¶ IS DOC formát
Práca s IS DOC formátom je platená funkcionalita
Do SPINu pribudla možnosť exportovať a importovať doklady vo formáte IS DOC (súbory s príponou .isdoc). Na prezeranie týchto súborov mimo SPIN je možné použiť IS DOC reader (www.isdoc.org). Týka sa to kompletne všetkých faktúr aj daňových dokladov zo zálohy. Exportujú a importujú sa aj väzby na zálohy, platby, iné faktúry a DD1, DD2.
¶ Export
Nastavenie pre zobrazenie akcie nad oknom:
- Pre Odberateľské faktúry a Faktúry k uhradenej platbe (DD1) Nastavenie: setup F_FV_EXPORTISDOC = { [0], 1 } ;
Export funguje v oknách faktúr a daňových dokladov zo zálohy na akciu Údaje -> EXPORT ISDOC-INVOICE. Je možné označiť viaceré doklady pomocou kombinácie Ctrl+klik alebo Shift+klik. Po vybratí akcie exportu používateľ potvrdí dialógové okno a počká na výsledok exportu, ktorý sa zobrazí v novom okne vo forme logu uloženom aj na disku.
- Pre Zálohové odberateľské faktúry Nastavenie: setup F_ZV_EXPORTISDOC = { [0], 1 } ;
Export funguje v okne zálohových odberateľských faktúr na akciu Údaje -> EXPORT ISDOC-INVOICE. Je možné označiť viaceré doklady pomocou kombinácie Ctrl+klik alebo Shift+klik. Po vybratí akcie exportu používateľ potvrdí dialógové okno a počká na výsledok exportu, ktorý sa zobrazí v novom okne vo forme logu uloženom aj na disku.
¶ Nastavenie cesty na adresár
- v Nastavenia / Spoločné nastavenia / Logistika / Základné - Cesta (adresár) pre ISDOC export faktúry - F_FA_ISDOC_EXP_PATH - je možnosť nastaviť si cestu na adresár pre každého používateľa zvlášť.
- Používateľ si môže nastaviť SOF SETUP F_FA_ISDOC_EXP_PATH - Cesta adresára, kde bude uložený isdoc súbor. Toto nastavenie je potom platné pre všetkých používateľov.
- Ak nie je nastavená, berie sa v Spin1 z ini súboru zo sekcie "System" parameter "ExportPath", teda Program -> Parametre -> Prostredie -> Import/Export -> Cesta k exportným údajom a v SPIN2 / QASIDA treba mať nastavenú defaultnú cestu **c:\pbdl\dl_sof\isdoc**.
Pozn. Vyexportovaný ISDOC súbor obsahuje aj sekciu pre spôsob platby.
¶ Export ISDOC z Dodávateľských faktúr - tvorba elementu ID v .isdoc súbore
Ak sa vyexportuje ISDOC súbor z dodávateľskej faktúry, do elementu "ID" .isdoc súboru sa štandardne zapisuje evidenčné číslo príslušnej dodávateľskej faktúry.
V programe je možné definovať, ktorým údajom z faktúry sa má naplniť element "ID" v *.isdoc -
- externým číslom dokladu
- variabilným symbolom
- evidenčným číslom dokladu ( pôvodný stav).
Sú dve možnosti, ako to definovať:
- na Druhu dokladu pomocou voliteľného údaja
- setupom, pre všetky dodávateľské faktúry.
Definícia Voliteľným údajom je nadradená, pokiaľ je VU definovaný, program sa riadi nim, až následne setupom.
¶ Definícia pomocou voliteľného údaja na Druhu dokladu
V Spoločné/ Voliteľný údaj k evidencii sa vyberie v agende Logistika evidencia Sof Druh dokladu a tu sa nadefinuje nový voliteľný údaj.
Voliteľný údaj musí byť definovaný takto:
- Kód - _ISDOC_ID_FROM_COL
- Typ - Reťazec
- Údaj má číselník - Áno
- Zobraziť vo formulári - Áno
Následne treba v záložke Číselník voliteľného údaja zadefinovať údaje do číselníka. Bude obsahovať tieto záznamy:
- EXT - externé číslo dokladu
- VS - Variabilný symbol
- CD - číslo dokladu ( pôvodný stav)
Keď je VU nadefinovaný, vyberie sa v Logistika - Druh dokladu na príslušnom druhu dokladu dodávateľskej faktúry akciou Upraviť riadok.
Týmto spôsobom je možné zadefinovať tvorbu elementu ID pre každý Druh dokladu osobitne. Pokiaľ nebude na Druhu dokladu VU vybraný, do ID sa bude zapisovať Evidenčné číslo dokladu (pôvodný stav).
¶ Nastavenie setupu
Pokiaľ nie je potrebné zadefinovať tvorbu elementu ID na každý druh dokladu osobitne, je možné nastaviť ju pre všetky dodávateľské faktúry setupom ( Nastavenie logistika) F_FD_ISDOC_ID_FROM_COL.
