¶ Asseco QASIDA Service
QASIDA Service je aplikácia na evidenciu a správu servisných zákaziek. Servisná zákazka obsahuje úlohy, ktoré sa majú v rámci servisu vykonať. Úlohy sa dajú plánovať v čase a pri každej sa eviduje použitý materiál, služby a odpracovaný čas. Zo zákazky a z úlohy sa generujú dokumenty (PDF) a vystavujú sa faktúry.
Zjednodušený proces servisnej zákazky:
- Založenie zákazky – zvolí sa typ zákazky a klient, doplnia sa kontaktné a fakturačné údaje.
- Úlohy – k zákazke sa vytvoria úlohy. V úlohe sa určí servisovaný produkt, pridajú sa položky z cenníka (služby, produkty) a zaznamenávajú sa odpracované úkony.
- Plánovanie – úlohy sa priradia technikom v časovom rozvrhu.
- Dokumenty – podľa potreby sa vygenerujú preberací protokol, servisný výkaz alebo servisná zmluva a odošlú sa e-mailom.
- Fakturácia – z položiek zákazky sa vystaví faktúra, prípadne zálohová faktúra a faktúra o úhrade platby.
Cieľom aplikácie je manažovanie servisov rôznych typov.
¶ Typy servisov
Typy servisov si nastavuje administrátor v číselníku Typy zákaziek. Typ zákazky určuje farbu, číselný rad a workflow, podľa ktorého sa zákazka spracúva.
Štandardne je podporovaný garančný servis a bežný servis.
¶ Servis tovaru na predajni
Predávajúci pri predaji tovaru definuje, ako sa má konkrétny tovar pripraviť - aké komponenty (tovary) domontovať, alebo si vyberie už vopred pripravený produkt, pričom sa do účtu spolu s hlavným tovarom automaticky doplnia aj doplnené produkty, ktoré sú s ním spojené (napr. bicykel a blatníky)
Obsluha má možnosť identifikovať zázazníka prostredníctvom vernostnej karty zákazníka, ktorú načíta a identifikuje tak zákazníka. V prípade, že zákazník nie je evidovaný vo vernostnom systéme, obsluha si zaznamená kontaktné údaje zákazníka.
Po uzavretí položky na servis sa automaticky vytvorí úloha pre servisného technika, pričom sa vytlačí štítok na označenie produktu pre servis. Zároveň sa zákazníkovi vytlačí preberací protokol. Zákazník dostáva e-mailom príslušné dokumenty a faktúry.
Servisná aplikácia môže byť prepojená s CRM, ktoré získava informácie o klientovi a servisovanom tovare, vrátane nároku na garančný servis.
Každá servisná zákazka je identifikovaná niekoľkými údajmi, ktoré je možné tlačiť alebo zobrazovať ako zákaznícky servisný štítok.
¶ Servis online
Servisná aplikácia poskytuje API integračné rozhranie, vďaka ktorému je možné použiť na servisovanie ľubovolnú online aplikáciu alebo eshop, cez ktorý si zákazník objedná servis.
Servisna aplikácia obshuje nastaviteľné workflow pre riadenie procesu servisovania, ktorého benefitom je možnosť definovať automatické spustenie servisovania technikom, prípadne zodpovednou osobou.
Zákazník si na webovej stránke vyberie produkt a doplnky, ktoré si vyžadujú servis technika. Požiadavka na servis sa zaeviduje pre servisného technika až po úhrade služby, pokiaľ to servisný proces vyžaduje, inak je servisná zákazka založená ihneď.
¶ Príjem tovaru na servis
Servisná prevádzka, predajňa alebo pobočka, ktorá prijíma tovar na sevis, nemusia byť na jednom mieste. Servisná zákazka je identikovateľná jednoznačným identifikátorom, ktorý sa dá načítať aj cez QR kód.
Servisný technik, ktorý preberá zákazku, musí overiť zákazku v evidencii a overí, či je možné uplatniť prípadné vernostné benefity, ktoré zákazníkovi prislúchajú. Podľa potreby doplní alebo skontroluje servisnú zákazku.
Prevzatie tovaru do servisného strediska je zákaznikovi potvrdené Preberacím protokolom a automatickou notifikáciou cez email.
¶ Priebeh servisu
Servisné zákazky sú evidované v aplikácii ako úlohy, ktoré sa dajú riadiť agilnými metódami. Preddefinnovaný model workflow je postavaný na Kanban riadení. Servisný technik si vyhľadá úlohu načítaním štítku, alebo vyberie zo zoznamu úloh čakajúcich na spracovanie.
Servisný technik počas procesu servisovania označuje vykonané úkony a zaznamenáva dĺžku ich trvania, pokiaĺ je cena servisnej zákazky stanovaná hodinovou sadzbou, alebo manažér servisu potrebuje vyhodnocovať trvanie jednotlivých úkonov s cieľom identifikovať "slabé" miesta v procese.
V prípade, že servisný technik usúdi, že je potrebné vykonať niektoré úkony nad rámec postupu, lebo si to zákazka vyžaduje, alebo prišla od zákazníka špeciálna požiadavka, v súvislosti s ktorou vykonával ďalšie úkony nad rámec definovaných úkonov, je tieto úkony možné v aplikácii dopĺňať aj v rámci štandardného nastavenia workflow.
Po ukončení servisnej zákazky technik označí úlohu za vyriešenú, pričom sa zákazníkovi zašle notifikácia, že servis je ukončený a tovar pripravený na prevzatie.
Po ukončení zákazky je možné vytlačiť preberací protokol alebo dodací list, ktorý zákazník pri prebratí tovaru podpíše.
Plánovanie zákaziek prebieha primárne ako zoznam úloh, ktoré treba vykonať. Samotné úlohy je možné plánovať v čase v prehľadnej a transparentnej forme.
¶ Používanie custom filtrov
V jednotlivých evidenciách, ako aj vo widgetoch v Dashboarde je implementovaná možnosť využitia flexibilných custom filtrov.
Pracovné postupy pre používanie custom filtrov sú nasledovné:
¶ Vytvorenie custom filtra
Postup pre vytvorenie custom filtra je nasledovný:
Kliknite na tlačidlo `Pridať filter`.
Následne sa otvorí okno na definíciu custom filtra.
Postup definovania filtra:
1. Zadajte názov filtra
2. Rozkliknite `+` a zvoľte, či `pridať skupinu podmienok`, alebo `pridať podmienku`.
3. Vyberte pole.
4. Vyberte `operáciu` (`väčší než`, `väčšie alebo rovné`, `menej ako`, `menej ako alebo rovné`, `rovná sa`, `nerovná sa`)
5. Zadajte hodnotu, voči ktorej sa podmienka vyhodnocuje.
6. V rámci skupiny vyberte operátor (platí zároveň / alebo).
7. Podľa potreby opakujte. Pridávaním ďalších podmienok alebo skupín pravidiel môžete vytvoriť pravidlá a skupiny v hierarchickej štruktúre.
8. Po kliknutí na tlačidlo **Vytvoriť** sa filter uloží. Uložené filtre sa zobrazujú vo vrchnej časti okna vedľa tlačidla na definíciu filtra.
Tlačidlo Pridať filter je umiestnené v hornej časti obrazovky nad zoznamom:
Formulár na definíciu filtra:
¶ Aktivovanie a editácia custom filtra
- Filter sa aktivuje alebo deaktivuje kliknutím na jeho názov.
- Aktivovaný filter indikuje zelená farba, deaktivovaný filter má sivú farbu.
- Uložený filter je možné dodatočne editovať, vymazať alebo duplikovať.
- Na rýchle zrušenie všetkých aktivovaných filtrov je možné použiť tlačidlo "Reset filter".
- Na rýchle a efektívne vytváranie podobných filtrov je k dispozícii možnosť "Duplikovať filter".
¶ Nastavenia - číselníky
Časť nastavenia slúži na definovanie číselníkov a základných nastavení systému. Nastavenia sú prístupné pre používateľskú rolu Administrátor.
¶ číselník Cenníky
Číselník Cenníky sa využíva na spravovanie cenníkov. Údaje sú rozdelené do 2 záložiek:
¶ Detail cenníka
- Kód *: Unikátny identifikátor cenníka (max. 10 znakov), ktorý umožňuje jednoznačne rozlíšiť každý cenník.
- Názov * (max. 200 znakov): Popisný názov cenníka pre jeho ľahkú identifikáciu.
- Platnosť cenníka od a Platnosť cenníka do: Definujú časový rozsah platnosti cenníka. Ak tieto hodnoty nie sú zadané, cenník je platný bez časového obmedzenia.
- Vrátane DPH: Zaškrtnutím checkboxu sa označí, či sú ceny v cenníku zadávané vrátane DPH. Pri takomto cenníku sa pri zmene ceny položky upravuje cena s DPH.
- Mena: Určuje menu, v ktorej sú ceny v cenníku uvedené, napríklad EUR, CZK alebo USD. Mena sa vyberá z registra mien (UBL register).
- Rodič: Rodičovský cenník, z ktorého môže byť odvodený aktuálny cenník. Po nastavení alebo zmene rodiča sa všetky doterajšie položky cenníka zmažú a nahradia sa kópiou položiek rodiča s uplatnenou zľavou.
- Zľava: Percentuálna zľava (musí byť nižšia ako 100 %), ktorú je možné uplatniť na položky cenníka. Cenníková zľava sa nastavuje na dcérskom cenníku (t.j. odvodeného z rodičovského cenníka). Bez rodiča je zľava vypnutá a rovná sa 0. Položky odvodeného (dcérskeho) cenníka sa v aplikácii nedajú pridávať ani upravovať, len zobrazovať.
¶ Položky cenníka
Položka cenníka je produkt (služba alebo produkt z menu Produkty). Cenník neeviduje množstvové zľavy (počet ks od - do) ani typy Materiál alebo Servis.
