáciu izby s vyradením z aktívnych izieb
- Keď presuniem objednávku prichádzajúcu z AvailPro na iný typ
- Keď zruším príchod hosťa
- Keď urobím predčasný odchod hosťa
Pozn. Pri odchode hosťa sa dostupnosť nikdy nezmení v aktuálnom pobytovom dni a to či už v prípade normálneho hosťa, alebo pri predčasnom odchode.
Objednávka sa nezapíše do Horca:
- Ak je počet lôžok v objednávke väčší, ako je povolený maximálny počet lôžok na izbe. Riešením je povoliť pohyblivé lôžka na danom type izby, alebo upraviť možnosť obsadenia izieb v AvailPro.
- Ak je zasielaný nesprávny kód pre typ izby.
Zápis objednávky s upozornením v logoch:
- Ak v prichádzajúcej objednávke sa nachádza parameter, ktorý nie je nastavený v systéme Horec ( kód oslovenia, marketingová kategória pre RateCode, marketingová kategória pre Channel).
- Ak v prichádzajúcej objednávke chýba parameter štátu
- sólo objednávka sa zapíše bez kódu, následne ho môže obsluha cez editáciu objednávky doplniť.
- pri skupinovej objednávke sa predplní kód domáceho štátu.
¶ Zmena dostupnosti
Dostupné kapacity Nastavenie dostupnosti pre typy izieb v jednotlivých intervaloch sa vykonáva vo formulári Dostupné kapacity, ktorý je dostupný cez menu Servis –> Špeciálne služby –> Externé systémy –> AvailPro, tlačidlo Dostupnosť. Formulár zobrazuje zoznam všetkých typov izieb povolených pre externý systém AvailPro po dňoch až do konca pobytového kalendára. Tento formulár je zároveň využívané aj pre editáciu dostupných kapacít pre iné externé rezervačné kanály.
Jednotlivé záznamy pre typy izby a deň sú generované automaticky systémom Horec, pričom hodnoty pre jednotlivé polia sa napĺňajú podľa predvolených hodnôt z nastavení externého systému AvailPro. Záznamy sa vytvárajú:
- v okamihu pridania nového povoleného typu izby pre externý systém AvailPro
- pri posúvaní pobytového kalendára počas dennej uzávierky
Formulár obsahuje nasledovné stĺpce a tlačidlá:
- dátum - dátum
- ext. systém - externý rezervačný kanál
- typ izby - kód typu izby · max. dostupné - maximálny počet objednávok, ktoré môžu byť v daný deň prijaté na príslušný typ izby z AvailPro
- obsadené ext. systémom - počet objednávok, ktoré boli na daný deň a typ izby cez AvailPro prijaté
- akt. dostupné - počet izieb daného typu, pre ktoré je ešte možné prijať objednávky z AvailPro.
- stop - počet voľných izieb daného typu za celý systém Horec. Keď klesne počet voľných izieb pod toto číslo, automaticky dôjde k zablokovaniu predaja cez AvailPro - systém Horec odošle do AvailPro nulovú dostupnosť.
- min. dĺžka pobytu - nepovinný údaj, ktorý určuje aká je minimálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro
- max. dĺžka pobytu - nepovinný údaj, ktorý určuje aká je maximálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro
- celkom voľné - počet volných izieb daného typu v systéme Horec. Toto číslo odpovedá na sumár voľných izieb.
- tlačidlo Oprava - slúži na vyvolanie formulára pre zmenu dostupnosti za typ izby a interval.
Oprava dostupnosti
Opravu dostupnosti je rýchly nástroj pre individuálne alebo hromadné zmeny dostupnej kapacity pre jednotlivé typy izieb. Umožňuje zmeniť všetky parametre pre zvolený typ izby v jednom formulári. Výhodou je aj to, že pokiaľ je potrebné zmeniť len jeden údaj, potom postačuje ponechať ostatné údaje nezmenené a systém Horec zachová pôvodné hodnoty.
Zmenu je možné vykonávať po jednotlivých dňoch alebo v rámci ľubovolných intervalov až do konca pobytového kalendára. Takto je možné nastaviť vlastnú dostupnosť napr. pre exponované termíny alebo v prípade zabookovania izieb iným kanálom.
