¶ Vyšlé faktúry iSpin
¶ Nastavenie číselníkov
¶ Doklad a definícia účtovania
Táto voľba sa používa ako predpis pre zaúčtovanie všetkých typov dokladov vedených v Logistike. Slúži na definovanie jednotlivých druhov účtovných dokladov a ich spôsobov zaúčtovania. Zaúčtovanie evidovaných dokladov do účtovníctva je rôzny pre rôzne druhy evidovaných dokladov. Zaúčtovanie vyšlých faktúr prebieha automaticky pri tvorbe faktúry a samotnom zápise položky vyšlej faktúry, ostatné doklady (príjemky, výdajky…) sú účtované podľa nastavenia tabuliek v tomto okne.
V praxi to znamená, že pokiaľ evidujete v systéme faktúru, je táto faktúra po uskutočnení zápisu položiek faktúry hneď aj zaúčtovaná.
Vyšlé faktúry sú v momente vystavenia účtované, preto je nutné predplniť predkontácie pre účtovanie týchto dokladov do systému.
Doklad a definícia účtovania obsahuje nasledovné voľby:
¶ Účtovný druh položky
Účtovný druh položky je určitou číselníkovou hodnotou, pomocou ktorej rozlišujete jednotlivé predkontácie pre daný spôsob zaúčtovania.
Definovanie skratky účtovného druhu položky sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky:
Príklad nastaveného číselníka:
¶ Zadefinovanie nového účtovného druhu položky
Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky:
Príklad nastavenia číselníka:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Poznámka:
Skratku účtovného druhu položky používate pri zadávaní jednotlivých spôsobov zaúčtovania, predstavuje identifikátor danej predkontácie. Skratka a názov účt. druhu sa zobrazuje v položkách došlej faktúry.
Tip:
Ak definujete Názov účtovného druhu môže byt názvom alebo skratkou názvu analytického úctu, ak definujete Skratka účt.druhu môžete zadať syntetiku a analytiku príslušného analytického účtu.
¶ Číselný rad
Vo voľbe Číselný rad sa definuje spôsob číslovania dokladov (číselné rady) a ukladá, resp. nastavuje sa posledné číslo vystaveného dokladu.
Definovanie číselného radu sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad:
Prostredníctvom položky Nový si užívateľ definuje nový číselný rad.
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Oprava číselného radu v prípade chýbajúceho čísla dokladu
Príklad: organizácia potrebuje doplniť chýbajúci doklad (číslo dokladu) do zoznamu evidencie dokladov (došlá faktúra, vyšlá faktúra, príjemka, výdajka...). Napríklad pri evidencií vyšlej faktúry organizácia zistila že jej chýba faktúra s číslom VF-003/13. Ako má postupovať?
Vo voľbe Číselný rad sa definuje spôsob číslovania dokladov (číselné rady) a ukladá, resp. nastavuje sa posledné číslo vystaveného dokladu. V našom prípade potrebujeme posunúť číselný rad VF na hodnotu posledného vystaveného čísla 002, aby v momente keď vystavíme doklad posledné číslo bolo 003. Následne po vystavení dokladu je potrebné vrátiť posledné číslo na hodnotu skutočne posledného vystaveného dokladu.
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad označíme číselný rad na ktorom potrebujeme vykonať opravu:
• Otvorí sa záložka Rozšírenie pomocou voľby Oprava vykonáme zmenu posledného čísla dokladu na číslo 2.
• Následne ako zaevidujete došlú faktúru jej evidenčné číslo bude VF-003/13. Po tom ako zaevidujete došlú faktúru nezabudnite vrátiť hodnotu posledného čísla na skutočnú hodnotu posledného čísla dokladu.
¶ Spôsob zaúčtovania
Vo voľbe Spôsob zaúčtovania sa definujú názvy spôsobov zaúčtovania dokladov. Spôsob zaúčtovania predstavuje bližšiu špecifikáciu jednotlivých druhov dokladov a im prislúchajúcich účtovných predkontácií.
Definovanie Spôsobu zaúčtovania sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania:
Príklad zadefinovanie nového spôsobu zaúčtovania:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
¶ Váhy spôsobu zaúčtovania
V záložke Váhy definujete bližšiu špecifikáciu pre výber konkrétnej predkontácie. Do záložky sa dostanete kliknutí na zelenú šípku „voľba“ 
Viete, že pre spôsob zaúčtovania došlá faktúra bude definovaných viac predkontácií, ktoré budú závislé od toho, aký účtovný druh položky bude zvolený. To znamená, že do váh pridáte účtovný druh položky a priradíte mu poradie 1.
Príklad nastavenie číselníka:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
Príklad nastaveného číselníka:
¶ Predkontácia
Na záložke Predkontácia pridávate predkontácie k vami zvolenému spôsobu zaúčtovania. Kliknutím na voľbu Nový sa otvorí formulár pre naplnenie jednotlivých predkontácií k danému spôsobu zaúčtovania podľa účtovných predpisov.