- Kód, Názov, Typ produktu, Kategória: údaje produktu, ktoré sa preberajú z menu Produkty.
- Cena bez DPH *, DPH, Cena s DPH: Cena položky v cenníku. Pri novej položke sa predvyplní z nákladovej ceny produktu a upravuje sa priamo v tabuľke.
¶ Spravovanie cenníkov a ich položiek
S číselníkom Cenníky je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Založenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí dialóg, kde môžete zadať ďalšie informácie. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
-
Pridanie položky cenníka: Kliknite na tlačidlo
Pridať produkt. V zobrazenom dialógu zúžte zoznam pomocou filtrov Kategória a Typy produktov (Produkt, Služba), označte jeden alebo viac produktov a potvrďte. Cenu pridanej položky potom upravte priamo v tabuľke. -
Vymazanie položky cenníka: Na záložke Položky označte jednu alebo viacero položiek, ktoré si želáte vymazať, a kliknite na tlačidlo
Vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie. -
Hromadná zmena cien: Kliknite na tlačidlo
Zmena cenya nastavte pevnú cenu alebo zvýšenie či zníženie cien o percentá. Ak nie je označený žiadny riadok, zmena sa použije na všetky položky cenníka.
¶ číselník Číselné rady
Číselné rady slúžia na automatické generovanie jedinečných identifikátorov pre rôzne typy evidencií.
- Kód *: Unikátny identifikátor číselného radu.
- Názov *: Popisný názov číselného radu.
- Typ číselného radu *: Definuje formát číselného radu (10-miestny). Napríklad:
- YYYYMMNNNN - YYYY predstavuje kalendárny rok, MM predstavuje mesiac v roku, 4 číslice NNNN predstavujú inkrementujúce sa číslo začínajúc od 0001. Počítadlo sa vynuluje pri zmene mesiaca aj roka.
- YYYYNNNNNN - YYYY predstavuje kalendárny rok, 6 číslic NNNNNNN predstavuje inkrementujúce sa číslo. Počítadlo sa vynuluje pri zmene roka.
- NNNNNNNNNN - všetkých 10 číselných znakov bude predstavovať inkrementujúce sa číslo
- YYPPNNNNNN - YY predstavuje posledné dvojčíslie kalendárneho roka, PP predstavuje prvé dva znaky kódu prevádzky prihláseného používateľa, ktorý číslo vytvára, NNNNNN predstavuje inkrementujúce sa číslo. Počítadlo sa vynuluje pri zmene roka.
- Platné od *: Dátum, od ktorého je číselný rad platný.
- Platné do: Dátum, do ktorého je číselný rad platný (voliteľné).
- Typ evidencie: Určuje, pre aký typ dokumentov bude číselný rad použitý (zaškrtávacie polia, predvolene sú označené všetky): faktúra, zálohová faktúra, faktúra k prijatej platbe, dobropis, servisná zmluva, preberací protokol, servisný výkaz, servisná zákazka, úloha)
- Povolené: (Áno/ Nie)
Poznámka k formátu YYPPNNNNNN: Kód prevádzky používateľa, ktorý číslo vytvára, musí mať aspoň 2 znaky. Používateľ bez prevádzky dostane len 8-miestne číslo.
Číselný rad faktúr sa priraďuje cez číselník Druhy odberateľských faktúr.
Číselný rad pre zákazky a úlohy sa vyberá v číselníkoch Typy zákaziek a Typy úloh.
S číselníkom Číselné rady je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód, Názov, Typ číselného radu, Platnosť od a Typ evidencie. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete zadať ďalšie informácie. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Kategórie
Číselník Kategórie sa využíva pri kategorizácii servisov, služieb a materiálov.
- Kód *: (povinné, max. 10 znakov)
- Názov *: (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené pre *: určuje, kde je možné kategórie využívať /servisy, služby, materiály)
- Povolené: (Áno/ Nie)
¶ Správa číselníka Kategórie
S číselníkom Kategórie je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Založenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí dialóg, kde môžete zadať ďalšie informácie. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť Kód a Názov. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Kategórie produktov
Číselník Kategórie produktov sa využíva pri kategorizovaní servisovaných produktov.
- Kód *: (povinné, max. 10 znakov)
- Názov *: (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené: (Áno/ Nie)
¶ Správa číselníka Kategórie produktov
Každý číselník Kategórie produktov umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie Kategórie produktov
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa kategórie produktov.
¶ Úprava Kategórie produktov
- Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov kategórie produktov.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Kategórie produktov
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Kategórie zákaziek
Číselník Kategórie zákaziek sa využíva pri kategorizovaní servisných zákaziek.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené (T/F)
¶ Správa číselníka Kategórie zákaziek
Každý číselník Kategórie zákaziek umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie Kategórie zákaziek:
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa kategórie zákaziek.
¶ Aktualizácia Kategórie zákaziek:
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov kategórie zákaziek.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Kategórie zákaziek:
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Platobné metódy
V číselníku Platobné metódy môžete definovať rôzne spôsoby, ktorými môžu zákazníci platiť za svoje objednávky. Vyplňte nasledujúce polia:
- Kód *: Unikátny kód pre platobnú metódu.
- Názov *: Názov platobnej metódy (napr. hotovosť, kreditná karta, prevodný príkaz).
S číselníkom Platobné metódy je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete ďalej spravovať informácie. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo
Vymazať(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Používatelia
Číselník Používatelia slúži na správu používateľských účtov a ich prístupu k systému QASIDA Service.
- Meno *: Krstné meno používateľa.
- Priezvisko *: Priezvisko používateľa.
- Používateľské meno *: Používateľské meno, ktoré používateľ používa na prihlásenie.
- E-mail *: Emailová adresa používateľa.
- Rola *: Rola priradená používateľovi, ktorá určuje úroveň prístupu a povolenia (napr. Administrátor, Skladník, Technik). Používateľskú rolu je potrebné najskôr vytvoriť v číselníku Role.
- Jazyk *: Preferovaný jazyk používateľa pre rozhranie.
- Prevádzka: Prevádzka, kde je používateľ pridelený. Je potrebné najskôr prevádzku vytvoriť v číselníku Prevádzky.
- Tím: Tím, do ktorého používateľ patrí. Je potrebné najskôr tímy vytvoriť v číselníku Tímy.
- Povolený: Zaškrtávacie políčko označujúce, či je používateľský účet aktívny a povolený na prístup do systému.
S číselníkom Používatelia je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte povinné údaje - Meno, Priezvisko, Používateľské meno, E-mail, Rola, Jazyk. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete upravovať ďalšie informácie. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo
Vymazať(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Pracovné pozície
Číselník Pracovné pozície sa využíva pri správe pracovných pozícií používateľov.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené (T/F)
Každý číselník Pracovné pozície umožňuje nasledujúce operácie:
-
Založenie:
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno, kde môžete zadať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí detail, v ktorom môžete upravovať údaje, alebo pridať komentáre týkajúce sa pracovnej pozície.
- Kliknite na tlačidlo
-
Aktualizácia:
- Dvojitým kliknutím otvorte záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo formulári môžete upraviť údaje: Kód, Názov pracovnej pozície a či je jeho používanie v systéme Povolené.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie:
- Zaškrtnite záznam(y), ktorý chcete vymazať.
- Kliknite na ikonku "Vymazať".
- Potvrďte vymazanie vo vyskočenom dialógovom okne.
¶ číselník Prevádzky
Číselník Prevádzky sa využíva na správu prevádzok.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené (T/F)
- Ulica
- Súpisné číslo
- Orientačné číslo
- Mesto
- PSČ
- Kraj
- Okres
- Štát
Každý číselník Prevádzky umožňuje nasledujúce operácie:
-
Založenie:
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno, kde môžete zadať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa prevádzky.
- Kliknite na tlačidlo
-
Aktualizácia:
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov prevádzky.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie:
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Potvrďte vymazanie v zobrazenom dialógovom okne.
¶ číselník Role
Sekcia Role umožňuje správu rôznych úrovní prístupu v rámci systému Qasida Service.
- Kód *: Unikátny kód reprezentujúci rolu.
- Názov *: Názov roly.
- Oprávnenia: Pre založenú rolu definujte na druhej záložke špecifické oprávnenia na prístup ku konkrétnym sekciám systému. Rola Administátor (kód ADMIN) má needitovateľné údaje a plný prístup ku všetkým častiam systému. Ďalšie role je možné zakladať a editovať bez obmedzení.
S číselníkom Role je možné vykonávať nasledovné operácie:
-
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte povinné údaje - Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete upravovať oprávnenia danej role. -
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
-
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo
Vymazať(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselníky Šablóny a Šablóny e-mailu
Šablóny slúžia na generovanie dokumentov (faktúry, preberací protokol, ...) a e-mailov.
Odporúčané fonty: Calibri, Cambria, Segoe UI. Pri označených zoznamoch je možné použiť aj Verdana.
Dostupné typy šablón: Faktúra, Dobropis, Zálohová faktúra, Faktúra k prijatej platbe, Servisná zmluva, Preberací protokol, Servisný výkaz a Iné.
Formát pre súbor šablóny dokumentu je .docx (max. 10 MB), tagy sa v ňom píšu v tvare ##Názov##. V detaile šablóny a šablóny e-mailu je záložka Tagy, ktorá zobrazuje tagy dostupné pre zvolený typ šablóny, zvýrazní tie, ktoré šablóna už používa, a po kliknutí tag skopíruje.
Pri tvorbe šablón, ktoré sa používajú na automatické generovanie dokumentov a e-mailov, sú pripravené na používanie nasledovné tagy:
¶ ZMLUVA
Tagy pre dokumenty generované zo servisnej zákazky alebo úlohy (Servisná zmluva, Preberací protokol, Servisný výkaz).
