Aplikácia je určená pre evidovanie a správu servisných zákaziek. Servisná zákazka obsahuje úlohy, ktoré sa majú vykonať v rámci servisu. Aplikácia podporuje prehľadné plánovanie a harmonogram úloh a vďaka detailným prehľadom a štatistikám ponúka komplexný obraz o výkonnosti.
Zjednodušený proces servisnej zákazky:
Cieľom aplikácie je manažovanie servisov rôznych typov.
Servisná aplikácia umožňuje nastaviť ľubovoľné typy servisov.
Štandardne je podporovaný garančný servis a bežný servis.
Predávajúci pri predaji tovaru definuje, ako sa má konkrétny tovar pripraviť - aké komponenty (tovary) domontovať, alebo si vyberie už vopred pripravený produkt, pričom sa do účtu spolu s hlavným tovarom automaticky doplnia aj doplnené produkty, ktoré sú s ním spojené (napr. bicykel a blatníky)
Obsluha má možnosť identifikovať zázazníka prostredníctvom vernostnej karty zákazníka, ktorú načíta a identifikuje tak zákazníka. V prípade, že zákazník nie je evidovaný vo vernostnom systéme, obsluha si zaznamená kontaktné údaje zákazníka.
Po uzavretí položky na servis sa automaticky vytvorí úloha pre servisného technika, pričom sa vytlačí štítok na označenie produktu pre servis. Zároveň sa zákazníkovi vytlačí preberací protokol. Zákazník dostáva priebežne notifikácie o stave servisnej zákazky na svoj email.
Servisná aplikácia môže byť prepojená s CRM, ktoré získava informácie o klientovi a servisovanom tovare, vrátane nároku na garančný servis.
Každá servisná zákazka je identifikovaná niekoľkými údajmi, ktoré je možné tlačiť alebo zobrazovať ako zákaznícky servisný štítok.
Servisná aplikácia poskytuje API integračné rozhranie, vďaka ktorému je možné použiť na servisovanie ľubovolnú online aplikáciu alebo eshop, cez ktorý si zákazník objedná servis.
Servisna aplikácia obshuje nastaviteľné workflow pre riadenie procesu servisovania, ktorého benefitom je možnosť definovať automatické spustenie servisovania technikom, prípadne zodpovednou osobou.
Zákazník si na webovej stránke vyberie produkt a doplnky, ktoré si vyžadujú servis technika. Požiadavka na servis sa zaeviduje pre servisného technika až po úhrade služby, pokiaľ to servisný proces vyžaduje, inak je servisná zákazka založená ihneď.
Servisná prevádzka, predajňa alebo pobočka, ktorá prijíma tovar na sevis, nemusia byť na jednom mieste. Servisná zákazka je identikovateľná jednoznačným identifikátorom, ktorý sa dá načítať aj cez QR kód.
Servisný technik, ktorý preberá zákazku, musí overiť zákazku v evidencii a overí, či je možné uplatniť prípadné vernostné benefity, ktoré zákazníkovi prislúchajú. Podľa potreby doplní alebo skontroluje servisnú zákazku.
Prevzatie tovaru do servisného strediska je zákaznikovi potvrdené Preberacím protokolom a automatickou notifikáciou cez email.
Servisné zákazky sú evidované v aplikácii ako úlohy, ktoré sa dajú riadiť agilnými metódami. Preddefinnovaný model workflow je postavaný na Kanban riadení. Servisný technik si vyhľadá úlohu načítaním štítku, alebo vyberie zo zoznamu úloh čakajúcich na spracovanie.
Servisný technik počas procesu servisovania označuje vykonané úkony a zaznamenáva dĺžku ich trvania, pokiaĺ je cena servisnej zákazky stanovaná hodinovou sadzbou, alebo manažér servisu potrebuje vyhodnocovať trvanie jednotlivých úkonov s cieľom identifikovať "slabé" miesta v procese.