Príklad nastavenia číselníka:
Vysvetlenie k jednotlivým požadovaným údajom:
Poznámka:
Typ sumy – V rozbaľovacom zozname vyberiete Základ vždy v prípade analytického účtu ktorý nie je saldokontne sledovaný , Celková fakturovaná suma vyberiete v prípade saldokontne sledovaného účtu.
Skratka účt.druhu – V prípade definovania predkontácie pre vyšlé faktúry je atribút vyplnený iba pri DAL účte.
Tip:
Názov predkontácie – Ak definujete predkontáciu pre vyšlé faktúry a vyberiete v poli Typ sumy Základ môžete zadať „z“, ak definujete predkontáciu pre vyšlé faktúry a vyberiete v poli Typ sumy Celková fakturovaná suma môžete zadať „cfs“
Upozornenie:
Skratka účt.druhu a jej priradený účet musia byť vo vzájomnej zhode.
Upozornenie:
Jednej predkontácií je možné priradiť iba jeden saldokontný účet. T.j. účet s typom sumy CFS.
¶ Doplnenie analytického účtu v spôsobe zaúčtovania
Príklad: organizácia potrebuje doplniť do existujúceho spôsobu zaúčtovania predkontáciu pre účet Tržby z predaja materiálu 642 -1 100. Ako ma postupovať?
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtový rozvrh => Účtový rozvrh pomocou voľby Nový založte analytický účet, v našom prípade Tržby z predaja materiálu 642 -1 100:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky v našom prípade:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania kliknete na existujúci spôsob zaúčtovania, ktorému chcete doplniť predkontáciu.
V záložke Predkontácia pomocou voľby Nový pridáte riadok predkontácie.
¶ Druh dokladu
Druh dokladu je spojením spôsobu zaúčtovania, číselného radu a druhu účtovného dokladu.
Definovanie číselného radu sa vykonáva vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Druh dokladu:
Príklad nastaveného číselníka:
¶ Zadefinovanie nového Druhu dokladu
Príklad: organizácia potrebuje nadefinovať novy druh dokladu pre školskú jedáleň. Ako má postupovať?
Príklad účtovania faktúr:
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtový rozvrh => Účtový rozvrh pomocou voľby Nový založte analytický účet, v našom prípade Vyšlá faktúra 311 01:
• Vo voľbe Účtovníctvo => Účtovanie => Druh účtovného dokladu pomocou voľby Nový založte nový druh účtovného dokladu, v našom prípade:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Účtovný druh položky pomocou voľby Nový založte nový účtovný druh položky:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Číselný rad pomocou voľby Nový založte nový číselný rad:
• Vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Spôsob zaúčtovania pomocou voľby Nový založte nový spôsob zaúčtovania.
Po zapísaní (uložení) nového spôsobu zaúčtovania je potrebné kliknúť na vybraný spôsob zaúčtovania, čím sa dostanete na druhú záložku Váhy, na ktorej cez akciu Nový pridáte:
Po nadefinovaní váh je potrebné sa prekliknúť na tretiu záložku Predkontácia. Na tejto záložke definujete konkrétne spôsoby zaúčtovania. Cez akciu Nový si postupne pridáte jednotlivé riadky predkontácie.
• V poslednom kroku je potrebné vo voľbe Logistika => Číselníky => Doklad a definícia účtovania => Druh dokladu založiť nový spôsob zaúčtovania. Z rozbaľovacieho zoznamu je potrebné vybrať Vyšlá faktúra, výber je potrebné potvrdiť kliknutím na tlačidlo Zobraziť. Kliknutím na voľbu Nový sa otvorí formulár v ktorom je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
¶ Zaevidovanie Odberateľskej faktúry (bez DPH)
• Voľba Logistika => Fakturácia => Vyšlá faktúra
• Voľbou Nový pridáte hlavičku vyšlej faktúry, v ktorej je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
• Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a otvorí sa záložka Položky, kde je potrebné doplniť položky vyšlej faktúry.
• Priradenie položiek faktúry pre zvolenú hlavičku prevediete kliknutím na voľbu Nový, vo formulári je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a faktúra sa automaticky zaúčtuje.
Saldokontný účet (311-X, 315-X, 318-X) pri tvorbe faktúry nevyberáte, systém ho identifikuje podľa vybraného druhu vyšlej faktúry: VFPČ, VFPR, VFREF, VFŠS – vyberáte prostredníctvom druhu dokladu pri tvorbe hlavičky vyšlej faktúry.
¶ Zaevidovanie Odberateľskej faktúry (s DPH)
• Voľba Logistika => Fakturácia => Vyšlá faktúra
• Voľbou Nový pridáte hlavičku vyšlej faktúry, v ktorej je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
• Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a otvorí sa záložka Položky, kde je potrebné doplniť položky došlej faktúry.
• Priradenie položiek faktúry pre zvolenú hlavičku prevediete kliknutím na voľbu Nový, vo formulári je potrebné vyplniť nasledovné údaje:
Užívateľ vyplní nasledovné polia:
Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa údaje uložia a faktúra sa automaticky zaúčtuje
Systém vypočítal celkovú sumu faktúry ako súčet Suma na položkách faktúry a DPH.