##ServiceNumber## - Číslo servisnej zákazky
##QR_ServiceNumber## - QR kód s číslom servisnej zákazky
##ServiceType## - Typ zákazky
##ServiceAssignee## - Zodpovedný technik
##ServiceReceivedDate## - Dátum príjmu
##ServiceEstimatedFinishDate## - Odhadované dokončenie
##ServiceEstimedWorkTime## - Odhadovaný čas prác
##ServiceAggreedPrice## - Dohodnutá cena
##ClientName## - Meno alebo názov klienta
##ClientCin## - IČO klienta
##ClientTin## - DIČ klienta
##ClientVatin## - IČ DPH klienta
##ClientPhone## - Telefónne číslo klienta
##ClientEmail## - E-mail klienta
##ContactPerson## - Kontaktná osoba
##ContactPhone## - Telefónne číslo kontaktnej osoby
##ContactEmail## - E-mail kontaktnej osoby
##InvoiceStreet##, ##InvoiceAddressNumber##, ##InvoicePostCode##, ##InvoiceCity##, ##InvoiceState## - Fakturačná adresa (ulica, číslo, PSČ, mesto, štát)
##ServicePlaceStreet##, ##ServicePlaceNumber##, ##ServicePlacePostCode##, ##ServicePlaceCity##, ##ServicePlaceState## - Adresa servisného výjazdu (ulica, číslo, PSČ, mesto, štát)
##TaskNumber## - Číslo úlohy
##QR_TaskNumber## - QR kód s číslom úlohy
##TaskAssignee## - Priradený technik
##TaskDescription## - Popis úlohy
##TaskPlannedFrom##, ##TaskPlannedTo##, ##TaskPlannedTime## - Plánovaný čas úlohy (od, do, rozsah)
##TaskEstimatedDuration## - Odhadované trvanie úlohy
##TaskFinishedTime## - Čas dokončenia úlohy
##HaProNumber## - Číslo dokumentu (preberací protokol)
##QR_HaProNumber## - QR kód s číslom dokumentu
##ItemsTable## - Tabuľka položiek
##ItemsSummaryTable## - Tabuľka súhrnu položiek
##TotalAmount## - Celková suma
##ServicedProductTable## - Tabuľka servisovaného produktu
##TaskOperationCompletedTable## - Tabuľka vykonaných úkonov
##VU|kód## - Hodnota voliteľného údaja s daným kódom (viď číselník Voliteľné údaje)
##IssueDate## - Dátum vystavenia dokumentu
¶ FAKTÚRA
##InvoiceNumber## - Číslo faktúry
##VariableSymbol## - Variabilný symbol faktúry
##ParentInvoiceNumber## - Číslo nadradenej faktúry
##SourceDocument## - Zdrojový doklad
##IssueDate## - Dátum vystavenia faktúry
##DeliveryDate## - Dátum dodania faktúry
##DueDate## - Dátum splatnosti faktúry
##CreatedDate## - Dátum vytvorenia faktúry
##Currency## - Mena faktúry
##PaymentMethod## - Spôsob úhrady
##IntroductoryNotes## - Úvodný text faktúry
##IssuerName## - Meno pracovníka, ktorý faktúru vystavil
##IssuerEmail## - Email pracovníka, ktorý faktúru vystavil
##CompanyRegister## - Zápis spoločnosti v registri
##CompanyRecipient## - Spoločnosť zákazníka
##StreetAndNumberRecipient## - Ulica a číslo zákazníka
##CountryRecipient## - Štát zákazníka
##ContactPersonNameRecipient## - Meno kontaktnej osoby zákazníka
##ContactPersonEmailRecipient## - Email kontaktnej osoby zákazníka
##ContactPersonPhoneRecipient## - Telefónne číslo kontaktnej osoby zákazníka
##CompanyMyFirm## - Vaša spoločnosť (dodávateľ)
##StreetAndNumberMyFirm## - Ulica a číslo vašej spoločnosti
##CountryMyFirm## - Štát vašej spoločnosti
##ContactPersonEmailMyFirm## - Email kontaktnej osoby vašej spoločnosti
##ContactPersonPhoneMyFirm## - Telefónne číslo kontaktnej osoby vašej spoločnosti
##Subtotal## - Medzisúčet
##DiscountAmount## - Suma zľavy
##TaxableAmount## - Základ dane
##VatAmount## - Suma DPH
##TotalAmount## - Celková suma
##Amount## - Suma
##PaidAdvanceAmount## - Uhradené zálohy
##AmountDue## - Suma na úhradu
##IBAN## - IBAN
##Bic## - BIC
¶ Obrázkové značky (tags) pre faktúru
##QR_InvoiceNumber## - QR kód s číslom faktúry
##Bar_InvoiceNumber## - Bar kód s číslom faktúry
##PayBySquare## - PayBySquare kód
##CompanyMyFirmLogo## - Logo vašej spoločnosti (z Profilu firmy)
##CompanyMyFirmStamp## - Pečiatka vašej spoločnosti (z Profilu firmy)
¶ Tabuľkové značky (tags) pre faktúru
##ItemsTable## - Tabuľka s prehľadom položiek faktúry
##VatSummaryTable## - Tabuľka s prehľadom DPH
V predmete a texte e-mailu sa používajú rovnaké tagy ako vo faktúre (veľkosť písmen sa nerozlišuje):
##invoicenumber## - Číslo faktúry
##customername## - Meno a Priezvisko zákazníka
##employeename## - Meno a Priezvisko pracovníka
##amount## - Suma (číslo s dvoma desatinnými miestami, bez meny)
##currency## - Mena faktúry
##iban## - IBAN faktúry
##bic## - BIC faktúry
##variablesymbol## - Variabilný symbol / číslo faktúry
¶ číselník Sadzba DPH
Číselník hladín DPH slúži ako atribút v produkte. Nasledujúce kroky Vám pomôžu zvládnuť všetky potrebné operácie. Evidované údaje:
- Kód (maximálne 10 znakov)
- Názov (maximálne 50 znakov)
- Hodnota (maximálne 10 čísel, 2 desatinné miesta)
- Krajina
¶ Správa číselníka Sadzba DPH - pracovné postupy
¶ Založenie novej sadzby DPH
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - V novom formulári vyplňte nasledujúce povinné polia:
- Kód (maximálne 10 znakov)
- Názov (maximálne 50 znakov)
- Hodnota (maximálne 10 čísel, 2 desatinné miesta)
- Krajina
- Nastavte príznak
Povolenána True alebo False podľa potreby. - Kliknite na tlačidlo
Uložiť.
¶ Aktualizácia existujúcej sadzby DPH
- V zozname sadzieb DPH kliknite na tlačidlo
Upraviťvedľa hladiny, ktorú chcete aktualizovať. - Vykonajte potrebné zmeny v dostupných poliach, rovnako ako pri zakladaní novej hladiny.
- Kliknite na tlačidlo
Uložiť.
¶ Vymazanie existujúcej sadzby DPH
- V zozname sadzieb DPH kliknite na tlačidlo
Vymazaťvedľa sadzby, ktorú chcete vymazať. - Potvrďte svoje rozhodnutie v dialógovom okne.
Zvládnutie týchto krokov vám umožní plnohodnotne pracovať s číselníkom sadzieb DPH.
¶ číselník Sklady
Sklady sú kľúčové pre efektívne riadenie zásob. Táto sekcia pokrýva nastavenia skladov a skladových pozícií. Evidované údaje sú rozdelené do záložiek:
- Detail
- Tvorba pozície
- Skladové pozície
¶ Detail
V Detaile skladu sú evidované údaje:
- Kód *: Unikátny identifikátor skladu.
- Názov *: Názov skladu.
- Checkbox sklad materiálu: Indikuje, či sa v sklade uchovávajú materiály.
- Prevádzka: Prevádzka, ku ktorej sklad patrí.
- Mena: Mena, v ktorej sú vedené hodnoty zásob.
- Povolený: Indikuje, či je sklad aktívny a dostupný.
¶ Tvorba pozície
Druhá záložka umožňuje definovanie pozícií v rámci skladu. Podporuje vytváranie hierarchických vnorených pozícií, čo sa vizualizuje v stromovej štruktúre.
- Prefix: Počiatočná časť identifikátora pozície.
- Sufix: Koncová časť identifikátora pozície.
- Číslo od: Počiatočné číslo pre číslovanie pozícií.
- Číslo do: Koncové číslo pre číslovanie pozícií.
¶ Skladové pozície
Na tretej záložke sa nachádza zoznam skladových pozícií, ktoré umožňujú sledovať fyzické umiestnenie zásob.
- Pozícia: Umiestnenie v rámci skladu, ako sú rady, palety, alebo police.
- Typ skladovej lokácie
- Maximálna nosnosť: Maximálna hmotnosť, ktorú pozícia uniesie.
- Maximálny počet produktov: Maximálny počet produktov, ktoré môže pozícia pojať.
- Veľkostná kategória produktu: Kategória veľkosti produktov na pozícii.
- Povolený: Áno / Nie
- Stav: Aktuálny stav pozície, napríklad obsadené alebo voľné.
¶ číselník Tímy
Číselník tímov slúži na zaradenie zamestnancov do konkrétnych skupín. Nasledujúce kroky vám pomôžu zvládnuť všetky potrebné operácie. Evidované údaje:
- Kód (maximálne 10 znakov)
- Názov (maximálne 100 znakov)
¶ Správa číselníka Tímy - pracovné postupy
¶ Založenie nového tímu
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznamalebo podobne označené tlačidlo. - V novom formulári vyplňte nasledujúce povinné polia:
- Kód (maximálne 10 znakov)
- Názov (maximálne 100 znakov)
- Nastavte príznak
Povolenéna True alebo False podľa potreby. - Kliknite na
Uložiťalebo podobne označené tlačidlo.
¶ Aktualizácia existujúceho tímu
- V zozname tímov kliknite na tlačidlo
Upraviťalebo podobne označené tlačidlo vedľa tímu, ktorý chcete aktualizovať. - Vykonajte potrebné zmeny v dostupných poliach, rovnako ako pri zakladaní nového tímu.