V prípade, že servisný technik usúdi, že je potrebné vykonať niektoré úkony nad rámec postupu, lebo si to zákazka vyžaduje, alebo prišla od zákazníka špeciálna požiadavka, v súvislosti s ktorou vykonával ďalšie úkony nad rámec definovaných úkonov, je tieto úkony možné v aplikácii dopĺňať aj v rámci štandardného nastavenia workflow.
Po ukončení servisnej zákazky technik označí úlohu za vyriešenú, pričom sa zákazníkovi zašle notifikácia, že servis je ukončený a tovar pripravený na prevzatie.
Po ukončení zákazky je možné vytlačiť preberací protokol alebo dodací list, ktorý zákazník pri prebratí tovaru podpíše.
Plánovanie zákaziek prebieha primárne ako zoznam úloh, ktoré treba vykonať. Samotné úlohy je možné plánovať v čase v prehľadnej a transparentnej forme.
V jednotlivých evidenciách, ako aj vo widgetoch v Dashboarde je implementovaná možnosť využitia flexibilných custom filtrov.
Pracovné postupy pre používanie custom filtrov sú nasledovné:
Postup pre vytvorenie custom filtra je nasledovný:
Kliknite na tlačidlo `Pridať filter`.
Následne sa otvorí okno na definíciu custom filtra.
Postup definovania filtra:
1. Zadajte názov filtra
2. Rozkliknite `+` a zvoľte, či `pridať skupinu podmienok`, alebo `pridať podmienku`.
3. Vyberte pole.
4. Vyberte `operáciu` (`väčší než`, `väčšie alebo rovné`, `menej ako`, `menej ako alebo rovné`, `rovná sa`, `nerovná sa`)
5. Zadajte hodnotu, voči ktorej sa podmienka vyhodnocuje.
6. V rámci skupiny vyberte operátor (platí zároveň / alebo).
7. Podľa potreby opakujte. Pridávaním ďalších podmienok alebo skupín pravidiel môžete vytvoriť pravidlá a skupiny v hierarchickej štruktúre.
8. Po kliknutí na tlačidlo **Vytvoriť** sa filter uloží. Uložené filtre sa zobrazujú vo vrchnej časti okna vedľa tlačidla na definíciu filtra.
Tlačidlo Pridať filter je umiestnené v hornej časti obrazovky nad zoznamom:
Formulár na definíciu filtra:
Časť nastavenia slúži na definovanie číselníkov a základných nastavení systému. Nastavenia sú prístupné pre používateľskú rolu Administrátor.
Číselník Cenníky sa využíva na spravovanie cenníkov. Údaje sú rozdelené do 2 záložiek:
S číselníkom Cenníky je možné vykonávať nasledovné operácie:
Založenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí dialóg, kde môžete zadať ďalšie informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
Pridanie položky cenníka: Kliknite na tlačidlo Pridať položku
. V zobrazenom dialógu zadajte Kategóriu položky a Typ položky. Vyberte názov položky, definujte počet kusov od-do a zadajte cenu položky.
Vymazanie položky cenníka: Na záložke Položky označte jednu alebo viacero položiek, ktoré si želáte vymazať, a kliknite na tlačidlo Vymazať
. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
Číselné rady slúžia na automatické generovanie jedinečných identifikátorov pre rôzne typy evidencií.
S číselníkom Číselné rady je možné vykonávať nasledovné operácie:
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód, Názov, Typ číselného radu, Platnosť od a Typ evidencie. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete zadať ďalšie informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
Číselník Kategórie sa využíva pri kategorizácii servisov, služieb a materiálov.
S číselníkom Kategórie je možné vykonávať nasledovné operácie:
Založenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí dialóg, kde môžete zadať ďalšie informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť Kód a Názov. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
Číselník Kategórie produktov sa využíva pri kategorizovaní servisovaných produktov.
Každý číselník Kategórie produktov umožňuje nasledujúce operácie:
Pridať záznam
.Číselník Kategórie zákaziek sa využíva pri kategorizovaní servisných zákaziek.
Každý číselník Kategórie zákaziek umožňuje nasledujúce operácie:
Pridať záznam
.Číselík Materiály slúži na evidenciu materiálov využívaných pri vykonávaní servisných prác.
