¶ Číselník Firmy - nastavenie a používanie
Číselník Firmy umožňuje viesť zoznam firiem, s ktorými organizácia prichádza do styku v rámci vykonávania svojich aktivít. Nachádzajú sa tu informácie o odberateľoch, dodávateľoch a rovnako i o vlastnej organizácii. Každá firma, ku ktorej budú v systéme iSPIN evidované akékoľvek doklady, musí byť v číselníku evidovaná.
¶ Založenie nového dodávateľa/odberateľa
Postup založenia nového dodávateľa/odberateľa:
• Kliknite na voľbu Čiselníky => Číselníky => Firmy
• V záložke Zoznam firiem je pomocou filtra potrebné zistiť, či sa daná firma už v zozname firiem nachádza
Môžu nastať dva prípady:
• Firma ešte nie je zaevidovaná v číselníku firiem, je potrebné ju do číselníka pridať
• Firma sa v zozname firiem nachádza, je potrebné aktivovať danú firmu ako odberateľa, resp. dodávateľa. Firma môže byť súčasne zaznamenaná ako odberateľ i dodávateľ
Novú firmu pridáte voľbou Nový, čím sa otvorí okno pre vyplnenie údajov o novej firme:
Zobrazí sa formulár s nasledovnými údajmi: (červená hviezdička * znamená, že údaj je povinný)
Údaje sa uložia kliknutím na tlačidlo Zapísať.
Údaje vypísané pri zakladaní firmy sa automaticky rozkopírujú do príslušných záložiek, kam patria.
V záložke zoznam firiem kliknite na voľbu Výber (zelená šípka), čím sa sprístupnia ďaľšie záložky pre zápis doplňujúcich údajov o firme.
• V záložke Adresy je možné doplniť adresu firmy pomocou voľby Nový a následne uložiť kliknutím na voľbu Zapísať
• V prípade zmeny adresy je potrebné najskôr zadať novú adresu, následne je možné ukončiť platnosť pôvodnej adresy kliknutím na jej riadok. Do poľa Platnosť do treba vybrať dátum platnosti pôvodnej adresy a potvrdiť voľbou Zapísať
• V záložke Bankové účty je možné doplniť bankové účty firmy pomocou voľby Nový a následne uložiť klinutím na tlačidlo Zapísať. K firme je možné zaevidovať ľubovoľný počet bankových účtov. Vyplnením poľa IBAN sa automaticky predplnia ostatné údaje.
V prípade, že vystavujete vyšlú faktúru občanovi, je potrebné ho zaevidovať do číselníka firiem.
Občan spravidla nemá identifikačné číslo. Pri jeho založení do číselníka firiem je ale potrebné vyplniť pole IČO, nakoľko tento údaj je povinný. Pri vypĺňaný tohoto poľa je potrebné zadať ľubovoľnú číselnú hodnotu. Po zadaní hodnoty systém vypíše hlášku, ktorú treba ,,odignorovať,, potvrdením tlačidla OK a pokračovať ďalej vo výpĺňaní údajov. Po ich vyplnení kliknete na voľbu Zapísať. Ako pomôcka poslúži obrázok nižšie.
Občan je teraz prídaný do číselníka firiem.
¶ Aktivovanie existujúcej firmy ako Dodávateľ/Odberateľ
Existujúcu firmu je možné aktivovať ako Dodávateľa/Odberateľa označením zaškrtávacích políčok pri vyplňaní údajov o firme.
Príklad: Používateľ chce aktivovať existujúcu firmu Jazdecký klub Wyctoria Šaľa ako Dodávateľa/Odberateľa:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselníky => Firmy
• V záložke Zoznam firiem kliknite na názov firmy
• V prípade, že vybraná firma je Dodávateľ, označte zaškrtávacie políčko Dodávateľ a kliknite na voľbu Zapísať (obrázok 1). Dodávateľa je možné aktivovať aj nastavením sa na záložku Dodávateľ a aktiváciu potvrdiť voľbou Zapísať (obrázok 2).
Obrázok 1
Obrázok 2
• V prípade, že vybraná firma je Odberateľ, vojdete do záložky Odberateľ a aktiváciu firmy potvrdíte voľbou Zapísať po označení zaškrtávacieho políčka Fakturačné miesto
• Načítaním údajov sa aktualizuje zoznam firiem a firma Jazdecký klub Wyctoria Šaľa je zaradená ako Odberateľ aj Dodávateľ
• V oboch záložkách je možné nastaviť počet dní splatnosti faktúr. Po nastavení počtu dní sa tento údaj prenáša do evidencie faktúr, pričom z hlavičky faktúry /vyšlej i došlej/ sa na základe neho vypočíta dátum splatnosti
V prípade že neaktivujete firmu ako dodávateľa resp. odberateľa, nie je možné pre danú firmu zaevidovať došlú resp. vyšlú faktúru t.j. neponúka ju vo vyberači.
¶ Zlúčenie duplicít v číselníku firiem
Môže nastať situácia, že v číselníku firiem sa nachádzajú duplicitne zadané firmy. Táto skutočnosť može spôsobovať komplikácie napr. pri tvorbe platobných poukazov, pri párovaní zálohových a vyúčtovacích faktúr, pri inventarizácii pohľadávok/záväzkov za jednotivé firmy a pod.
V prípade, že na niektorú z duplicitných firiem ešte nebol vystavený/zaevidovaný žiadny doklad, túto firmu je možné v číselníku firiem zmazať. V prípade, že na duplicitné firmy už boli vystavené/zaevidované doklady, firmu už nie je možné zmazať, ale je možné využiť funkciu Zlúčenie firiem.
Použitím tejto funkcie budú všetky doklady vystavené na duplicitnú firmu prevedené na originálnu firmu.
Pri posudzovaní toho, ktorá je firma je originál a ktorá duplicitná odporúčame skontrolovať správnosť vybraných firiem do jednotlivých polí. Tento proces je nezvratný!!!
Postup pri zlúčení firiem:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselníky => Firmy
• Kliknite na akciu Zlúčenie firiem
• Kliknutím na túto voľbu sa otvorí okno, v ktorom vyberiete firmu, ktorá ma ostať v číselníku ako správna (Interný kód – originál) a firmu, ktorá sa zlučuje (Interný kód – duplicita)
• Výber potvrdíte kliknutím na voľbu Zlúčenie firiem
• Ako pomôcka pre správne zlúčenie firiem poslúži nasledovný obrázok
