¶ Došlé faktúry iSpin
¶ Nastavenie číselníkov
¶ Doklad a definícia účtovania
Táto voľba sa používa ako predpis pre zaúčtovanie všetkých typov dokladov vedených v Logistike. Slúži na definovanie jednotlivých druhov účtovných dokladov a ich spôsobov zaúčtovania. Zaúčtovanie evidovaných dokladov do účtovníctva je rôzne pre rôzne druhy evidovaných dokladov. Zaúčtovanie faktúr prebieha automaticky pri tvorbe faktúry a samotnom zápise faktúry, ostatné doklady (príjemky, výdajky…) sú účtované podľa nastavenia tabuliek v tomto okne.
V praxi to znamená, že pokiaľ evidujete v systéme faktúru, je táto faktúra po uskutočnení zápisu položiek faktúry hneď aj zaúčtovaná.
Došlé faktúry sú v momente vystavenia účtované, preto je nutné predplniť predkontácie pre účtovanie týchto dokladov do systému.
Doklad a definícia účtovania obsahuje nasledovné voľby:
¶ Účtovný druh položky
Účtovný druh položky je určitou číselníkovou hodnotou, pomocou ktorej rozlišujete jednotlivé predkontácie pre daný spôsob zaúčtovania.
Definovanie skratky účtovného druhu položky sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky:
Príklad nastaveného číselníka:
¶ Zadefinovanie nového účtovného druhu položky
Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky:
Príklad nastavenia číselníka:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Poznámka:
Skratku účtovného druhu položky používate pri zadávaní jednotlivých spôsobov zaúčtovania a predstavuje identifikátor danej predkontácie. Skratka a názov účt. druhu sa zobrazuje v položkách došlej faktúry.
Tip:
Ak definujete Názov účtovného druhu môže byt názvom alebo skratkou názvu analytického úctu, ak definujete Skratka účt.druhu môžete zadať syntetiku a analytiku príslušného analytického účtu.
¶ Číselný rad
Vo voľbe Číselný rad sa definuje spôsob číslovania dokladov (číselné rady) a ukladá, resp. nastavuje sa posledné číslo vystaveného dokladu
Definovanie číselného radu sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad:
Prostredníctvom položky Nový si užívateľ definuje nový číselný rad.
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Oprava číselného radu v prípade chýbajúceho čísla dokladu
Príklad: organizácia potrebuje doplniť chýbajúci doklad (číslo dokladu) do zoznamu evidencie dokladov (došlá faktúra, vyšlá faktúra, príjemka, výdajka...). Napríklad pri evidencií došlej faktúry organizácia zistila že jej chýba faktúra s číslom DFBV/029/13. Ako ma postupovať?
Vo voľbe Číselný rad sa definuje spôsob číslovania dokladov (číselné rady) a ukladá, resp. nastavuje sa posledné číslo vystaveného dokladu. V našom prípade potrebujeme posunúť číselný rad DFBV na hodnotu posledného vystaveného čísla 28, aby v momente, keď vystavíme doklad posledné číslo bolo 29. Následne po vystavení dokladu je potrebné vrátiť posledné číslo na hodnotu skutočne posledného vystaveného dokladu.
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad označíme číselný rad na ktorom potrebujeme vykonať opravu:
• Otvorí sa záložka Rozšírenie kliknutím na požadované obdobie vykonáme zmenu posledného čísla dokladu na číslo 28.
• Následne, ako zaevidujete došlú faktúru jej evidenčné číslo bude DFBV/029/13. Po tom ako zaevidujete došlú faktúru nezabudnite vrátiť hodnotu posledného čísla na skutočnú hodnotu posledného čísla dokladu.
¶ Spôsob zaúčtovania
Vo voľbe Spôsob zaúčtovania sa definujú názvy spôsobov zaúčtovania dokladov. Spôsob zaúčtovania predstavuje bližšiu špecifikáciu jednotlivých druhov dokladov a im prislúchajúcich účtovných predkontácií.
Definovanie Spôsobu zaúčtovania sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania => Nový
Príklad zadefinovania nového spôsobu zaúčtovania:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Váhy spôsobu zaúčtovania
V záložke Váhy definujete bližšiu špecifikáciu pre výber konkrétnej predkontácie. Do záložky sa dostanete po kliknutí na zelenú šípku – „voľba“ 
Viete, že pre spôsob zaúčtovania došlá faktúra bude definovaných viac predkontácií, ktoré budú závislé od toho, aký účtovný druh položky bude zvolený. To znamená, že do váh pridáte účtovný druh položky a priradíte mu poradie 1.
Príklad nastavenia číselníka:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Predkontácia
Na záložke Predkontácia pridávate predkontácie k vami zvolenému spôsobu zaúčtovania. Kliknutím na voľbu Nový sa otvorí formulár pre naplnenie jednotlivých predkontácií k danému spôsobu zaúčtovania podľa účtovných predpisov.
Príklad nastavenia číselníka:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Poznámka:
Typ sumy – V rozbaľovacom zozname vyberiete Základ vždy v prípade analytického účtu ktorý nie je saldokontne sledovaný , Celková fakturovaná suma vyberiete v prípade saldokontne sledovaného účtu.
Skratka účt.druhu – V prípade definovania predkontácie pre došlé faktúry je atribút vyplnený iba pri MD účte.