Na záložke Skladové karty sa zobrazujú údaje o umiestnení daného materiálu na sklade.
Na záložke Cenníky sa zobrazuje zoznam cenníkov, v ktorých je daný materiál evidovaný.
S číselníkom Materiály je možné vykonávať nasledovné operácie:
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte povinné údaje - Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete zadať ďalšie informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo Vymazať
(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
V číselníku Platobné metódy môžete definovať rôzne spôsoby, ktorými môžu zákazníci platiť za svoje objednávky. Vyplňte nasledujúce polia:
S číselníkom Platobné metódy je možné vykonávať nasledovné operácie:
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete ďalej spravovať informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo Vymazať
(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
Číselník Používatelia slúži na správu používateľských účtov a ich prístupu k systému QASIDA Service.
S číselníkom Používatelia je možné vykonávať nasledovné operácie:
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte povinné údaje - Meno, Priezvisko, Používateľské meno, E-mail, Rola, Jazyk. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete upravovať ďalšie informácie.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo Vymazať
(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
Číselník Pracovné pozície sa využíva pri správe pracovných pozícií používateľov.
Každý číselník Pracovné pozície umožňuje nasledujúce operácie:
Založenie:
Pridať záznam
.Aktualizácia:
Vymazanie:
Číselník Prevádzky sa využíva na správu prevádzok.
Každý číselník Prevádzky umožňuje nasledujúce operácie:
Založenie:
Pridať záznam
.Aktualizácia:
Vymazanie:
Sekcia Role umožňuje správu rôznych úrovní prístupu v rámci systému Qasida Service.
S číselníkom Role je možné vykonávať nasledovné operácie:
Vytvorenie: Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte povinné údaje - Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí formulár, kde môžete upravovať oprávnenia danej role.
Úprava: Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť požadované údaje. Upravte potrebné údaje a potvrďte.
Vymazanie: Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať, a stlačte tlačidlo Vymazať
(ikonka smetný kôš). V zobrazenom dialógu potvrďte vymazanie.
Pri tvorbe šablón, ktoré sa používajú na automatické generovanie dokumentov a e-mailov, sú pripravené na používanie nasledovné tagy:
##ContractNumber## - Číslo zmluvy
##ContactPersonName## - Meno a Priezvisko zákazníka
##StreetAndNumberRecipient## - Ulica a číslo zákazníka
##PostCodeRecipient## - PSČ zákazníka
##CityRecipient## - Miesto zákazníka
##ContactPersonIdCard## - Číslo občianskeho preukazu
##ContactPersonEmail## - E-mail zákazníka
##ContactPersonPhone## - Telefónne číslo zákazníka
##ProductName## - Názov produktu
##ProductSerial## - Sériové číslo produktu
##VU|V01## - Počet najazdených km
##ReservationFrom## - Dátum rezervácie od
##ReservationTo## - Dátum rezervácie do
##ProductSumPrice## - Suma rezervácie
##ProductDepositAmount## - Suma kaucie
##VU|V02## - Voliteľný údaj (zapožičané doplnky)
##ProductImage## - Obrazovka produktu s defektmi
##IssueDate## - Dátum podpísania zmluvy
##InvoiceNumber## - Číslo faktúry
##ReservationNumber## - Číslo rezervácie
##CreatedDate## - Dátum vytvorenia faktúry
##IssueDate## - Dátum vystavenia faktúry
##DeliveryDate## - Dátum dodania faktúry
##DueDate## - Dátum splatnosti faktúry
##VariableSymbol## - Variabilný symbol faktúry
##DiscountPercentage## - Zľava v %
##DiscountAmount## - Suma zľavy s menou
