¶ Firmy
Číselník firiem slúži na evidenciu firiem v systéme. Ide o rozšírenú verziu číselníka odberateľov, avšak s tým rozdielom, že v tomto číselníku je možné evidovať len právnické osoby. Číselník umožňuje evidovať nielen základné identifikačné údaje o firmách, ale aj rozšírené informácie napr. pre účely marketingu. Číselník je prístupný len prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí.
¶ Popis parametrov firmy
- Názov - povinný parameter záznamu.
- IČO - povinný parameter záznamu.
- IČ DPH, DIČ, Platca DPH, Telefón, Email - nepovinné údaje firmy
- Povolený - príznak povoleného záznamu, tzn. záznam sa bude zobrazovať vo vyberačoch. Pri vytváraní nového záznamu je vždy záznam nastavený ako povolený.
- Ulica, Mesto, PSČ, Štát
- Banka, Číslo účtu, IBAN
- Popis do účtenky - popis do účteniek (funkcia nie je ešte zapracovaná)
- Ostatný popis - ostatný popis do účtov.
- Vzťah - určenie vzťahu ubytovacieho zariadenia ku firme. Ide o nepovinný údaj, ktorý má len informatívny účel.
- Kategórie - zoznam marketingových kategorizácií, ktoré je možné priradiť firme. Pozn.v zoznamoch sa zobrazujú len tie kategórie a kategorizácie, ktoré sú povolené pre firmy. Nastavenie sa vykonáva priamo v číselníku Marketingových kategorizácií.
- Parametre - zoznam parametrov, ktoré je možné zadať pre firmy. V parametroch sa zobrazujú len tie parametre, ktoré sú povolené pre firmy. Nastavenia sa vykonáva priamo v číselníku Marketingových parametrov.
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - názov a IČO. Ostatné polia sú nepovinné a ich doplnenie je možné aj neskôr. Následne stačí iba stlačit tlačidlo Súhlas
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že záznam sa neviaže žiadne iné záznamy v systéme. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením.
Vytvorenie firmy z odberateľa - tlačidlo Nový z odb. slúži na vytvorenie nového záznamu v číselníku firiem kopírovaním údajov z existujúceho odberateľa. Po stlačení tlačidla sa zobrazí zoznam odberateľov, kde je možné vyhľadať požadovaného odberateľa a po stlačení tlačidla Výber sa údaje odberateľa prenesú do formulára firmy. Túto funkciu odporúčame využiť pre rýchle naplnenie číselníka. Po vytvorení firmy z odberateľa odberateľ zaniká a všetky záznamy pôvodného odberateľa vrátane účtov sa viažu na novvzniknutú firmu.
¶ Vzťahy
Číselník vzťahov slúži na zadefinovanie vzťahov v systéme Horec. Vzťahy je následne možné použiť v číselníku firiem alebo priamo vo formulároch objednávok a pobytov. Číselník je prístupný len prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí.
¶ Popis polí
- Názov - slovná špecifikácia záznamu, ktorá sa neskôr využíva v tlačových prehľadoch. Taktiež ide o povinný parameter, bez ktorého nie je možné záznam vytvoriť.
- Kód - kódové označenie (skratka) záznamu, ktoré sa používa napr. vo vyberačoch alebo priamo vo formulároch. Ide o povinný parameter, bez ktorého nie je možné záznam vytvoriť. Maximálna dĺžka kódu je šesť znakov.
- Poradie - poradie záznamu vo vyberačoch. Predvolená hodnota pro zakladaní nového záznamu je 99.
- Povolený - príznak povoleného parametra. Ak je checkbox začiarknutý, potom je tento parameter dostupný v príslušných formulároch. Pri založení nového záznamu je hodnota prednastavená na Povolený = Áno
- Texty - predklady názvu do iných jazykov systému Horec.
¶ Odberatelia
Číselník odberateľov slúži na ako jednoduchá evidencia všetkých odberateľov v systéme Horec. Záznamy do tohto číselníka sú zakladané buď automaticky pri nahrávaní odberateľských faktúr alebo je možné záznamy aj vytvárať manuálne priamo v tomto číselníku.V číselníku odberateľov sa môžu nachádzať fyzické aj právnické osoby. V číselníku sú dostupné aj štatistické informácie o pobyte a tržbe jednotlivých odberateľov. Tento číselník sa pôvodne nachádzal v submenu Marketing, avšak po rozsiahlej prerábke v súvislosti so zavádzaním modulu Stálych hostí do systému Horec bol tento číselník presunutý do submenu Firmy.
Formulár číselníka obsahuje:
- základné tlačidlá na prácu so záznamami
- zoznam záznamov odberateľov
¶ Popis polí oberateľa
- Názov, Ulica, Mesto - povinné údaje odberateľa, pokiaľ nie sú zadané všetky tieto údaje, záznam nie je možné uložiť.
- IČO, IČ DPH, Účet, IBAN, Banka - nepovinné údaje odberateľa
- Posl.deň -
- Celk.suma - celková suma tržieb daného odberateľa (bez zálohových faktúr)
- Počet - počet účtovných dokladov vyhotovených danému odberateľovi
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - názov, ulicu a mesto. Ostatné polia odberateľa sú nepovinné a ich doplnenie je možné aj neskôr. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že záznam na záznam sa neviaže žiadny iný číselník systému. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením.
Tlač zoznamu odberateľov je možná po stlačení tlačidla Výpis. Systém zobrazí zostavu S07 - zoznam odberateľov, ktorú je následne možné vytlačiť alebo exportovať do textového súboru.