Hodnoty setupu sú totožné s hodnotami pre VU:
- EXT - externé číslo dokladu
- VS - Variabilný symbol
- CD - číslo dokladu ( pôvodný stav)
¶ Import
Nastavenie: setup F_IMP_ISDOC_INVOICE = { 1, [0] } ;
Funkčnosť je prístupná na akciu Import v hlavnej nástrojovej lište a môže sa použiť bez ohľadu na otvorené okno a tiež keď nie je otvorené žiadne okno. Po vybratí akcie importu používateľ vyberie voľbu Import ISDOC, vyplní Vstupné parametre pre import ISDOC - Druh dokladu, OŠ, EO, účtovný druh / Analytický účet a počká na výsledok importu, ktorý sa zobrazí v novom okne vo forme logu uloženom aj na disku.
SPIN importuje všetky typy faktúr a DD1. Firmu (odberateľa alebo dodávateľa) identifikuje podľa IČO, ak neexistuje, na základe nasledujúcich setupov ju založí do číselníka firiem.
F_IMP_ISDOC_INSERT_FIRMA = { 1, [0] } ;
F_IMP_ISDOC_INSERT_BU = { 1, [0] } ;
F_IMP_ISDOC_INSERT_ICDPH = { 1, [0] } ;
F_IMP_ISDOC_INSERT_MESTO = { 1, [0] } ;
Setupy sú od seba nezávislé. Ak je nastavená hodnota 1, pri importe neexistujúceho údaja sa založí firma, bankový účet firmy, IČ DPH k firme a/alebo mesto do príslušného číselníka.
Ak je nastavený setup DL_BONITA_FINSTAT_INFO, tak sa dotiahnu kompletné informácie z Finstatu, tak ako pri klasickom zakladaní firmy z Finstatu.
Poznámka: Pokiaľ chcete importovať doklad daňový doklad k úhrade preddavku (DD1), musí v systéme existovať k zálohovej faktúre úhrada.
¶ Cesta na adresár obsahujúci ISDOC dávky
V spoločných nastaveniach - Nastavenia - Spoločné / Logistika/ Základné parametre sa nachádza setup Cesta (adresár) pre ISDOC import faktúry - F_FA_ISDOC_IMP_PATH - predvolený adresár pre import ISDOC faktúr. Je používateľský, každý používateľ si môže nastaviť cestu na vlastný adresár.
Pokiaľ sa tento setup F_FA_ISDOC_IMP_PATH zadá do Nastavení logistiky, cesta bude platná pre všetkých používateľov. Prednosť má setup zo spoločných nastavení, ak je ten prázdny, program použije setup z nastavenia logistiky.
¶ Vstupné parametre Import ISDOC
Pokiaľ sa setup F_IMP_ISDOC_ADVANCE_DIALOG = [A, N] nenachádza v Nastavení logistiky, alebo má hodnotu N, v okne "Vstupné parametre pre import ISDOC" je možné vybrať iba Druh dokladu importovanej dodávateľskej faktúry.
Nastavením tohto setupu na A - aktivujete rozširujúcu funkciu na zadefinovanie vstupných údajov pred importom dodávateľskej faktúry v ISDOC formáte.
Zobrazí sa okno "Vstupné parametre pre import ISDOC" kde môžete zadať údaje ako sú Druh dokladu, Organizačná štruktúra, Ekonomický objekt, Účtovný druh alebo Analytický účet. Zvolené hodnoty sa dajú uložiť pre budúce použitie.
¶ Import faktúr, ak je odberateľ FO, nepodnikateľ
Pokiaľ sa importuje ISDOC doklad, v ktorom odberateľ je fyzická osoba nepodnikateľ, ktorá nemá IČO a sú nastavené setupy na založenie firmy pri importe ISDOC, založí sa táto osoba do číselníka firiem s IČO-m a interným kódom obsahujúcim údaj z položky USER_ID z isdoc súboru.
Úpravou setup F_IMP_ISDOC_INSERT_FIRMA_ICO je možné nastaviť vytváranie IČO iným spôsobom.
Setup môže nadobúdať hodnoty:
- IK - použiť interný kód ako IČO, default - vtedy sa bude IČO aj interný kód rovnať údaju USER-ID z ISDOC dávky
- #$CR:...$# - použiť SOF číselný rad, kód CR je medzi #$CR: a $#, (napr.'#$CR:ABCD$#', IČO bude z číselného radu s kódom 'ABCD')
- #$...$# - použiť hodnotu medzi #$ a $# (napr. '#$XY$#' IČO bude XY)
Pozn. Interný kód bude vždy rovný USER_ID.
¶ Import faktúr - definícia kľúča pre hľadanie firmy z isdoc súboru v číselníku Firmy
Pri importe ISDOC súboru pre odberateľskú faktúru sa firma hľadá v číselníku Firiem podľa interného kódu. Pokiaľ sa interný kód nenájde, isdoc nebude naimportovaný, resp. pokiaľ je nastavené založenie firmy, založí sa nová firma.
Pri importe ISDOC súboru pre dodávateľskú faktúru sa firma hľadá v číselníku Firiem podľa IČO. Pokiaľ sa IČO nenájde, isdoc nebude naimportovaný, resp. pokiaľ je nastavené založenie firmy, založí sa nová firma.