Formulár pre zmenu dostupnosti je veľmi jednoduchý a kopíruje formulár z nastavení dostupnosť z externého systému AvailPro. Obsahuje polia:
- ext. systém - externý rezervačný kanál
- typ izby - kód typu izby
- max. dostupné - maximálny počet objednávok, ktoré môžu byť v daný deň prijaté na príslušný typ izby z AvailPro. Checkbox za týmto políčkom sa zaškrtne automaticky, pokiaľ dôjde k zmene údajov. Ak je nezaškrtnutý, potom to znamená, že zostanú zachované pôvodné údaje.
- stop - počet voľných izieb daného typu za celý systém Horec. Keď klesne počet volných izieb pod toto číslo, automaticky dôjde k zablokovaniu predaja cez AvailPro - systém Horec odošle do AvailPro nulovú dostupnosť. Checkbox za týmto políčkom sa zaškrtne automaticky, pokiaľ dôjde k zmene údajov. Ak je nezaškrtnutý, potom to znamená, že zostanú zachované pôvodné údaje.
- min. dĺžka pobytu - nepovinný údaj, ktorý určuje aká je minimálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro. Checkbox za týmto políčkom sa zaškrtne automaticky, pokiaľ dôjde k zmene údajov. Ak je nezaškrtnutý, potom to znamená, že zostanú zachované pôvodné údaje.
- max. dĺžka pobytu - nepovinný údaj, ktorý určuje aká je maximálna dĺžka pobytu pre objednávky cez AvailPro. Checkbox za týmto políčkom sa zaškrtne automaticky, pokiaľ dôjde k zmene údajov. Ak je nezaškrtnutý, potom to znamená, že zostanú zachované pôvodné údaje.
¶ Typy izieb
Pre typy izieb, ktoré majú byť ponúkané cez rezervačný kanál AvailPro je potrebné nastaviť korektné párovanie v nastaveniach externého systému. Párovanie sa nastavuje priamo v číselníku typov izieb na základe kódov dodaných AvailPro.
Pokiaľ nie je párovanie nastavené, potom nie je možné odosielať dostupnosť ani prijímať objednávky z externého systému.
Číselník typov izieb sa nachádza v menu Servis –> Číselníky -> Izby –> Typy izieb. Párovacie kódy od AvailPro sa zadávajú na záložke Externé systémy, pole AvailPro. Pri zadávaní párovacích kódov je potrebné predísť duplicitám.
Záložka Ostatné slúži na vyplnenie parametrov objednávky prichádzajúcej cez AvailPro, ktoré nie sú definované v samotnej objednávke a požaduje sa ich sledovanie.
¶ Marketingové kategorizácie
Externý systém AvailPro posiela v objednávke aj dve marketingové kategorizácie - Rate code a Channel.
Ak niektorý z kódov v číselníku chýba, systém Horec napriek tomu objednávku prijme. Polia určené pre marketingové kategorizácie však zostánú v objednávke prázdne. Informácia o vynechaní marketingovej kategorizácie sa zapíše do logu počas prijímania objednávky.
Číselník marketingových kategorií sa nachádza v menu Servis –> Číselníky -> Marketing –> Marketingové kategorizácie. Pre príjem objednávok z AvailPro je možné využiť ľubovolnú marketingovú kategorizáciu, odporúčame však pre ľahšiu orientáciu zvoliť názov kategorizácie, ktorý korešponduje s dokumentáciou AvailPro - tj. pre potreby AvailPro je vhodné vytvoriť dve nové kategorizácie Rate code a Channel.
Jednotlivé kategórie pre tieto kategorizácie je potrebné zadať podľa podkladov od AvailPro alebo podľa AvailPro dokumentácie.
Kódy jednotlivých marketingových kategórií nesmú mať viacej ako 5 znakov - ide o obmedzenie na strane systému Horec!!! Túto informáciu je dôležité odkomunikovať aj s dodávateľom externého systému AvailPro.
Rate code Hodnoty (kódy) pre RateCode dodáva priamo AvailPro po dohode so zákazníkom. Opäť pripomíname, že kód pre RateCode môže mať maximálne 5 znakov.
Channel
Marketingová kategorizácia pre Channel sa nastavuje v súlade s dokumentáciou, ktorú poskytuje AvailPro. Nižšie pod obrázkom je zoznam jednotlivých kódov pre marketingovú kategorizáciu Channel.
