¶ Zákonné dôvody a účely
Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. Nastavenie zákonných dôvodov a účelov systém použije pri audite osoby.
V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody (pomocou skriptu), ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie.
Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod.
Príklad naplnenia údajov pre vlastný účel, kde osobné údaje sú evidované na základe informovaného súhlasu, napr. marketing:
Okno obsahuje tieto záložky:
- Zákonné dôvody a účely
- Evidencie
- Vlastný audit
- E-dokumenty
¶ Zákonné dôvody a účely
Evidencia zákonných dôvodov a účelov. Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:
- Dátum: dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
- Názov: stručný popis, povinná
- Popis: dlhšie textové pole
- Trvanie v rokoch: povinná
- Platnosť od: dátumová položka
- Platnosť do: dátumová položka
- Typ: „Z“ zákonný dôvod alebo „U“ účel
- Systémové: A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“
Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.
Akcie v okne: všetky štandardne používané
Obmedzenie pre akcie:
- Odstrániť – riadky dodané systémom nie je možné zmazať
- Upraviť – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis a Trvanie v rokoch
Špeciálne akcie v okne:
- Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov
Upozornenie - pri vytvorení nového mandanta treba použiť akciu Skopírovanie do mandanta pre presun zákonných dôvodov do nového mandanta.
¶ Evidencie
Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod.
Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod.
Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:
- Evidencia: vyberač z evidencií, vyberač ponúkne výber z evidencií nadefinovaných v okne Číselník evidencií pre audit
Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.
¶ Vlastný audit
Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor.
¶ E-dokumenty
Evidencia dokumentov k položkám - Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.