V Nastavenie logistika je možné definovať, podľa akého údaja sa má firma hľadať:
- IČO
- IK - interný kód
- DIČ
- IČ DPH
Setup pre Odberateľské faktúry : F_IMP_ISDOC_SEARCH_CUSTOMER
Setup pre Dodávateľské faktúry : F_IMP_ISDOC_SEARCH_SUPPLIER
Hodnota setupu: #IK#ICO#DIC#ICDPH#
Pokiaľ je uvedených viac hodnôt v setupe, hľadá sa vždy v poradí: IK, ICO, DIC, ICDPH, bez ohľadu nato, v akom poradí sú údaje zadané.
Pokiaľ nie je setup zadaný, hľadá sa pôvodným spôsobom - DF podľa IČO, VF podľa interného kódu.
¶ Import faktúr - Pokiaľ nebol v importovanej dávke uvedený Štát dodania / nadobudnutia
Pokiaľ sa v ISDOC dávke nenachádza Štát dodania / nadobudnutia, v naimportovanej faktúre ostáva tento údaj prázdny.
Používateľovi pribudla možnosť naplniť, za vybraných podmienok, do Štátu dodania / nadobudnutia štát z IČ DPH.
Setup treba pridať do Nastavenia logistika:
- pre Odberateľské faktúry - F_FV_USE_STAT_FROM_ICDPH
- pre Dodávateľské faktúry - F_FD_USE_STAT_FROM_ICDPH
Do setupu je možné nastaviť hodnoty: 0 - Nikdy nepreberať štát z IČ DPH, 1 - prebrať vždy z IČ DPH ( aj keď je v dávke uvedený) 2 - prebrať štát z IČ DPH iba ak štát v dávke je prázdny.
¶ Založenie e-dokumentu pri importe ISDOC súboru
Pri importe ISDOC súboru sa založí k novému dokladu aj e-dokument, pokiaľ:
- existuje súbor s rovnakým názvom ako má vybraný ISDOC
- súbor sa nachádza v tom istom adresári, z ktorého sa importuje vybraný ISDOC súbor
- a v SOF setupe F_IMP_ISDOC_FILES_ATTACH2DOC je zadefinovaná jeho prípona napr. #pdf#
Prípona môže byť pdf, doc, samotný isdoc... V setupe treba vymenovať všetky prípony, ktoré majú byť uložené do edokumnetu. Prípony musia byť oddelené #, napr. #pdf#doc#jpg#.
¶ Kladné dobropisy
Niektoré spoločnosti zasielajú isdoc dobropisy v kladných hodnotách. Na to, aby systém správne dokázal zaevidovať takýto dobropis, je potrebné uskutočniť nastavenia. V prípade, že spoločnosť dostáva dobropis v kladných hodnotách len od jedného svojho dodávateľa (alebo teda nedostáva ich od všetkcýh) a od ostatných dodávateľov dostáva dobropisy v záporných hodnotách je potrebné nastaviť pre takúto firmu marketingový údaj v hodnote: ISDOC_DPS+
Následne pri danej firme, od ktorej dostáva spoločnosť dobropisy v kladných hodnotách, v okne Firma, záložka Marketingový údaj, začiarkne pri danom MÚ áno:
Ak spoločnosť chce zasielať všetkým svojim odberateľom isdoc dobropisy v kladných hodnotách, je potrebné nastviť setup : Nastavenie-Logistika:
F_EXP_ISDOC_DPS+ = {1, 0} alebo {A, N}, default null
Ak spoločnosť príjma od všetkých svojich dodávateľov isdoc dobropisy v kladných hodnotách, je potrebné nastviť setup : Nastavenie-Logistika:
F_IMP_ISDOC_DPS+ = {1, 0} alebo {A, N}, default null
Pokiaľ spoločnoť aj zasiela aj prijíma isdoc dobropisy v kladných hodnotách stačí nastaviť 1 setup:
F_ISDOC_DPS+ = {1, 0} alebo {A, N}, default 0 alebo N
Systém funguje nasledovne:
- ak je pre firmu definovaný marketingový údaj firmy ISDOC_DPS+, ten má prednosť
inak:
- pre import sa berie SOF setup F_IMP_ISDOC_DPS+
- pre export sa berie SOF setupu F_EXP_ISDOC_DPS+
Ak nie sú splnené vyššie podmienky, tak systém berie
- SOF setup F_ISDOC_DPS+ pre obe export aj import
¶ Posielanie ISDOC v PDF formáte cez HDF
ISDOC faktúru je možné doslať v pdf formáte.
Funkčnosť je zapracovaná v akciách Hromadná distribúcia faktúr a Poslať faktúru mailom.
Aby bolo možné posielať isdoc.pdf súbor, je potrebné mať, v prvom rade, program nastavený na odosielanie ISDOC faktúr.
Následne treba:
- v Nastavenie logistika pridať nový záznam F_FA_PDF_ATTACH_ISDOC - Posielať isdoc.pdf súbor s hodnotou 1
- a súčasne musí byť pri vybraných firmách nastavený marketingový údaj s kódom FA_ISDOC, resp. setup F_FA_HDF_ISDOC, podla popisu v HDF.