Okno sa nachádza v menu Fakturácia -> E-faktúra.
V tomto okne sa nachádzajú faktúry:
- prijaté z "Poštára" - prijaté automaticky zo systému e-faktúry
- prípadne faktúry importované ručne z menu Import, typom importu E-FAK import faktúr.
Štandardne sa tu nachádzajú importované dodávateľské faktúry, ale pokiaľ má firma dohodu s partnerom o self-billingu, budú sa tu nachádzať aj importované odberateľské faktúry.
Okno E-faktúra import obsahuje tieto záložky:
- Faktúra - obsahuje hlavičku faktúry
- Položky - obsahuje položky importovaného dokladu
- Referencie - zoznam dokladov, ku ktorým sa daná faktúra viaže - záloha, dobropis... z importovaného dokladu
- E-dokumenty - obsahuje e-dokumenty priložené k importovanému dokladu
Importovanú faktúru si používateľ rozklikne a doplní editovateľné údaje. Následne aj na záložke Položky rozklikne každý záznam, doplní chýbajúce údaje a záznam zapíše.
Importované údaje sú vo formulároch v režime iba na čítanie. Údaje, ktoré je potrebné doplniť ručne pre správny zápis faktúry do knihy faktúr, sú editovateľné.
Upravenú faktúru si používateľ označí akciou Označiť ako pripravené na prenos a nakoniec sa zapíše do okna Dodávateľká faktúra, resp. Odberateľská faktúra / Daňový doklad k uhradenej platbe, kliknutím na akciu Preniesť do knihy faktúr.
Pokiaľ je dôvod importovanú faktúru nezaradiť do účtovníctva, má používateľ možnosť zablokovať tento doklad akciou Zablokovať doklad. Takto označený doklad už nie je možné preniesť do knihy faktúr.
Nad oknom sa nachádza filtrovacia podmienka Stav spracovania, podľa ktorého sa zobrazia záznamy v okne s daným stavom:
- Všetko - zobrazia sa všetky záznamy
- Nový - zobrazia sa len záznamy v stave spracovania Nový. Nový znamená, že doklad je iba naimportovaný z poštára a zatiaľ nebol upravovaný.
- Spracováva sa - zobrazia sa len záznamy v stave spracovania Spracováva sa. Spracováva sa znamená, že doklad už bol upravovaný, či na záložke Faktúra, alebo Položky.
- Pripravený - zobrazia sa len záznamy v stave spracovania Pripravený. Stav sa nadobúda akciou Označiť ako pripravené na prenos.
- Blokovaný - zobrazia sa len záznamy v stave spracovania Blokovaný.
¶ Úprava hlavičky
Vo formulári hlavičky je potrebné vyplniť tieto položky:
- Evidenčné číslo faktúry - naplní používateľ, pokiaľ chce sám určiť číslo dokladu v knihe faktúr.
Pokiaľ ostane položka prázdna, program doplní číslo dokladu z číselného radu z druhu dokladu. - IČO Firma - predplní sa na základe DIČ. DIČ z importovaného záznamu sa vyhľadá v číselníku firiem a firma so zhodným DIČ sa predvolí do tejto položky. (DIČ = Endpoint). Pokiaľ sa firma nenachádza v číselníku firiem, je možné ju pridať akciou Naplniť firmu, alebo naplniť ručne v číselníku firiem.
- Druh dokladu - výber z číselníka druhov dokladov.
- Druh daňového pohybu - predvolí sa z Druhu dokladu z predchádzajúcej položky, pokiaľ bol vyplnený, je možné ho zmeniť.
- Typ daňového dokladu - napĺňa sa iba v prípade ak ide o Osobitnú úpravu uplatňovania dane. Inak ostáva položka prázdna.
- Skratka OŠ - výber organizačnej štruktúry pre zaúčtovanie dokladu.
- EO - výber ekonomického objektu pre zaúčtovanie dokladu.
- Dátum zaúčtovania - naplní sa ručne. Ak je nastavené online účtovanie, pri prenose do knihy faktúr sa tento dátum prenesie. Pokiaľ nie je nastavené online účtovanie, dátum nebude prenesený.
- Dátum daňovej povinnosti - predvolený dátum z xml súboru.