- Kliknite na
Uložiťalebo podobne označené tlačidlo.
¶ Vymazanie existujúceho tímu
- V zozname tímov kliknite na tlačidlo
Vymazaťalebo podobne označené tlačidlo vedľa tímu, ktorý chcete vymazať. - Potvrďte svoje rozhodnutie v dialógovom okne.
Zvládnutie týchto krokov vám umožní plnohodnotne pracovať s číselníkom tímov.
¶ číselník Typy produktov
Číselník Typy produktov sa využíva pri kategorizovaní produktov.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené (T/F)
¶ správa číselníka Typy produktov
Každý číselník Typy produktov umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie Typov produktov
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa typu produktu.
¶ Aktualizácia Typov produktov
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov typu produktu.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Typov produktov
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Typy úloh
Číselník Typy úloh sa využíva na definovanie parametrov úloh:
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Farba
- Číselný rad * (číselný rad, z ktorého sa tvorí číslo úlohy)
- Workflow (výber z číselníka workflow, iba pre typ úloha) - workflow musí byť zvolené, inak nie je možné úlohu tohto typu vytvoriť
- Povolené (T/F)
¶ Správa číselníka Typy úloh
Každý číselník Typy úloh umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie Typov úloh
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa typu úlohy.
¶ Aktualizácia Typov úloh
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov typu úlohy.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Typov úloh
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Typy zákaziek
Číselník Typy zákaziek sa využíva pre definovanie parametrov zákaziek:
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Farba
- Číselný rad * (číselný rad, z ktorého sa tvorí číslo zákazky)
- Workflow (výber zo číselníka workflow, platí iba pre typ zákazka) - workflow musí byť zvolené, inak nie je možné zákazku tohto typu vytvoriť
- Povolené (Áno/Nie)
¶ Správa číselníka Typy zákaziek
Každý číselník Typy zákaziek umožňuje nasledovné operácie:
¶ Založenie Typov zákaziek
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa typu zákazky.
¶ Aktualizácia Typov zákaziek
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov typu zákazky.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Typov zákaziek
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Úkony
Číselník Úkonov sa využíva pri definovaní úkonov v službách a servisoch.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Povolené (Áno/Nie)
¶ Správa číselníka Úkony
Každý číselník Úkonov umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie Úkonu
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa úkonu.
¶ Aktualizácia Úkonu
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov úkonu.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Úkonu
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Veľkostné kategórie
Číselník Veľkostné kategórie sa využíva pri definovaní vlastností skladovej pozície.
- Kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- Popis
- Povolené (Áno/Nie)
¶ Správa číselníka Veľkostné kategórie
Každý číselník Veľkostné kategórie umožňuje nasledovné operácie:
¶ Založenie Veľkostnej kategórie
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - Zobrazí sa dialógové okno s možnosťou zadávať Kód položky a Názov položky.
- Po odsúhlasení sa zobrazí ďalšie dialógové okno, kde môžete zadať ďalšie údaje týkajúce sa veľkostnej kategórie.
¶ Aktualizácia Veľkostnej kategórie
- Kliknite na záznam, ktorý chcete aktualizovať.
- Vo vyskočenom dialógu môžete upraviť Kód a Názov veľkostnej kategórie.
- Upravte potrebné údaje a potvrďte.
¶ Vymazanie Veľkostnej kategórie
- Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať.
- Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
¶ číselník Voliteľné údaje
Táto sekcia umožňuje pridávať a spravovať voliteľné údaje, ktoré môžu byť priradené k rôznym objektom v systéme.
- Kód *: Unikátny identifikátor pre voliteľný údaj.
- Názov *: Názov voliteľného údaja, napríklad "Doplnkové poistenie" alebo "Záruka".
- Poradie *: Určuje poradie zobrazenia voliteľného údaja (predvolené je 99, aby sa údaje zobrazovali na konci a nezasahovali do hlavnej štruktúry).
- Text pre placeholder: Text, ktorý sa zobrazuje ako placeholder v prípade, že pole nie je vyplnené.
- Typ komponenty *: Definuje typ komponenty, ktorý sa použije pre daný údaj (napríklad textové pole, rozbaľovací zoznam atď.). Tento zoznam typov komponentov je pevne definovaný v kóde.
- Predvolená hodnota: Štandardná hodnota, ktorá sa zobrazí v poli, ak používateľ neurčí inú.
- Povolený: Indikuje, či je voliteľný údaj aktívny a dostupný na použitie.
- Povolené pre evidenciu (checkboxy): Umožňuje určiť, pre ktoré typy evidencie je údaj povolený.
- Povinné pre evidenciu (checkboxy): Umožňuje určiť, pre ktoré typy evidencie je údaj povinný.
- Komentáre: Dodatočné poznámky alebo informácie o voliteľnom údaji.
¶ číselník Workflow
Číselník workflow definuje možné workflow pre typy úloh a typov zákaziek. Detail obsahuje štyri záložky: Detail, Stavy workflow, Typy úloh a Typy zákaziek.
¶ Detail
- kód (povinné, max. 10 znakov)
- Názov (povinné, max. 100 znakov)
- typ workflow (Servisná zákazka, Úlohy) - povinný, zadáva sa pri vytvorení workflow
- povolené (T/F)
¶ Stavy workflow
Obsahuje zoznam stavov, ktoré je možné pridávať (Nový stav alebo Existujúci stav - skopíruje stav z iného workflow), kopírovať, meniť ich poradie a mazať.
Evidované údaje o stave:
- Názov stavu
- Typ stavu (To do, Prebieha, Hotové) - určuje farbenie a filtre v zoznamoch a výpočet ukazovateľov na Dashboarde, typ Hotové je konečný stav
- Farba aktívneho stavu
- Farba názvu aktívneho stavu
- Povolené workflow role - výber z číselníka workflow role. Ide o to, ktoré role môžu tento stav navodiť. Stav bez povolenej roly nemôže zvoliť nikto.
- Povolené nasledujúce stavy - zoznam stavov, do ktorých je možné z aktuálneho stavu prejsť, ostatné stavy sú v lište neaktívne.
Pravidlá:
- Počiatočný stav novej zákazky alebo úlohy je stav s najnižším poradím (prvý v zozname). Workflow bez stavov nie je použiteľné.
- Kópia stavu skopíruje názov, typ, farby a role, nekopíruje povolené nasledujúce stavy.
- Typ zákazky a typ úlohy musia mať workflow so stavmi, inak vytvorenie zákazky alebo úlohy skončí chybou.
¶ Typy úloh
Obsahuje zoznam typov úloh, ktoré tento workflow obsahuje.
¶ Typy zákaziek
Obsahuje zoznam typov zákaziek, ktoré tento workflow obsahuje.
¶ Operácie s číselníkom Workflow
Každý číselník umožňuje nasledujúce operácie:
¶ Založenie
Kliknite na tlačidlo Pridať záznam. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód, Názov a Typ workflow. Po potvrdení sa zobrazí detail, v ktorom je možné pridávať stavy a ich nastavenia.
¶ Úprava
Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť Kód a Názov.
¶ Vymazanie
Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
V prípade potreby konzultujte s administrátorom systému.
¶ číselník Workflow role
Číselník rolí pracovných postupov definuje možné role používateľov, ktorí môžu pracovať so stavmi pracovných postupov.
Detail obsahuje dve záložky: Detail a Používatelia.
Do workflow roly sa používatelia priraďujú v záložke Používatelia tohto číselníka.
Používateľ, ktorý nie je priradený do žiadnej workflow roly, nemôže meniť stavy zákaziek ani úloh.
¶ Záložka Detail
Táto záložka obsahuje nasledovné povinné polia:
- Kód - povinné (10 znakov)
- Názov - povinné (100 znakov)
- Povolené - Pravda/Nepravda
¶ Záložka Používatelia
Táto záložka obsahuje nasledujúce informácie o používateľovi:
- Meno
- Priezvisko
- Používateľské meno
V záložke Používatelia sú tlačidlá:
Pridať- toto tlačidlo umožňuje pridať používateľa zo systémuVymazať- toto tlačidlo umožňuje odstrániť používateľa zo zoznamu
¶ Práca s číselníkom Workflow role
¶ Vytvorenie novej workflow role
- Kliknite na tlačidlo
Pridať záznam. - V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, vyplňte polia Kód a Názov.
- Kliknite na tlačidlo
Uložiť. - Nová rola sa objaví v zozname rolí. Kliknite na ňu a prejdite na stránku s detailmi.
- V záložke Používatelia kliknite na tlačidlo
Pridať, aby ste pridali používateľov do tejto role. Zobrazí sa dialógové okno, z ktorého môžete vyberať používateľov zo systému.
¶ Aktualizácia existujúcej workflow role
- V zozname rolí kliknite na rolu, ktorú chcete aktualizovať, a prejdite na stránku s detailmi.
- V záložke Detail vykonajte potrebné zmeny.
- V záložke Používatelia môžete pridávať alebo odstraňovať používateľov podľa potreby.
- Kliknite na tlačidlo
Uložiť.
¶ Vymazanie workflow role
- V zozname rolí kliknite na tlačidlo
Vymazaťvedľa roly, ktorú chcete vymazať. - Potvrďte vymazanie v zobrazenom vyskakovacom okne.
Dodržaním týchto krokov môžete spravovať číselník rolí pracovných postupov.
¶ Dashboard
Dashboard predstavuje centrálny priestor, kde sa zhromažďujú všetky podstatné informácie o tom, ako sa darí vašej firme. V prostredí servisu, kde je rýchly prístup k údajom kľúčový, slúži ako efektívny nástroj na získanie komplexného prehľadu o vašich aktivitách.
¶ Aké funkcionality ponúka Dashboard?
- Onboarding - Intuitívny sprievodca onboardingom vám poskytne všetky kľúčové informácie potrebné pre jednoduchý a bezproblémový štart s aplikáciou.