Tip:
Názov predkontácie – Ak definujete predkontáciu pre došlé faktúry a vyberiete v poli Typ sumy Základ môžete zadať „z“, ak definujete predkontáciu pre došlé faktúry a vyberiete v poli Typ sumy Celková fakturovaná suma môžete zadať „cfs“
Upozornenie:
Skratka účt.druhu a jej priradený účet musia byť vo vzájomnej zhode.
Upozornenie:
Jednej predkontácií je možné priradiť iba jeden saldokontný účet. T.j. účet s typom sumy CFS.
¶ Doplnenie analytického účtu v spôsobe zaúčtovania
Príklad: organizácia potrebuje doplniť do existujúceho spôsobu zaúčtovania predkontáciu pre účet Ostatný dlhodobý hmotný majetok 042 – 07. Ako ma postupovať?
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtový rozvrh => Účtový rozvrh pomocou voľby Nový založte analytický účet, v našom prípade Ostatný dlhodobý hmotný majetok 042 – 07:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky v našom prípade:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania kliknete na existujúci spôsob zaúčtovania, ktorému chcete doplniť predkontáciu. V záložke Predkontácia pomocou voľby Nový pridáte riadok predkontácie.
¶ Druh dokladu
Druh dokladu je spojením spôsobu zaúčtovania, číselného radu a druhu účtovného dokladu.
Definovanie číselného radu sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Druh dokladu:
Príklad nastaveného číselníka:
¶ Zadefinovanie nového Druhu dokladu
Príklad: organizácia potrebuje nadefinovať novy druh dokladu pre podnikateľskú činnosť. Ako má postupovať?
Príklad účtovania faktúr:
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtový rozvrh => Účtový rozvrh pomocou voľby Nový založte analytický účet, v našom prípade Dodávatelia materiálových zásob PČ 321 6:
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtovanie => Druh účtovného dokladu pomocou voľby Nový založte nový druh účtovného dokladu, v našom prípade:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad pomocou voľby Nový založte nový číselný rad:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania pomocou voľby Nový založte nový spôsob zaúčtovania.
Po zapísaní (uložení) nového spôsobu zaúčtovania je potrebné kliknúť na možnosť voľby označeného zelenou šípkou na začiatku riadku , čím sa dostanete na druhú záložku Váhy, na ktorej cez akciu Nový pridáte:
Po nadefinovaní váh je potrebné sa prekliknúť na tretiu záložku Predkontácia. Na tejto záložke definujete konkrétne spôsoby zaúčtovania. Cez akciu Nový si postupne pridáte jednotlivé riadky predkontácie.
• V poslednom kroku je potrebné vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Druh dokladu založiť nový spôsob zaúčtovania. Z rozbaľovacieho zoznamu je potrebné vybrať Došlá faktúra, výber je potrebné potvrdiť kliknutím na tlačidlo Zobraziť. Kliknutím na voľbu Nový sa otvorí formulár v ktorom je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Zaevidovanie Dodávateľskej faktúry (bez DPH)
• Voľba Logistika => Fakturácia => Došlá faktúra
• Voľbou Nový pridáte hlavičku došlej faktúry, v ktorej je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
• Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a otvorí sa záložka Položky , kde je potrebné doplniť položky došlej faktúry.
• Priradenie položiek faktúry pre zvolenú hlavičku prevediete kliknutím na voľbu Nový, vo formulári je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Kliknite na tlačidlo Zapísať. Kliknutím na Uložiť sa údaje uložia a faktúra sa automaticky zaúčtuje.
Upozornenie:
Účet 321-X pri tvorbe faktúry nevyberáte, systém ho identifikuje podľa vybraného druhu došlej faktúry: DFBV, DFKV, DFPČ, DFŠJ, DFSF – vyberáte prostredníctvom druhu dokladu pri tvorbe hlavičky došlej faktúry.
Tip:
Pri došlej faktúre súvisiacej s nákupom na sklad na položke vždy vyberáte účet 111-X. Príjem na účet 112-X sa zaúčtuje v Príjemke (v prípade, že daný sklad evidujete v systéme iSpin) alebo formou Interného účtovného dokladu (v prípade, že ide o externý sklad – napr. sklad potravín).
¶ Zaevidovanie Dodávateľskej faktúry (s DPH)
• Voľba Logistika => Fakturácia => Došlá faktúra
• Voľbou Nový pridáte hlavičku došlej faktúry, v ktorej je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
• Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a otvorí sa záložka Položky, kde je potrebné doplniť položky došlej faktúry.
• Priradenie položiek faktúry pre zvolenú hlavičku prevediete kliknutím na voľbu Nový, vo formulári je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Kliknite na tlačidlo Zapísať. Kliknutím na Uložiť sa údaje uložia a faktúra sa automaticky zaúčtuje.
Systém vypočítal celkovú sumu faktúry ako súčet Suma na položkách faktúry a DPH.
Takýmto spôsobom vystavíte faktúru s daňou. Dôležité je však, že sa vypočítaná daň zaúčtovala a vznikol kompletný účtovný zápis. Takýto účtovný prípad je možné skontrolovať na účtovnom doklade.
¶ Zaevidovanie dobropisu
Princíp zaevidovania dobropisov je rovnaký ako pri evidencií došlej faktúry bez DPH aj s DPH.
V prípade že sa jedná o dobropis je potrebné danú faktúru zaevidovať s mínusovou hodnotou a na hlavičke faktúry vybrať typ dokladu dobropis.