##TotalSumPrice## - Suma s menou
##DepositAmount## - Suma kaucie s menou
##AmountDue## - Suma na úhradu
##Iban## - IBAN
##Bic## - BIC
##Notes## - Popis faktúry
##UserName## - Meno pracovníka
##UserNameEmail## - Email pracovníka
##CompanyRecipient## - Spoločnosť zákazníka
##StreetAndNumberRecipient## - Ulica a číslo zákazníka
##PostCodeRecipient## - PSČ zákazníka
##CityRecipient## - Miesto zákazníka
##Cin## - IČO zákazníka
##Tin## - DIČ zákazníka
##Vatin## - IČ DPH zákazníka
##ContactPersonName## - Meno kontaktnej osoby
##ContactPersonEmail## - Email kontaktnej osoby
##ContactPersonPhone## - Telefónne číslo kontaktnej osoby
##QR_InvoiceNumber## - QR kód s číslom faktúry
##QR_ReservationNumber## - QR kód s číslom rezervácie
##Bar_InvoiceNumber## - Bar kód s číslom faktúry
##PayBySquare## - PayBySquare kód
##ProductSummaryTable## - Tabuľka s prehľadom produktov
##VatSummaryTable## - Tabuľka s prehľadom DPH
##invoicenumber## - Číslo faktúry
##customername## - Meno a Priezvisko zákazníka
##employeename## - Meno a Priezvisko pracovníka
##amount## - Suma (vrátane meny)
##currency## - Mena faktúry
##iban## - IBAN faktúry
##bic## - BIC faktúry
##variablesymbol## - Variabilný symbol / číslo faktúry
Číselník hladín DPH slúži ako atribút v produkte. Nasledujúce kroky Vám pomôžu zvládnuť všetky potrebné operácie. Evidované údaje:
Pridať záznam
.Povolená
na True alebo False podľa potreby.Uložiť
.Upraviť
vedľa hladiny, ktorú chcete aktualizovať.Uložiť
.Vymazať
vedľa sadzby, ktorú chcete vymazať.Zvládnutie týchto krokov vám umožní plnohodnotne pracovať s číselníkom sadzieb DPH.
Číselník Servis slúži na definovanie servisu a v rámci neho servisných úkonov, cenníkov servisu, materiálov a služieb daného servisu.
Údaje pre Servis sú kategorizované do týchto záložiek:
Záložka Úkony obsahuje zoznam úkonov daného servisu. Úkony musia byť najskôr definované v číselníku Úkony.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o úkonoch servisu:
Pridanie úkonu: Servisný úkon sa pridáva pomocou tlačidla + Pridať úkon, ktoré je umiestnené nad zoznamom úkonov servisu.
Vymazanie úkonu: Servisný úkon je možné vymazať tlačidlom Vymazať (ikonka odpadkového koša), ktoré je umiestnené vpravo v riadku úkonu, ktorý je potrebné vymazať.
Záložka Cenníky obsahuje sumárne informácie o cene daného servisu. Tabuľkový prehľad zobrazuje zoznam cenníkov použitých pre materiály, služby či úkony zahrnuté v danom servise.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o cenníkoch servisu:
Pod zoznamom použitých cenníkov sa nachádza sumár servisu, zobrazujúci ceny v súčte pre použitý materiál, služby či úkony.
Editácia cenníka: Kliknutím na ikonu Editovať vpravo v riadku cenníka je možné zmeniť údaj Cena položky bez DPH. Na základe novej hodnoty poľa Cena položky bez DPH sa vypočítajú aj ostatné hodnoty.
Záložka Materiál obsahuje zoznam materiálov daného servisu. Materiály musia byť najskôr definované v číselníku Materiály.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o materiáloch servisu:
Pridanie materiálu: Servisný materiál sa pridáva pomocou tlačidla + Pridať materiál, ktoré je umiestnené nad zoznamom materiálov servisu.
Vymazanie materiálu: Servisný materiál je možné vymazať tlačidlom Vymazať (ikonka odpadkového koša), ktoré je umiestnené vpravo v riadku materiálu, ktorý je potrebné vymazať.
Záložka Služby obsahuje zoznam služieb daného servisu. Služby musia byť najskôr definované v číselníku Služby.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o službách servisu:
Pridanie služby: Servisná služba sa pridáva pomocou tlačidla + Pridať službu, ktoré je umiestnené nad zoznamom služieb servisu.