- Prehľady zákaziek - Štyri KPI dlaždice zobrazujú počet aktívnych a spracovaných zákaziek a aktívnych a ukončených úloh (spracované a ukončené za aktuálny rok).
- Kľúčové metriky a štatistiky: Dlaždice KPI sú určené na rýchly prehľad výkonnosti.
- Vyhľadávanie: Pole na vyhľadanie zákaziek podľa čísla, mena alebo telefónu partnera a produktu, s rýchlymi akciami na založenie zákazky a úlohy.
- Pripravenosť firmy pre novú E-fakturáciu od 1.1.2027: Karta ukazuje, čo ešte treba nastaviť (bankový účet, e-faktúra, doručovanie).
¶ Partneri
V sekcii Partneri môžete spravovať údaje o svojich zákazníkoch, ktorými môžu byť fyzické osoby alebo firmy. Partneri môžu mať rolu Klient alebo Dodávateľ. Pri výbere klienta v zákazke sa ponúkajú len partneri s rolou Klient.
¶ Detail
¶ Osobné údaje (Pre fyzické osoby)
- Meno *: Povinné meno klienta.
- Priezvisko *: Povinné priezvisko klienta.
- Tel. číslo: Nepovinné telefónne číslo.
- Email: Nepovinná emailová adresa (kontroluje sa formát).
- Dátum narodenia: Nepovinný údaj o dátume narodenia.
- Komunikačný jazyk: Jazyk, v ktorom klient preferuje komunikáciu.
¶ Fakturačná adresa
- Ulica *: Ulica klienta alebo sídlo firmy.
- Súpisné číslo: Nepovinné súpisné číslo.
- Orientačné číslo: Nepovinné orientačné číslo.
- PSČ *: Povinné poštové smerovacie číslo.
- Okres: Nepovinný údaj o okrese.
- Kraj: Nepovinný údaj o kraji.
- Mesto *: Povinné mesto.
- Štát *: Povinný štát (výber zo zoznamu krajín).
¶ Firemné údaje (Pre právnické osoby)
- Názov firmy *: Povinný názov firmy.
- IČO *: Identifikačné číslo organizácie (len číslice, kontroluje sa duplicita).
- DIČ: Daňové identifikačné číslo.
- IČ DPH: Identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak je relevantné.
- Telefón a Email: Kontaktný telefón a e-mail sú spoločné pre osobu aj firmu (sekcia Kontakt), nepovinné.
¶ Osoba (Kontaktná osoba ku firme)
Pre každého partnera je možné v záložke Kontakty pridať kontaktné osoby s údajmi Meno alebo oddelenie * (max. 250 znakov), Pozícia, Telefón, E-mail, Aktívny. Jeden kontakt je možné označiť ako hlavný.
¶ Fakturačná adresa a Sídlo firmy
- Fakturačná adresa: Prepojenie s registrom adries umožňuje rýchle vyhľadanie a predvyplnenie adresy. Ak adresa nie je v registri (napríklad ide o zahraničnú adresu), môžete ju manuálne zadať.
- Sídlo firmy: Adresa, kde firma sídli, ktorá môže byť odlišná od fakturačnej adresy.
¶ Ostatné údaje
- Voliteľné parametre: V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o klientovi - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
¶ Dokumenty
Záložka Dokumenty umožňuje nahrávanie a pripojenie súborov (napríklad zmluvy, ponuky a iné dokumenty) ku klientovi.
¶ Plánovanie
V rámci servisu je možné všetky evidované úlohy efektívne plánovať v čase, a to prehľadným a transparentným spôsobom. Plánovanie prebieha formou priraďovania úloh pracovníkom zo zoznamu čakajúcich nenaplánovaných úloh, ktoré treba vykonať. Neplánované úlohy môžete priradiť konkrétnym pracovníkom podľa ich aktuálnej kapacity, ktorú je možné prehľadne zobraziť v časovom rozvrhu.
¶ Možnosti filtrovania pracovníkov pri plánovaní
V hornej časti obrazovky sa nachádzajú filtre, ktoré vám umožňujú vybrať pracovníkov podľa príslušnosti:
- Prevádzka
- Tím
- Pracovná pozícia
Na základe týchto filtrov sa zobrazuje rozvrh dostupných pracovníkov.
¶ Časová os pre plánovanie
Ľavá časť obrazovky obsahuje časovú os (timeline) pracovníkov podľa zvolených filtrov (podľa prevádzky, tímu, či pracovnej pozície). Môžete si zvoliť zobrazenie:
- dnešný deň / iný konkrétny dátum,
- zobrazenie denného, týždenného alebo mesačného rozvrhu.
Pravá časť obrazovky obsahuje zoznam nenaplánovaných úloh, ktoré čakajú na priradenie. Do zoznamu sa dostane len úloha, ktorá má aspoň jeden úkon s odhadovaným trvaním väčším ako nula a nie je dokončená. Úloha bez úkonov (napríklad len s materiálom) sa v zozname nezobrazí.
¶ Pridelenie úlohy pracovníkovi
Postup pre pridelenie úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Plánovanie v hlavnom menu aplikácie.
1. Vyfiltrujte si požadovaných pracovníkov podľa potreby (podľa prevádzky, tímu, či pracovnej pozície).
2. Skontrolujte dostupnú kapacitu (voľné časové sloty) konkrétnych pracovníkov.
3. Kliknite na voľný časový úsek v časovej osi vybraného pracovníka.
4. Zobrazí sa dialógové okno, kde si zo zoznamu nenaplánovaných úloh vyberiete úlohu, ktorú chcete pracovníkovi priradiť.
5. Potvrďte výber a úloha sa automaticky zaeviduje do rozvrhu pracovníka (do evidencie Úlohy).
¶ Úprava alebo zrušenie plánovania
Každú naplánovanú úlohu je možné dodatočne vymazať. Úloha sa následne vráti medzi nenaplánované úlohy (zruší sa aj priradený technik) a môžete ju znovu priradiť podľa potreby.
Postup je nasledovný:
Otvorte menu Plánovanie v hlavnom menu aplikácie.
1. V rozvrhu vyhľadajte a kliknite na úlohu, ktorú je potrebné odstrániť.
2. Vo vyskočenom okienku s detailami kliknite na tlačidlo `Odstrániť`.
3. Potvrďte svoju voľbu v dialógovom okne.
4. Úloha sa následne vráti do zoznamu `Nenaplánované úlohy`.
¶ Prehľady
¶ Faktúry
Sekcia Prehľady - Faktúry poskytuje všetky potrebné informácie o faktúrach a ich aktuálnom stave v prehľadnom zozname, na ktorý je možné aplikovať custom filtre.
Základné údaje evidované v prehľade faktúr:
- Číslo faktúry
- Typ dokumentu
- Dátum vystavenia
- Dátum splatnosti
- Dátum zdaniteľného plnenia
- Stav faktúry
- Neuhradená suma
- Cena celkom bez DPH
- DPH
- Cena celkom
- Celková suma bez záloh bez DPH
- Celková suma bez záloh s DPH
- Celková suma záloh bez DPH
- Celková suma záloh s DPH
- Zľava
- Číslo servisnej zákazky
- Stav servisnej zákazky
- Meno zákazníka
- IČO
- Telefónne číslo
¶ Produkty
V menu Produkty sa spravujú položky, ktoré sa pridávajú do cenníkov a z cenníkov do úloh servisných zákaziek. Každý záznam má jeden z dvoch typov:
- Služba - práca vykonávaná technikom (napríklad diagnostika alebo oprava). Služba má definované úkony s predpokladaným trvaním a môže mať podriadené produkty.
- Produkt - tovar alebo materiál (napríklad náhradný diel).
Údaje o produkte sú rozdelené do záložiek:
- Detail - základné údaje o produkte.
- Úkony - úkony služby s predpokladaným trvaním (zobrazuje sa len pri type Služba).
- Cenníky - cenníky, v ktorých sa produkt nachádza, a jeho ceny v nich.
- Podriadené produkty - produkty, z ktorých sa služba skladá (zobrazuje sa len pri type Služba).
Pod záložkami sa nachádza blok Komentáre na poznámky k produktu.
Produkt sa do úlohy pridáva z cenníka. Aby bol produkt použiteľný v úlohe, musí byť zaradený do aspoň jedného cenníka (položku do cenníka pridáte v číselníku Cenníky tlačidlom
Pridať produkt).
¶ Zoznam produktov
Zoznam Číselník produktov zobrazuje všetky produkty. Nad zoznamom je vyhľadávacie pole (textové vyhľadávanie) a tlačidlo Pridať záznam. Na zoznam je možné aplikovať custom filtre (viď "Používanie custom filtrov"), zoradenie a výber zobrazených stĺpcov.
Údaje v zozname:
- Názov - názov produktu s kódom pod ním. Kliknutím na názov sa otvorí detail produktu.
- Zaradenie - typ produktu (Služba alebo Produkt), kategória a výrobca.
- Kód, Kategória produktu, Výrobca - samostatné stĺpce, ktoré sa zobrazia vo výbere stĺpcov.
- Merná jednotka
- Mena
- DPH - sadzba DPH produktu.
- Vyžaduje pozornosť - upozornenia k produktu (viď nižšie).
- Ak je zapnutá synchronizácia produktov, pribudnú stĺpce so stavom a dátumami synchronizácie.
Nad zoznamom sú tlačidlá Editovať, Vymazať, Exportovať, Obnoviť, výber stĺpcov a tlačidlo Vyžaduje pozornosť, ktoré zobrazí len produkty s upozornením. Detail produktu sa otvorí aj dvojitým kliknutím na riadok.
¶ Upozornenia v stĺpci Vyžaduje pozornosť
Produkt je označený upozornením, ak:
- Vymazaná číselníková hodnota - merná jednotka alebo sadzba DPH produktu bola vymazaná.
