¶ E-dokumenty v module Pošta
Ku každému poštovému záznamu môžete v záložke E-dokumenty prikladať rôzne typy dokumentov v elektronickej forme.
Môžu to byť naskenované dokumenty týkajúce sa odoslanej ale prijatej pošty alebo jednotlivé tlačivá, texty a obrázky, ktoré sa týmto spôsobom k danému záznamu priložia a archivujú.
Ku každému záznamu môžeme priložiť aj viac dokumentov.
Pre priradenie dokumentu použite akcie Pridať resp. Priradiť. Pre zobrazenie priloženého dokumentu slúži akcia Zobraziť a pre odstránenie dokumentu akcia Odstrániť.
¶ Pridanie nového E-dokumentu
Akcia Pridať slúži na pridanie nového dokumentu výberom z uložených dokumentov vo vašom počítači, alebo naskenovaním dokumentu a priložením alebo vložením dokumentu zo šablóny, ktorá je uložená v databáze.
Spôsob vytvorenia - vyberte z možností:
- zo súboru
- zo šablóny
- naskenovať
Cesta k súboru - nájdite cestu k súboru, ktorý chcete priložiť.
Viditeľnosť - tu nastavíte zdieľanie mandantné a používateľské:
- so všetkými užívateľmi
- len pre práve prihláseného používateľa
- pre skupinu používateľov
Spôsob uloženia:
- Databáza
- Súbor
Povoliť zmeny iba autorovi záznamu
Možnosť komprimovať e-dokumenty do zip-u.
¶ Naskenovanie dokumentu
Pri skenovaní dokumentu si vyberte formát výsledného súboru a stlačte akciu Naskenovať.
Povolené formáty skenovania sú: BMP, JPG, PNG, GIF.
¶ Priradenie už existujúceho E-dokumentu
Akcia Priraď dokument priradí zápisu už predtým uložený (resp. naskenovaný) dokument , ktorý si vyberiete z ponuky vyberača - rozbaľovacieho zoznamu dokumentov, nachádzajúcich sa v databáze.
¶ Rozpoznávanie textu v priloženom e-dokumente
Funkčnosť slúži na vyhľadávanie naskenovaných priložených e-dokumentov (naskenovaný dokument, obrázok, a podobne... ) podľa klúčových slov, ktoré si pamätáte.
Vyhľadávanie funguje len nad dokumentami formátu : *.bmp, *.jpg, *.png, *.gif, .tif (.jpeg, *.tiff)
Nastavenie: Musí byť zapnutý setup DL_DOK_SCAN_OCR. Nachádza sa v nastaveniach Systémové - Systémové spoločné:
Ak je setup zapnutý, v menu Prijatá pošta pribudne akcia Rozpoznávanie textu.
Akcia je aktívna, ak stojíte na záložke E-dokumenty. Po kliknutí na ňu program prejde všetky dokumenty a rozpoznaný text zapíše do tabuľky Obsah dokumentu.
Samotné vyhľadávanie prebieha nasledovne:
- Prepnete sa do okna Hľadaj poštu a zadáte hľadaný textový reťazec, vaše kľúčové slovo. Po stlačení akcie Hľadaj program vám zobrazí všetky záznamy, kde hľadaný text rozpoznal. Rozpoznaný text z obrázka alebo naskenovaného dokumentu je v stĺpci Obsah.
- Prejdením myšou nad záznamom, nad stĺpcom Obsah sa zobrazí náhľad na dokument.
- Kliknutím na záznam sa otvorí obsah celého originálneho dokumentu.