Vymazanie služby: Servisnú službu je možné vymazať tlačidlom Vymazať (ikonka odpadkového koša), ktoré je umiestnené vpravo v riadku služby, ktorú je potrebné vymazať.
Sklady sú kľúčové pre efektívne riadenie zásob. Táto sekcia pokrýva nastavenia skladov a skladových pozícií. Evidované údaje sú rozdelené do záložiek:
V Detaile skladu sú evidované údaje:
Druhá záložka umožňuje definovanie pozícií v rámci skladu. Podporuje vytváranie hierarchických vnorených pozícií, čo sa vizualizuje v stromovej štruktúre.
Na tretej záložke sa nachádza zoznam skladových pozícií, ktoré umožňujú sledovať fyzické umiestnenie zásob.
Číselník Služieb slúži na definovanie zoznamu služieb v servise. Evidované údaje sú rozdelené v rámci záložiek:
Detail služieb obsahuje nasledovné údaje:
Záložka Úkony obsahuje zoznam úkonov danej služby. Úkony musia byť najskôr definované v číselníku Úkony.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o úkonoch servisu:
Pridanie úkonu: Úkon sa pridáva pomocou tlačidla + Pridať úkon, ktoré je umiestnené nad zoznamom úkonov služby.
Vymazanie úkonu: Úkon je možné vymazať tlačidlom Vymazať (ikonka odpadkového koša), ktoré je umiestnené vpravo v riadku úkonu, ktorý je potrebné vymazať.
Záložka Cenníky obsahuje sumárne informácie o cene danej služby. Tabuľkový prehľad zobrazuje zoznam cenníkov použitých pre úkony zahrnuté v danej službe.
Tabuľkový prehľad zobrazuje nasledovné údaje o cenníkoch servisu:
Editácia cenníka: Kliknutím na ikonu Editovať vpravo v riadku cenníka je možné zmeniť údaj Cena položky bez DPH. Na základe novej hodnoty poľa Cena položky bez DPH sa vypočítajú aj ostatné hodnoty.
Číselník tímov slúži na zaradenie zamestnancov do konkrétnych skupín. Nasledujúce kroky vám pomôžu zvládnuť všetky potrebné operácie. Evidované údaje:
Pridať záznam
alebo podobne označené tlačidlo.Povolené
na True alebo False podľa potreby.Uložiť
alebo podobne označené tlačidlo.Upraviť
alebo podobne označené tlačidlo vedľa tímu, ktorý chcete aktualizovať.Uložiť
alebo podobne označené tlačidlo.Vymazať
alebo podobne označené tlačidlo vedľa tímu, ktorý chcete vymazať.Zvládnutie týchto krokov vám umožní plnohodnotne pracovať s číselníkom tímov.
Číselník Typy produktov sa využíva pri kategorizovaní produktov.
Každý číselník Typy produktov umožňuje nasledujúce operácie:
Pridať záznam
.Číselník Typy úloh sa využíva na definovanie parametrov úloh, ako sú:
Každý číselník Typy úloh umožňuje nasledujúce operácie:
Pridať záznam
.Číselník Typy zákaziek sa využíva pre definovanie parametrov zákaziek, ako sú:
Každý číselník Typy zákaziek umožňuje nasledovné operácie:
Pridať záznam
.Číselník Úkonov sa využíva pri definovaní úkonov v službách a servisoch.
Každý číselník Úkonov umožňuje nasledujúce operácie:
Pridať záznam
.Číselník Veľkostné kategórie sa využíva pri definovaní vlastností skladovej pozície.
Každý číselník Veľkostné kategórie umožňuje nasledovné operácie:
Pridať záznam
.Táto sekcia umožňuje pridávať a spravovať voliteľné údaje, ktoré môžu byť priradené k rôznym objektom v systéme.
Číselník workflow definuje možné workflow pre typy úloh a typov zákaziek. Detail obsahuje štyri záložky: Detail, Stavy workflow, Typy úloh a Typy zákaziek.