- Zakázaná číselníková hodnota - produkt používa zakázanú hodnotu číselníka.
- Bez cenníka - produkt nie je zaradený v žiadnom cenníku, preto ho nie je možné pridať do úlohy.
- Stav synchronizácie - pri zapnutej synchronizácii produkt, ktorého synchronizácia zlyhala, bola zrušená, opakuje sa alebo ešte nebola vykonaná.
¶ Detail
Záložka Detail obsahuje nasledovné údaje o produkte:
- Kód * - jedinečný kód produktu (max. 10 znakov).
- Názov * - názov produktu (max. 100 znakov).
- Typ položky - Služba alebo Produkt. Typ sa určuje pri založení produktu a v detaile sa zobrazuje len na čítanie.
- Kategória produktu - hodnota z číselníka Kategórie. Ponúkajú sa povolené kategórie, ktoré majú v poli Povolené pre označený typ produktu.
- Sadzba DPH * - hodnota z číselníka Sadzba DPH.
- Merná jednotka * - hodnota z číselníka Merné jednotky.
- Nákladová cena bez DPH - nákladová cena produktu (nezáporné číslo, 2 desatinné miesta). Pri novom produkte je 0.
V pravej časti sa zobrazuje, kedy a kým bol produkt vytvorený a naposledy zmenený. Ak je zapnutá synchronizácia produktov, pod údajmi je zobrazený stav synchronizácie a v hornej časti detailu je tlačidlo manuálnej synchronizácie.
¶ Servisované produkty
V číselníku Servisované produkty môžete spravovať položky, ktoré sú servisované vo Vašom servise.
Evidencia údajov o produktoch je rozdelená do záložiek:
- Detail - obsahuje základné údaje o produkte.
- Ostatné údaje - v tejto časti sa evidujú voliteľné parametre definované v číselníku Voliteľné údaje.
- Dokumenty - nahrávanie a pripojenie súborov (napríklad príručky, technické špecifikácie, zmluvy, ponuky a iné dokumenty) ku produktu.
¶ Detail
Záložka Detail obsahuje nasledovné údaje o produktoch:
- Typ servisovaného produktu * - hodnota z číselníka Typy servisovaných produktov (aspoň jeden typ musí existovať)
- Kategória servisovaného produktu - hodnota z číselníka Kategórie servisovaných produktov
- Výrobca - hodnota z číselníka Výrobcovia (je možné zadať aj vlastnú hodnotu)
- Model - text (100 znakov)
- S/N - sériové číslo
- EAN - kód EAN
- Umiestnenie - pozícia skladového umiestnenia
- Záruka do - dátum konca záručnej lehoty
- Popis
¶ Ostatné údaje
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o produkte - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
¶ Dokumenty
Záložka Dokumenty umožňuje nahrávanie a pripojenie súborov (napríklad príručky, technické špecifikácie, zmluvy, ponuky a iné dokumenty) ku produktu.
¶ Spravovanie servisovaných produktov - pracovné postupy
¶ Pridanie servisovaného produktu
Pracovný postup pre vytvorenie nového produktu je nasledovný:
Otvorte menu Servisované produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `Pridať servisovaný produkt`.
2. Zobrazí sa dialógové okno, kde vyplníte povinné údaje o produkte:
- `Typ servisovaného produktu` - zvoľte typ produktu - hodnota z číselníka Typy servisovaných produktov
3. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
Po odsúhlasení sa zobrazí detail, kde môžete editovať hodnotu nepovinných údajov, alebo prejsť na ďalšiu záložku k evidencii voliteľných parametrov a dokumentov.
¶ Editácia servisovaného produktu
Pracovný postup pre aktualizáciu existujúceho produktu je nasledovný:
Otvorte menu Servisované produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail produktu, ktorý je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`)
2. Zobrazí sa detail s údajmi o produkte. Aktualizujte potrebné údaje.
3. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
¶ Vymazanie servisovaného produktu
Pracovný postup pre vymazanie produktu je nasledovný:
Otvorte menu Servisované produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Označte jeden alebo viaceré produkty, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom produktov.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
¶ Export zoznamu servisovaných produktov
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu produktov:
1. Otvorte evidenciu Servisované produkty v hlavnom hlavnom menu aplikácie a na zoznam produktov môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom produktov.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.
¶ Servisná zákazka
Sekcia Servisná zákazka je kľúčovou súčasťou systému QASIDA Service, v ktorej sa evidujú údaje o servisných zákazkách a vystavujú faktúry.
Evidované údaje sú rozdelené do záložiek:
- Sumár
- Detail
- Fakturačné údaje
- Úlohy
- Položky servisu
- Servisný výjazd
- Ostatné údaje
- Faktúry
- Dokumenty
- E-mailový log
¶ Sumár
Záložka Sumár obsahuje praktické základné údaje, ktoré používateľ môže potrebovať rýchlo k dispozícii. Záložka je rozdelená na tieto časti:
¶ Prehľad
- Údaje o klientovi: Meno, Tel. kontakt, E-mail, Adresa
- Údaje o servisnej zákazke: Kategória zákazky, Typ zákazky, Dohodnutá cena, Aktuálna cena, Popis
¶ Aktuálny stav úloh
- Celkový stav dokončenia úloh (%)
- Stav dokončenia za jednotlivé úlohy - Technik, Názov produktu, Dokončenie (%)
¶ Základné údaje o servisnej zákazke
- Zodpovedný technik, Priradený technik, Dátum a čas vytvorenia, Predpokladaná dĺžka servisu
¶ Detail
Záložka Detail obsahuje detailné údaje o servisnej zákazke. Údaje sú rozdelené do častí:
- Kontaktná osoba - Meno, Priezvisko, Tel. číslo, E-mail (povinné), Dátum narodenia, Komunikačný jazyk
- Prehľad - Zodpovedný technik, Typ zákazky (povinný), Kategória zákazky, Odhadovaný čas prác, Hodnota (min/hod), Príjem (dátum), Dohodnutá cena, Mena (povinná), Odhadované dokončenie (dátum)
¶ Fakturačné údaje
-
Klient je súkromná osoba - Zaškrtnutím tohto checkboxu označíte, že ide o osobné údaje. Pokiaľ je klientom firma, fakturačnými údajmi sú firemné údaje. Pokiaľ je klientom osoba, fakturačnými údajmi sú osobné údaje (viď vyššie sekcia Klienti). Tieto údaje sa zároveň automaticky zaevidujú pre daného zákazníka v sekcii Klienti.
-
Údaje sú zhodné s kontaktnou osobou - Zaškrtnutím tohto checkboxu (dostupný len pri súkromnej osobe) je možné automaticky predplniť fakturačné údaje na základe kontaktných údajov v záložke Detail.
Pozor: Uloženie fakturačných údajov prepíše kartu partnera. Ak je v zákazke vybraný klient, jeho údaje sa aktualizujú. Ak nie, systém nájde existujúceho partnera (firmu podľa Názvu, IČO alebo DIČ, osobu podľa Priezviska a E-mailu) a prepíše ho, inak založí nového. Pred uložením údaje skontrolujte.
¶ Osobné údaje (Pre fyzické osoby)
- Meno *: Povinné meno klienta.
- Priezvisko *: Povinné priezvisko klienta.
- Tel. číslo *: Povinné telefónne číslo.
- Email *: Povinná emailová adresa.
- Dátum narodenia: Nepovinný údaj o dátume narodenia.
- Komunikačný jazyk: Jazyk, v ktorom klient preferuje komunikáciu.
- Občiansky preukaz a Zákaznícka karta sa vo fakturačných údajoch zákazky nezadávajú, evidujú sa v karte partnera.
¶ Fakturačná adresa
- Ulica *: Ulica klienta alebo sídlo firmy.
- Súpisné číslo: Nepovinné súpisné číslo.
- Orientačné číslo: Nepovinné orientačné číslo.
- PSČ *: Povinné poštové smerovacie číslo.
- Okres: Nepovinný údaj o okrese.
- Kraj: Nepovinný údaj o kraji.
- Mesto *: Povinné mesto.
- Štát *: Povinný štát.
Fakturačná adresa je ako celok nepovinná. Ak vyplníte čokoľvek, povinné sú Ulica, PSČ, Mesto a Štát.
¶ Firemné údaje (pre firmy)
- Názov firmy *: Povinný názov firmy.
- IČO *: Identifikačné číslo organizácie (len číslice).
- DIČ *: Daňové identifikačné číslo (povinné).
- IČ DPH: Identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak je relevantné.
- Tel. číslo: Kontaktné telefónne číslo firmy.
- Email: Kontaktná emailová adresa firmy.
¶ Úlohy
- Na záložke Úlohy sa vytvárajú plánované úlohy, ktoré je potrebné vykonať v rámci vybavovania servisnej zákazky.
- Po vytvorení úlohy bude táto úloha viditeľná a spravovateľná v sekcii Úlohy. V časti Plánovanie sa zobrazí, až keď má aspoň jeden úkon s odhadovaným trvaním väčším ako nula.
- Pre vytvorenie úlohy je potrebné mať zadefinované typy úloh v číselníku Typy úloh.
- Návod na spravovanie úloh nájdete nižšie v časti Správa servisných zákaziek - pracovné postupy.
¶ Položky servisu
Záložka Položky servisu slúži na prehľad o jednotlivých cenách a položkách zákazky. Evidencia zahŕňa nasledovné časti:
- Tabuľkový prehľad položiek servisu - tabuľka s údajmi: Kód položky, Meno položky, Číslo úlohy, Typ položky, Jednotková cena s DPH, Jednotková cena bez DPH, Nákladová cena, Počet, Zľava, Absolútna zľava, Celková cena bez DPH, Celková cena s DPH, Dátum fakturácie, Marža
- Sumár - súhrnné údaje: Medzisúčet, Zľavy/Prirážky spolu, Celková cena bez DPH spolu, DPH, Marža
- Pridať faktúru - v hornej časti okna sa nachádza rozbaľovacie tlačidlo Pridať faktúru pre vystavenie faktúry k servisnej zákazke zo všetkých ešte nefakturovaných položiek (viď Fakturácia servisnej zákazky)
- Fakturovať - nad tabuľkou položiek sa nachádza tlačidlo Fakturovať pre vystavenie bežnej faktúry len z označených položiek servisnej zákazky (bez označenia položiek sa zobrazí výzva „Označte aspoň jednu položku")
¶ Servisný výjazd
Na záložke Servisný výjazd sa evidujú informácie potrebné k výjazdu, predovšetkým adresa.