- Dátum vystavenia - predvolený dátum z xml súboru.
- Dátum splatnosti - predvolený dátum z xml súboru.
- Spôsob úhrady - predvolí sa z importovaného dokladu, ak sa v číselníku Spôsobov úhrady nachádza spôsob úhrady so zhodným kódom pre e-faktúru.
Pokiaľ sa v číselníku spôsobov úhrady nachádza viac záznamov so zhodným kódom pre e-faktútu, predvolí sa ten označený ako "používané". Vo vyberači sa nachádzajú všetky spôsoby úhrady so zhodným kódom pre e-faktúru. - Bankový účet - Predvolí sa, pokiaľ sa IBAN z importovaného súboru nachádza v bankových účtoch vybranej firmy v číselníku firiem. Pokiaľ sa účet v číselníku firiem nenachádza, je potrebné ho tam ručne pridať.
- VS zálohovej úhrady
- položka je zamrazená, nenapĺňa sa v prípade faktúry a samofaktúry.
- Položka sa odmrazí iba v prípade, ak je importovaný doklad typu Daňový doklad k prijatej platbe. Vtedy používateľ vyberie príslušnú úhradu zaplatených záloh.
¶ Úprava položky
V položke je potrebné doplniť tieto údaje:
- Produkt - používateľ má možnosť vyberať produkt z číselníka produktov. Pokiaľ produkt nebude vybraný, položka faktúry sa neskôr uloží do knihy faktúr ako štandardné "Označenie dodávky".
- Merná jednotka - predvolí sa z importovanej položky, pokiaľ sa v číselníku merných jednotiek nachádza daný kód pre e-faktúru. Pokiaľ sa v číselníku merných jednotiek nachádza viac MJ s daným kódom pre e-faktúru, používateľ urobí výber.
- Kód účtovného druhu - používateľ vyberie, na ktorý účtovný druh sa bude položka účtovať. Pokiaľ nie je vybraný Kód účtovného druhu, je potrebné naplniť Účet.
- Sadzba DPH - predplní sa na základe Druhu dokladu na hlavičke importovaného záznamu a percenta sadzby na importovanej položke. Pokiaľ výberu zodpovedá viacero záznamov, používateľ urobí výber z číselnika Typ položky DPH.
- Účet - používateľ vyberie, pokiaľ nevybral údaj v položke Kód účtovného druhu. Pre zaúčtovanie položky dokladu.
- Skratka OŠ - výber organizačnej štruktúry pre zaúčtovanie položky dokladu.
- EO - výber ekonomického objektu pre zaúčtovanie položky dokladu.
Na záložke Položky sa v spodnej časti okna nachádza rekapitulácia DPH.
¶ Vyúčtovacia faktúra (DD2)
- v prípade, že bola uskutočnená úhrada faktúry a k nej bol doručený Daňový doklad k prijatej platbe, používateľ postupuje rovnako ako pri dodavateľskej faktúre. Pri prenose sa tento daňový doklad zapíše do okna Daňový doklad k uhradenej platbe. Takýto daňový doklad je samozrejme zväzbený s uskutočnenou úhradou zálohovej fa.
- keď následne príde vyúčtovacia faktúra, sieť peppol nepodporuje naše DD2. Preto:
položky vyúčtovacej faktúry obsahujú záporné položky, ktoré sa doteraz vytvárali v DD2. To znamená, že vyúčtovacie faktúry zaslané cez digitálneho poštára, automaticky nevytvárajú zápis DD2 v okne Daňové doklady k uhradenej platbe.
ak prijatý Daňový doklad k prijatej platbe bol zaevidovaný nasledovne:
tak vyúčtovacia faktúra, ktorá príde cez digitálneho poštára bude obsahovať mínusovú položku, ktorú v systéme SPIN2/QASIDA poznáme pod DD2. V stlpci Popis položky bude zobrazená informácia k akej platbe je daná položka:
To znamená, že ak používateľ používal saldokonto pre daňové doklady záloh, toto saldokonto už po prechode na e-faktúru nebude vypárovné.
¶ Akcie nad oknom
¶ Označiť ako pripravené na prenos
Touto akciou sa označia vybrané doklady ako pripravené na prenos do knihy faktúr (Dodávateľských, resp. Odberateľských, podľa typu importovanej faktúry).
