Táto kapitola popisuje prácu s formulárom zmena pobytu hostí.
V jednotlivých sekciách sú podrobne popísané kroky ako zvoliť hostí z bývalých, z objednávky alebo ako objednať prichádzajúcemu hosťovi služby.
¶ Načítanie hosťa z bývalých
Túto funkciu je možné využiť, pokiaľ ide o hosťa, ktorý už niekedy bol v zariadení ubytovaný. Systém eviduje po určitú dobu (podľa nastavenia systému) údaje tzv. bývalých hostí. Táto funkcia sa najčastejšie využíva po realizácie expresného príchodu objednávky.
Po stlačení tlačidla Bývalí systém otvorí zoznam bývalých hostí. Údaje v tomto formulári sú zotriedené podľa abecedy zostupne.
Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo dátumu narodenia. Pre uľahčenie hľadania priezviska je možné využiť nastavenia na ľavej strane formulára:
- hľadanie bez diakritiky - toto nastavenie zapína a vypína rozlišovanie diakritiky pri vyhľadávaní. Pokiaľ nie je v ubytovacom zariadení záväzne stanovené, či sa diakritika používa alebo nie, je vhodné toto nastavenie vypnuť (zrušiť označenie v checkboxe)
- prefixové hľadanie - toto nastavenie zodpovedá za vyhľadávanie zadaného reťazca na začiatku alebo v strede priezviska. Pokiaľ je checkbox začiarknutý, systém vyhľadá iba tie priezviská, ktoré začínajú na zadaný reťazec. Pri vypnutom nastavení, systém vyhľadá všetky záznamy, ktoré daný reťazec obsahujú, či už na začiatku alebo v strede výrazu.
Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.
V zozname bývalých hostí je možné prezerať údaje bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár s údajmi o bývalom hosťovi. Táto funkcia slúži na overenie údajov daného hosťa, aby nedošlo k zámene najmä pri zhode priezviska bývalých hostí.
Po zvolení správneho hosťa zo zoznamu je možné zapísať jeho údaje do stlačením tlačidla Výber.
¶ Objednané služieb
Aj počas pobytu hosťa je možné meniť služby, ktoré má objednané. Opätovne platí, ak hosť má objednané služby priamo z cenového profilu, tieto nie je možné prostredníctvom tejto funkcie meniť.
Okrem príchodu externých hostí nie je potrebné osobitne objednávať ubytovanie a miestny poplatok. Každodenné účtovanie týchto dvoch služieb zabezpečuje priamo systém Horec a to na základe zvoleného cenového profilu resp. individuálnej ceny a nastavenia miestneho poplatku
.
Prostredníctvom tohto tlačidla je možné objednať platené či neplatené služby na celý pobyt alebo na časť pobytu.
Po stlačení tlačidla Služby sa otvorí formulár Objednané služby, prostredníctvom ktorého je možné objednať služby a následne tieto aj upravovať pre daného hosťa.
Tento formulár už môže obsahovať služby, tieto však nie je možné opravovať, nakoľko tieto sa riadia priamo cenovým profilom.
¶ Popis jednotlivých polí
- Kód služby setu - kód a názov z číselníka služieb, príp.balíkov služieb
- Prvý pobytový deň - deň príchodu hostí
- Posledný pobytový deň - deň odchodu hostí, toto pole je neaktívne (nie je možné ho zmeniť), ak je služba nastavená ako trvalá
- Čas poskytovania - nepovinná informácia o čase čerpania služby
- Poznámka - pole na zaznačenie doplnkovej informácie
- Počet - počet čerpaných služieb na deň, t.j. koľkokrát za deň bude daný hosť službu čerpať
- Poskytovaná po polnoci - parameter, ktorý
- Trvalá služba - tento parameter riadi. Ak je služba nastavená ako trvalá, v stĺpci St. je služba označená hodnotou *.
- Platená služba - parameter, ktorý určuje, či bude služba hosťovi účtovaná. Ak je parameter nastavený na hodnotu Nie, potom bude hosť čerpať bezplatne. V tomto prípade je v stĺpci St. služba označená hodnotou #.