- Adresa výjazdu - Ulica, Súpisné číslo, Orientačné číslo, PSČ, Okres, Kraj, Mesto, Štát
- checkbox Adresa výjazdu je rovnaká ako fakturačná adresa - po zaškrtnutí tohto checkboxu sa do adresy výjazdu automaticky vyplní fakturačná adresa.
¶ Ostatné údaje
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o servisnej zákazke - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
¶ Faktúry
Záložka Faktúry zobrazuje všetky faktúry prepojené s danou servisnou zákazkou.
Faktúra sa vystavuje tlačidlom Pridať faktúru v hornej časti okna - pracovný postup je v časti "Správa servisných zákaziek -> Vystavenie faktúry".
Tabuľka s prehľadom súvisiacich faktúr obsahuje tieto údaje:
- Číslo faktúry
- Typ dokladu
- Neuhradená suma
- Uhradená suma
- Dátum vystavenia
- Dátum splatnosti
- Stav faktúry
- Celková suma s DPH
¶ Dokumenty
Záložka Dokumenty slúži na generovanie a evidenciu dokumentov, ako sú servisné zmluvy, servisné výkazy, preberacie protokoly a nahrávanie rôznych ďalších súborov týkajúcich sa servisnej zákazky či produktu.
V hornej časti záložky je tlačidlo Nahrať súbor (Názov, Typ dokumentu, Popis, súbor). Generovanie dokumentu sa robí rozbaľovacím tlačidlom v pravom hornom rohu detailu zákazky. Pracovný postup na generovanie je v časti "Správa servisných zákaziek -> Generovanie dokumentov".
¶ E-mailový log
Záložka E-mailový log zaznemanáva e-mailovú komunikáciu. Tabuľkový prehľad e-mailov obsahuje údaje:
- Odosielateľ
- Príjemca
- Dátum odoslania
- Stav
¶ Správa servisných zákaziek - pracovné postupy
¶ Pridanie servisnej zákazky
Pracovný postup pre vytvorenie novej servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `+ Nová zákazka`.
2. Zobrazí sa dialógové okno, kde vyplníte údaje o servisnej zákazke:
`Typ zákazky` - povinný údaj - zvoľte typ zákazky, hodnoty sú z číselníka Typy zákaziek.
`Klient` - nepovinný údaj - vo fulltext vyhľadávacom poli vyhľadajte klienta.
`Servisná zákazka na firmu` - zaškrtnite toto pole, ak ide o firemnú zákazku.
4. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
Po odsúhlasení sa zobrazí detail, kde môžete editovať hodnotu nepovinných údajov a popis, alebo prejsť na ďalšie záložky.
Zákazku nie je možné vytvoriť, ak jej typ zákazky nemá priradené workflow so stavmi (viď číselník Workflow). Číslo zákazky vznikne z číselného radu zvoleného typu a pri výbere klienta sa do zákazky skopíruje jeho adresa a kontaktné údaje.
¶ Editácia servisnej zákazky
Pracovný postup pre editáciu servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail servisnej zákazky, ktorý je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`)
2. Zobrazí sa detail so všetkými údajmi o zákazke. Aktualizujte potrebné údaje.
3. Kliknite na `Uložiť`. Detail zákazky sa ukladá po blokoch (každý blok údajov má vlastné uloženie).
¶ Vymazanie servisnej zákazky
Pracovný postup pre vymazanie servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Označte jednu alebo viaceré servisné zákazky, ktoré je potrebné vymazať
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom servisných zákaziek.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
Zmazanie zákazky je „mäkké" a bez kontroly, zmazať je možné aj zákazku s faktúrami alebo úlohami. Úlohy a faktúry zmazanej zákazky sa nemažú, úlohy zostanú v zozname Úloh s príznakom Vyžaduje pozornosť.
¶ Workflow servisnej zákazky
V detaili servisnej zákazky v hornej časti formulára sa nachádza postupnosť workflow krokov servisnej zákazky.
Aktuálny stav, v ktorom sa servisná zákazka nachádza, je farebne zvýraznený. Do iného stavu je možné servisnú zákazku dať, pokiaľ je prechod medzi týmito stavmi povolený.
Stavy workflow, ich následnosť, farebnú vizualizáciu a všetky nastavenia workflow pre servisné zákazky sa konfigurujú v číselníku Workflow. Zmena stavu je len evidenčná, nespúšťa žiadne automatické akcie (e-mail, dokument, faktúru). Stav môže zmeniť len používateľ priradený do workflow roly, ktorá je pri cieľovom stave povolená.
¶ Spravovanie úloh servisnej zákazky
Po otvorení detailu servisnej zákazky prejdite na záložku Úlohy. Tu môžete pridávať a editovať úlohy týkajúce sa príslušnej servisnej zákazky. Mazanie úloh sa robí v zozname Úlohy.
¶ Fakturácia servisnej zákazky
V detaile servisnej zákazky je v pravom hornom rohu rozbaľovacie tlačidlo Pridať faktúru:
- Pridať faktúru (hlavné tlačidlo) - vystaví bežnú Faktúru zo všetkých ešte nefakturovaných položiek zákazky,
- Zálohová faktúra,
- Faktúra o úhrade platby (faktúra k prijatej platbe) - vyberie sa zálohová faktúra zákazky a percento. Vytvoria sa záporné systémové položky „Záloha X %", ktoré sa odpočítajú na konečnej faktúre,
- Preberací protokol, Servisný výkaz, Servisná zmluva - generovanie dokumentov (viď nižšie).
Fakturácia sa zablokuje, kým zákazka nemá fakturačnú adresu, priradeného klienta (partnera) a aspoň jednu nefakturovanú položku.
V dialógu faktúry sa zadáva Šablóna, Typ zákazníckej faktúry (číselník Druhy odberateľských faktúr, určuje číselný rad), dátum vystavenia, splatnosti a zdaniteľného plnenia a Spôsob úhrady (zdaniteľné plnenie a spôsob úhrady sa pri zálohovej faktúre nezadávajú). Voliteľne je možné uviesť „Už uhradené" s dátumom úhrady a odoslať faktúru e-mailom alebo do eSign.
Bežná faktúra označí použité položky ako Fakturované a zamkne ich, zálohová faktúra položky neoznačí. Položky, ktoré nemajú v cenníku cenu, sa na faktúre uvedú s cenou 0.
Pre úspešné vygenerovanie dokumentu je potrebné mať zaevidovanú šablónu pre daný typ faktúry (v číselníku Šablóny).
¶ Generovanie dokumentov v rámci servisných zákaziek
V detaile servisnej zákazky je možné vygenerovať dokument (preberací protokol, servisný výkaz, servisná zmluva) pomocou rozbaľovacieho tlačidla Pridať faktúru v pravom hornom rohu okna (druhá časť ponuky).
V dialógu je potrebné zadať Šablónu, Číselný rad, Názov dokumentu (predvyplní sa názvom šablóny) a voliteľne Odoslať - e-mailom (šablóna e-mailu a adresa príjemcu sa predvyplnia z e-mailu kontaktnej osoby) alebo do eSign (len ak je zapnutá funkcia eSign). Výstupom je vždy PDF. Ak šablóna obsahuje pole na podpis, e-mail sa neodošle hneď, ale otvorí sa detail dokumentu na podpis a odoslanie.
Pre úspešné vygenerovanie dokumentu je potrebné mať zaevidovanú šablónu pre daný typ dokumentu (v číselníku Šablóny) a šablóna musí obsahovať tagy.
¶ Export zoznamu servisných zákaziek
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu servisných zákaziek:
1. Otvorte evidenciu Servisné zákazky v hlavnom menu aplikácie. Na zoznam môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom servisných zákaziek.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.
¶ Úlohy
Sekcia Úlohy umožňuje správu jednotlivých úloh spojených so servisnými zákazkami, umožňuje podrobnú evidenciu úkonov v rámci úloh a priebehu v čase.
Na základe údajov je tu možné generovanie servisných zmlúv, servisných výkazov a preberaích protokolov.
¶ Detail
Pri vytváraní úlohy sú evidované povinné údaje:
- Typ úlohy *: Povinný výber typu úlohy zo zoznamu v číselníku.
- Servisná zákazka *: Číslo servisnej zákazky, na základe ktorej sa úloha plánuje.
- Existujúci produkt *: Produkt je možné vyhľadať na základe Výrobcu, Modelu, S/N alebo EAN.
Nová úloha dostane predvolený hlavný cenník z Profilu používateľa. Ak ho používateľ nemá nastavený, pridané položky nebudú mať cenu.
Pre vytvorenú úlohu sa v časti Detail môžu upraviť doplňujúce údaje:
- Priradený technik
- Priorita - stupeň priority - nízka, stredná alebo vysoká
Na základe údajov o prepojenej servisnej zákazke a produkte sa automaticky predpĺňajú do časti Prehľad servisnej zákazky súvsiace údaje o klientovi, produkte či servisnej zákazke:
- Klient, Telefón, E-mail, Adresa, Kategória zákazky, Typ zákazky, Dohodnutá cena, Aktuálna cena
V pravej časti sa zobrazujú všeobecné základné údaje o úlohe:
- Priorita, Dátum a čas vytvorenia, Miesto servisu, Predpokladané trvanie, Dokončené úkony (pomer dokončených úkonov k celkovému počtu úkonov, napr. 2/5), Trvanie, Prepojenie na klienta, Prepojenie na produkt a Prepojenie na zákazku.