Záznamy majú byť pred označením upravené tak, aby mali vyplnené položky potrebné pre korektný zápis faktúry. Popis týchto položiek je popísaný v tejto téme v časti Úprava hlavičky a Úprava položky.
Po kliknutí na túto akciu sa zmení stav spracovania vybraných záznamov na Pripravené.
Pokiaľ bola faktúra označená ako pripravená na prenos, ale ešte je potrebné ju upravovať, je možné ju opätovným kliknutím na akciu Označiť ako pripravené na prenos vrátiť do stavu Spracováva sa.
Importované doklady musia byť pred prenosom v stave Pripravené, inak ich nie je možné preniesť do knihy faktúr.
¶ Preniesť do knihy faktúr
Touto akciou sa uskutoční zápis vybraného dokladu do Dodávateľských faktúr (resp. Odberateľských, podľa typu importovanej faktúry).
Prenášajú sa len doklady v stave spracovania Pripravené, akcii musí predchádzať označenie na pripravené na prenos akciou Označiť ako pripravené na prenos.
V prípade, že nie sú údaje korektne vyplnené, program doklad kliknutím na akciu neprenesie a zobrazí hlášku s nesprávne zadanými údajmi. Zistená chyba sa zapíše do stĺpca Popis prenosu do efa.
Po úspešnom prenose do knihy faktúr sa :
- zmení stav v stĺpci Prenos do faktúry na Prenesený
- a v stĺpci Číslo faktúry sa zobrazí číslo faktúry, pod ktorým sa tento doklad nachádza v knihe faktúr.
Kliknutím pravou myšou na číslo faktúry sa zobrazí, okrem iných štandardných akcií, aj akcia Prejsť na XXXXXX, ktorou sa "preskočí" na danú faktúru v knihe faktúr.
¶ Hromadná zmena
Nad označenými záznamami je možné hromadne zmeniť niektoré údaje,tie, ktoré sú editovateľné aj vo formulári pri úprave jedného záznamu.
Položku, ktorá má byť zmenená, treba najprv začiarknuť v začiarkávacom políčku, následne sa prístupní výber hodnoty a používateľ si vyberie údaj.
Vybrané údaje sa prepíšu na označených záznamoch kliknutím na "OK".
Hromadná zmena nad záložkou Faktúra
Popis jednotlivých položiek sa nachádza v časti Úprava hlavičky.
Hromadná zmena nad záložkou Položky
Popis jednotlivých položiek sa nachádza v časti Úprava položky.
Ak majú označené záznamy v niektorých údajoch rozdielne hodnoty, tieto údaje nie je možné hromadne zmeniť (napr. IČO firmy). V takom prípade zostáva príslušné začiarkávacie políčko zamrazené.
¶ E-faktúra náhľad
Akcia slúži na zobrazenie importovaného dokladu v HTML formáte prostredníctvom predvoleného internetového prehliadača.
¶ Naplniť firmu
- Akcia slúži na založenie firmy do číselníka Firiem.
- Akciu je možné spustiť nad označenými záznamami.
Ak v tabuľkovom pohľade stĺpce IČO firmy a Názov firmy sú prázdne, znamená, že systém v číselníku firiem nenašiel danú spločnosť.
V rozeditovanej položke to je vidieť v časti Údaje pre zaúčtovanie ( nie je vyplené pole IČO firmy ). Pole nie je vyplnené z dôvodu, že systém spoločnosť, ktorá je zobrazená v časti Dodávateľ sa nenachádza v číselníku firiem.
V takom prípade má používateľ 2 možnosti:
- doplniť firmu do číselníka Firiem ručne za pomoci údajov načítaných v okne E-faktúra import, časť Ddodávateľ
- doplniť firmu do čísleníka Firiem za pomoci akcie Naplniť firmu
Po stlačení akcie Naplniť firmu, systém zobrazí otázku:
po stlačení Áno, systém automaticky založí danú firmu do čísleníka firiem.
V prípade, že používateľ chce, aby sa firma, ktorá sa nenachádza v číselníku firiem automaticky pri doručení e-faktúry poštárom doplnila do číselníka Firiem, je potrebné nastaviť setup - Nastavenia Logistika - F_IMP_EFAK_INSERT_FIRMA na hodnotu ÁNO.