¶ Oslovenia
Z externého systému AvailPro prichádza aj pole Oslovenie. Aby sa oslovenie korektne zobrazovalo aj v prijatej objednávke, potom je potrebné vytvoriť v číselníku oslovení záznamy s kódmi uvedenými nižšie.
Ak niektorý z kódov v číselníku chýba, systém Horec napriek tomu objednávku prijme. Pole Oslovenie však zostáva v objednávke prázdne. Informácia o vynechaní oslovenia sa zapíše do logu počas prijímania objednávky.
Číselník oslovení sa nachádza v menu Servis –> Číselníky -> Marketing –> Oslovenia.
Z externého systému AvailPro prichádzajú oslovenia s kódmi
- MR
- MRS
- MISS
¶ Vekové hladiny
Z externého systému AvailPro prichádza aj pole Veková hladina. Aby sa veková hladina korektne zobrazovali aj v prijatej objednávke, potom je potrebné vytvoriť v číselníku vekových hladín záznamy s kódmi uvedenými nižšie.
Ak niektorý z kódov v číselníku chýba, systém Horec napriek tomu objednávku prijme. Pole Veková hladina však zostáva v objednávke prázdne. Informácia o vynechaní vekovej hladiny sa zapíše do logu počas prijímania objednávky.
Číselník oslovení sa nachádza v menu Servis –> Číselníky -> Marketing –> Vekové hladiny. Pri zadávaní vekovej hladiny je dôležité správne zvoliť zaradenie.
Z externého systému AvailPro prichádzajú vekové hladiny s kódmi:
- 0 - dospelý
- 1 - dieťa
- 2 - dojča
¶ Služby
Z externého systému AvailPro prichádzajú aj tzv. extras - služby pre danú objednávku. Aby sa služby korektne zobrazovali aj v prijatej objednávke je potrebné nastaviť korektné párovanie v nastaveniach externého systému. Párovanie sa nastavuje priamo v číselníku služieb na základe kódov dodaných AvailPro.
Ak niektorý z kódov v číselníku chýba, systém Horec napriek tomu objednávku prijme. Služby však nebudú zapísané k objednávke, hoci môžu byť aj zaplatené. Informácia o vynechaní služieb sa zapíše do logu počas prijímania objednávky.
Číselník oslovení sa nachádza v menu Servis –> Číselníky -> Služby –> Služby. Párovacie kódy od AvailPro sa zadávajú na záložke Externé systémy, pole AvailPro. Pri zadávaní párovacích kódov je potrebné predísť duplicitám.
¶ Práca s objednávkou
Objednávky sú do systému Horec sťahované automaticky v pravidelných intervaloch podľa nastavení externého systému, v prípade potreby je možné stiahnuť objednávky aj manuálne cez tlačidlo Stiahni objednávky, ktoré sa takisto nachádza priamo v nastaveniach externého systému.
Po prijatí je objednávka zapísaná ako nepotvrdená objednávka na typ izby - tj. na mape sa zobrazuje "pod čiarou" a v zozname objednávok je vyznačená svetlozelenou farbou. Pole Dátum rezervované do sa nastaví na aktuálny pobytový deň prijatia objednávky.
S objednávkou je možné pracovať bežným spôsobom - tj. priradiť ju na izbu, modifikovať údaje hostí apod.
Objednávka zostáva prepojená na externý systém AvailPro, ktorý takisto umožňuje modifikáciu alebo zrušenie objednávky. Pokiaľ je však daná objednávka presunutá na iný typ izby, potom už nie je možné túto objednávku modifikovať z webového rozhrania AvailPro. Na strane AvailPro sa síce modifikácia zaeviduje, ale Horec túto zmenu už neakceptuje. Informácia o neúspešnej modifikácii je zapísaná v logu.
Dostupnosť
Po prijatí objednávky z AvailPro dôjde automaticky k zmene dostupnej kapacity - táto je znížená o počet prijatých objednávok. Upravené počty dostupných izieb sú ihneď odosielané do externého systému AvailPro.
Pri zmene typu izby objednávky z AvailPro nedôjde k zmene dostupných kapacít - systém si pamätá, na ktorý typ izby bola objednávka pôvodne prijatá.
Pri zmene dátumu príchodu alebo odchodu dôjde k prepočtu dostupných kapacít, hoci je objednávka zmenená cez systém Horec, aj tak ovplyvní dostupné kapacity