¶ Produkt
Záložka Produkt obsahuje údaje o danom servisovanom produkte:
- Existujúci produkt - Produkt je možné vyhľadať na základe Výrobcu, Modelu, S/N alebo EAN.
- Typ produktu
- Model
- Výrobca
- Kategória produktu
- S/N
- EAN
- Umiestnenie - konkrétne umiestnenie na skladovej pozícii
- Záruka do
¶ Položky
Na záložke Položky sa definuje zoznam položiek úlohy a k nim príslušné cenníky, a počítajú ceny za jednotlivé položky úlohy. Položky úlohy sa zároveň premietnu na záložke Úkony slúžiacej na evidenciu odpracovaných časov.
V hornej časti sú umiestnené polia:
- Cenník - vyberač na výber cenníka - hodnota z číselníka Cenníky. Vybraný cenník sa uloží do úlohy a je podkladom pre výpočet ceny pridávaných položiek. Po zmene cenníka sa ihneď prepočítajú všetky ešte nefakturované položky úlohy a položky, ktoré v novom cenníku nie sú, prídu o cenu. Tlačidlo Prepočítať prepočíta ceny položiek podľa uloženého cenníka úlohy (nerobí nič, ak úloha cenník nemá).
- Meno položky - názov položky cenníka
- Počet - počet položiek
Po výbere cenníka, položky cenníka a počtu položiek, používateľ údaje uloží kliknutím na tlačidlo + Pridať položku.
Tabuľkový prehľad obsahuje nasledovné údaje:
- Meno položky
- Typ položky
- Jednotková cena bez DPH
- Jednotková cena
- Nákladová cena
- Počet
- Percentuálna zľava
- Absolútna zľava
- Celková cena s DPH
- Marža
Pod tabuľkou sa nachádza Sumár s cenami:
- Medzisúčet
- Zľava/Prirážky spolu
- Celková cena bez DPH spolu
- DPH
- Marža
- Celková cena s DPH
¶ Ostatné údaje
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o úlohe - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
¶ Úkony
Záložka Položky a záložka Úkony sú navzájom prepojené. Záložka Úkony slúži na evidenciu odpracovaných časov na položkách úlohy. Táto záložka slúži iba na vykazovanie času a označovanie dokončenosti. Pridávať alebo odoberať úkony je potrebné cez záložku Položky (teda vrátane definovania cenníka a počítania cien).
Tabuľkový prehľad na záložke Úkony obsahuje nasledovné údaje:
- Názov položky
- Názov úkonu
- Predpokladané trvanie
- Stav - dokončená úloha ańo/nie
- Trvanie - aktuálne odpracovaný čas na úkone (v jednotke odhadu úkonu - min alebo h)
¶ Dokumenty
Záložka Dokumenty slúži na generovanie a evidenciu dokumentov k úlohe, ako sú servisné zmluvy, servisné výkazy, preberacie protokoly a nahrávanie rôznych ďalších súborov týkajúcich sa danej úlohy.
V hornej časti záložky je tlačidlo Nahrať súbor (Názov, Typ dokumentu, Popis, súbor). Generovanie dokumentu sa robí rozbaľovacím tlačidlom v pravom hornom rohu detailu úlohy. Pracovný postup na generovanie je v časti "Spravovanie úloh -> Generovanie dokumentov".
¶ E-mailový log
Záložka E-mailový log zaznemanáva e-mailovú komunikáciu. Tabuľkový prehľad e-mailov obsahuje údaje:
- Odosielateľ
- Príjemca
- Dátum odoslania
- Stav
¶ Správa úloh - pracovné postupy
¶ Workflow
V detaili úlohy v hornej časti formulára sa nachádza postupnosť workflow krokov pre úlohy.
Aktuálny stav, v ktorom sa úloha nachádza, je farebne zvýraznený. Do iného stavu je možné úlohu dať, pokiaľ je prechod medzi týmito stavmi povolený.
Stavy workflow, ich následnosť, súvisiace akcie, farebnú vizualizáciu a všetky nastavenia workflow pre úlohy sa konfigurujú v číselníku Workflow.
¶ Pridanie úlohy
Postup pri vytváraní novej úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `+ Vytvoriť úlohu`.
2. Zvoľte `Typ úlohy` z číselníka.
3. Zadajte číslo servisnej zákazky do poľa `Servisná zákazka`.
4. Ak poznáte servisovaný produkt, zadajte do poľa `Existujúci produkt` údaje Výrobca, Model, S/N alebo EAN a vyhľadajte daný produkt.
5. Kliknite na `Uložiť`.
6. Po odsúhlasení sa zobrazí detail úlohy, kde môžete editovať doplňujúce údaje ako Priradený technik, Priorita, alebo prejsť na ďalšie záložky.
¶ Editácia úlohy
Postup pri editácii údajov o úlohe je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail úlohy, ktorú je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`).
2. Prejdite na záložku, v rámci ktorej je potrebné aktualizovať údaje - napríklad Detail alebo Produkt.
3. Po úprave údajov kliknite na `Uložiť`.
¶ Vymazanie úlohy
Pracovný postup pre vymazanie úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. V zozname úloh označte jednu alebo viaceré úlohy, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom úloh.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
Zmazanie úlohy je „mäkké", zmazať je možné aj úlohu s dokumentmi.
¶ Práca s položkami úloh a úkonmi úloh
Záložka Položky a záložka Úkony sú navzájom prepojené.
-
Na záložke Položky sa definuje zoznam položiek úlohy, aplikujú sa cenníky a počítajú ceny za jednotlivé položky úlohy. Položky úlohy sa zároveň premietnu na záložke Úkony slúžiacej na evidenciu odpracovaných časov.
-
Záložka Úkony slúži na evidenciu odpracovaných časov na položkách úlohy. Táto záložka slúži iba na vykazovanie času a označovanie dokončenosti. Pridávať alebo odoberať úkony je potrebné cez záložku Položky (teda komplexne, vrátane definovania cenníka a výpočtu cien).
¶ Pridanie položky úlohy
Pracovný postup pre pridanie položky úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke Položky vyberte `Cenník` z vyberača (hodnota z číselníka Cenníky).
2. Vyhľadajte Meno položky a zadajte počet.
3. Potvrďte svoju voľbu kliknutím na tlačidlo `+ Pridať položku`.
¶ Vymazanie položky úlohy
Pracovný postup pre vymazanie položky úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke `Položky` vyberte položku, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré sa nachádza vpravu na konci riadku danej položky.
¶ Editácia položiek úlohy
Pracovný postup pre editáciu položky úlohy - teda cien alebo počtu položiek:
A. Ak si želáte aktualizovať počet alebo cenu konkrétnej položky jednotlivo, postupujte nasledovne:
1. Vyhľadajte v tabuľke danú položku a v príslušnom riadku aktualizujte hodnotu `Počet`, alebo `Jednotková cena` (ostatné ceny budú dopočítané automaticky).
2. Po opustení editovaného poľa (napr. kliknutí mimo neho) bude nový údaj zapísaný.
B. Ak si želáte hromadne prepočítať ceny všetkých položiek, postupujte nasledovne:
1. Vyberte požadovaný `Cenník` z vyberača - ceny ešte nefakturovaných položiek sa prepočítajú hneď, položky chýbajúce v novom cenníku prídu o cenu.
2. Tlačidlom `Prepočítať` je možné ceny položiek znova prepočítať podľa uloženého cenníka úlohy.
¶ Evidencia odpracovaných úkonov
Pracovný postup pre evidenciu úkonov v rámci úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke `Úkony` vyhľadajte úkon, ku ktorému je potrebné zaevidovať čas.
2. V stĺpci `Trvanie` zaevidujte odpracovaný čas (v jednotke odhadu úkonu - min alebo h).
3. Ak je úkon dokončený, zaškrtnite hodnotu `Dokončené` v stĺpci `Stav`.
4. Po opustení editovaného poľa (napr. kliknutí mimo neho) bude nový údaj zapísaný.
¶ Generovanie dokumentov v rámci úloh
V detaile úlohy sa v pravom hornom rohu nachádza rozbaľovacie tlačidlo na generovanie dokumentov (záložka Dokumenty obsahuje tlačidlo Nahrať súbor):
- Preberací protokol
- Servisný výkaz
- Servisná zmluva
Pre generovanie dokumentu je potrebné mať pripravenú šablónu, ktorá sa použije pre daný typ dokumentu. Šablóny sa definujú v číselníku Šablóny a číselníku Šablóny e-mailu. Pracovný postup pre vygenerovanie dokumentu je nasledovný:
1. Kliknite na tlačidlo pre generovanie príslušného typu dokumentu.
2. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom je potrebné vyplniť údaje potrebné pre generovanie dokumentu.
3. Zvoľte `Šablónu`.
4. Vyberte `Číselný rad`.
5. Vyplňte `Názov dokumentu`.
6. Vyberte príslušnú úlohu z vyberača `Úlohy`.
7. Zvoľte, či dokument `Odoslať` - e-mailom (vyberte `šablónu e-mailu` a skontrolujte e-mailovú adresu `príjemcu`, predplňuje sa automaticky z e-mailu klienta) alebo do eSign (len ak je zapnutá funkcia eSign).
8. Potvrďte vygenerovanie dokumentu kliknutím na tlačidlo `Generovať`.
¶ Vymazanie dokumentov z úloh
Pracovný postup na odstránenie dokumentov z úloh je nasledovný:
1. Na záložke Dokumenty vyberte jeden alebo viaceré dokumenty, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom dokumentov.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
¶ Export zoznamu úloh
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu úloh:
1. Otvorte evidenciu Úlohy v hlavnom menu aplikácie Service. Na zoznam môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom úloh.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.