Po aktivácii nastavenia sa všetky firmy z prijatých faktúr od digitálneho poštára, ktoré sa nenachádzajú v číselníku firiem, automaticky doplnia do tohto číselníka.
¶ Výber obdobia
Touto akciou sa nastaví dátumový filter nad údajmi.
Podrobný popis je v téme Výber obdobia.
¶ Zablokovať doklad
Kliknutím na akciu sa otvorí dialóg na zadanie Dôvodu zablokovania. Používateľ údaj vyplní a potvrdením na OK, sa doklad zablokuje.
Súčasne sa vyplnený dôvod zablokovania naplní do stĺpca Text blokovania/odblokovania. Ak je doklad zablokovaný, tak nie je v ňom povolená žiadna zmena.
¶ Odblokovať doklad
Kliknutím na akciu sa otvorí dialóg na zadanie Dôvodu odblokovania.
Používateľ údaj vyplní a potvrdením na OK, sa doklad odblokuje a jeho stav sa zmení na stav pred zalokovaním..
Súčasne sa vyplnený dôvod odblokovania naplní do stĺpca Text blokovania/ odblokovania. Ak je importovaný dokument zablokovaný, tak nie je v doklade povolená žiadna zmena.
¶ Texty evidenčnej položky
Zobrazujú sa texty evidenčných položiek k danému oknu.
¶ Voliteľné údaje
Zobrazujú sa voliteľné údaje nadefinované k tomuto oknu cez Spoločné / Organizácie / Voliteľný údaj k evidencii.
¶ Dôležité stĺpce v okne
- Číslo faktúry
- je prázdne, ak faktúra ešte nebola prenesená do knihy faktúr.
- je naplnené číslom dokladu, ak už bola faktúra prenesená do knihy faktúr. Kliknutím pravou myšou na toto číslo a následne na voľbu Prejsť na XXXXXXX sa zobrazí daný doklad v knihe faktúr..
- Stav spracovania
- Nový - stav dokladu, ktorý bol prijatý z poštára, alebo bol ručne naimportovaný a ešte na ňom neboli vykonané žiadne zmeny.
- Spracováva sa - stav dokladu, ktorý už bol upravovaný.
- Pripravený - stav dokladu označeného akciou Označiť ako pripravené na prenos.
- Blokovaný - stav dokladu označeného akciou Zablokovať doklad.
-
Editované - začiarkávacie pole
- je začiarknuté, ak už bol doklad editovaný
- nie je začiarknuté, ak ešte nebol doklad editovaný.
-
Prenos do faktúry
- prázdny - doklad nebol prenášaný do knihy faktúr
- Prenesený - po úspešnom prenose do knihy faktúr.
- Chyba - po neúšpešnom pokuse o prenos do knihy faktúr. Kokrétny popis chyby sa potom nachádza v stĺpci Popis prenosu do FA.
- Pripravený - po úspešnom prenose do knihy faktúr, ak je faktúra v knihe faktúr následne vymazaná. V tomto stave je možné opäť doklad preniesť do knihy faktúr.
-
Text blokovania / odblokovania
- pokiaľ je doklad zablokovaný, zobrazuje sa tu dôvod zablokovania.
- ak doklad nie je zablokovaný, je prázdny.
-
Popis prenosu do fa
- pokiaľ prišlo k chybe počas prenosu do knihy faktúr, tu sa nachádza popis chyby
- pokiaľ bol vymazaný suvisiaci doklad prenesený do knihy faktúr, tu sa nachádza o tom informácia
- inak je pole prázdne.
-
IČO, Názov firmy: pri týchto stĺpcoch je dostupný odskok do číselníka Firma. Číselník otvoríte kliknutím pravým tlačidlom myši na šipku v pravom dolnom rohu bunky.
¶ Referencie
V záložke sa nachádza zoznam dokladov - dobropisov, na ktoré sa odkazuje importovaný doklad.
Údaje sú z importovaného xml dokladu.
¶ E-dokumenty
V záložke sa zobrazujú e-dokumenty pripojené k importovanému dokladu.
V tejto záložke nie je možné pridávať vlastné e-dokumenty, tie je možné pridať až k faktúre prenesenej do knihy faktúr.