¶ Práca s formulárom
Objednanie nových služieb je možné cez tlačidlo Ins Nový. Po stlačení tohto tlačidla je aktívna horná časť formulára objednávaných služieb. Službu alebo balík služieb je možné zapísať manuálne (je však potrebné poznať kód z číselníka služieb/balíkov) alebo vybrať zo zoznamu, ktorý systém ponúkne po stlačení tlačidla vyberača 
.
Po zvolení služby je potrebné nastaviť parametre danej služby - trvanie, účtovanie, čas poskytovania. Na základe týchto nastavení bude systém naťažovať objednanú službu na účet ubytovaného hosťa.
Oprava objednaných služieb je možná cez tlačidlo Oprava. Upozorňujeme, že služby, ktoré boli naťažené v rámci cenového profilu nie je možné opravovať. Pri takýchto službách je samotné tlačidlo Oprava neaktívne (zasivené).
Prezeranie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Pozri. V tomto režime sú jednotlivé polia neaktívne a nastavenia služby nie je možné meniť.
Vymazanie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Del Vymazať. Systém umožňuje vymazanie iba služieb, ktoré neboli objednané v rámci cenového profilu. Pri službách objednaných prostredníctvom cenového profilu je tlačidlo del Vymazať neaktívne (zasivené). Pri zrušení služieb počas pobytu hosťa, je potrebné uvedomiť si, že tieto službu, v prípade, že ide o platené, už boli naťažené na účet hosťa za predchádzajúce pobytové dni hostí.
¶ Výpis
Systém umožňuje Do všetkých týchto tlačových výstupov systém predplní údaje ubytovaného hosťa, čo výrazne šetrí prácu obsluhy. Po stlačení tlačidla Výpis systém ponúkne submenu, ktoré obsahuje tri možné tlačové výstupy.
- Hlásenie pre políciu - tlačivo, ktoré slúži na evidenciu cudzincov vstupujúcich na územie Slovenskej republiky. Systém Horec obsahuje priamo vzor tohto tlačiva. Po vytlačení a podpise od hosťa je možné toto tlačivo zaslať alebo odovzdať na príslušné oddelenie Cudzineckej policie. Povinnosť evidovať a hlásiť cudzincov ubytovaných v zariadení plynie prevádzkovateľovi priamo zo zákona č.
- Registračná karta - tlačivo, ktoré môže byť
- Identifikačná kartička - tlačivo, ktoré sa bežne využíva na identifikáciu hostí v ubytovacom zariadení, a to napr. pri vydávaní stravy alebo vstupe do priestorov zariadenia. Táto karta obsahuje základné údaje hosťa - meno, dĺžku pobytu, číslo izby a číslo stola.
¶ Zaradenie hosťa do skupiny
Systém umožňuje zaradiť ubytovaného hosťa do skupiny. Zaradenie do skupiny je možné po stlačení tlačidla Skupina. Systém ponúkne submenu, kde je potrebné zvoliť, či ide o zaradenie do existujúcej alebo novej skupiny.
- vytvorenie novej skupiny - po zvolení tejto možnosti systém otvorí formulár novo vytváranej skupiny, kde sú predplnené údaje o vedúcom skupiny - hosť, na ktorom je realizovaná zmena pobytu. Podľa potreby zariadenia je možné doplniť ďaľšie údaje, ktoré slúžia na identifikáciu skupiny - názov a evidečné číslo skupiny. Po stlačení tlačidla Súhlas je nová skupina vytvorená a všetci hostia z danej izby do tejto skupiny zaradení. Pokiaľ je potrebné zmeniť údaje ubytovanej skupiny, je možné využiť funkciu zmena skupinovej objednávky, ktorá je dostupná cez menu Skupiny - Pobyt alebo priamo cez mapu prehľadu.
- zaradenie do skupiny - po zvolení tejto možnosti systém načíta zoznam všetkých aktuálne ubytovaných skupín. V tomto formulári je potrebné označiť žiadanú skupinu a potvrdiť stlačením tlačidla Výber. Následne systém zobrazí formulár s informáciou o zvolenej skupine. Pre definitívne zaradenie hosťí zo zvolenej izby do danej skupiny je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.