Obsahuje zoznam stavov, ktoré je možné pridávať, kopírovať, meniť ich poradie.
Evidované údaje o stave:
Obsahuje zoznam typov úloh, ktoré tento workflow obsahuje.
Obsahuje zoznam typov zákaziek, ktoré tento workflow obsahuje.
Každý číselník umožňuje nasledujúce operácie:
Kliknite na tlačidlo Pridať záznam
. Vo vyskočenom dialógu zadajte Kód a Názov. Po potvrdení sa zobrazí detail, v ktorom je možné pridávať stavy a ich nastavenia.
Kliknite na záznam, ktorý chcete upraviť. Vo vyskočenom dialógu môžete zmeniť Kód a Názov.
Kliknite na záznam, ktorý chcete vymazať. Vo vyskočenom dialógu potvrďte vymazanie.
V prípade potreby konzultujte s administrátorom systému.
Číselník rolí pracovných postupov definuje možné role používateľov, ktorí môžu pracovať so stavmi pracovných postupov.
Detail obsahuje dve záložky: Detail a Používatelia.
Táto záložka obsahuje nasledovné povinné polia:
Táto záložka obsahuje nasledujúce informácie o používateľovi:
V záložke Používatelia sú tlačidlá:
Pridať
- toto tlačidlo umožňuje pridať používateľa zo systémuVymazať
- toto tlačidlo umožňuje odstrániť používateľa zo zoznamuPridať záznam
.Uložiť
.Pridať
, aby ste pridali používateľov do tejto role. Zobrazí sa dialógové okno, z ktorého môžete vyberať používateľov zo systému.Uložiť
.Vymazať
vedľa roly, ktorú chcete vymazať.Dodržaním týchto krokov môžete spravovať číselník rolí pracovných postupov.
Dashboard predstavuje centrálny priestor, kde sa zhromažďujú všetky podstatné informácie o tom, ako sa darí vašej firme. V prostredí servisu, kde je rýchly prístup k údajom kľúčový, slúži ako efektívny nástroj na získanie komplexného prehľadu o vašich aktivitách.
V sekcii Klienti môžete spravovať údaje o svojich zákazníkoch, ktorí môžu byť buď fyzické osoby alebo firmy.
Pre každú firmu je možné pridať kontaktnú osobu s údajmi Meno, Priezvisko, Dátum narodenia, Komunikačný jazyk.
Záložka Dokumenty umožňuje nahrávanie a pripojenie súborov (napríklad zmluvy, ponuky a iné dokumenty) ku klientovi.
V rámci servisu je možné všetky evidované úlohy efektívne plánovať v čase, a to prehľadným a transparentným spôsobom. Plánovanie prebieha formou priraďovania úloh pracovníkom zo zoznamu čakajúcich nenaplánovaných úloh, ktoré treba vykonať. Neplánované úlohy môžete priradiť konkrétnym pracovníkom podľa ich aktuálnej kapacity, ktorú je možné prehľadne zobraziť v časovom rozvrhu.
V hornej časti obrazovky sa nachádzajú filtre, ktoré vám umožňujú vybrať pracovníkov podľa príslušnosti:
Na základe týchto filtrov sa zobrazuje rozvrh dostupných pracovníkov.
Ľavá časť obrazovky obsahuje časovú os (timeline) pracovníkov podľa zvolených filtrov (podľa prevádzky, tímu, či pracovnej pozície). Môžete si zvoliť zobrazenie:
Pravá časť obrazovky obsahuje zoznam nenaplánovaných úloh, ktoré čakajú na priradenie.
Postup pre pridelenie úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Plánovanie v hlavnom menu aplikácie.
1. Vyfiltrujte si požadovaných pracovníkov podľa potreby (podľa prevádzky, tímu, či pracovnej pozície).
2. Skontrolujte dostupnú kapacitu (voľné časové sloty) konkrétnych pracovníkov.
3. Kliknite na voľný časový úsek v časovej osi vybraného pracovníka.
4. Zobrazí sa dialógové okno, kde si zo zoznamu nenaplánovaných úloh vyberiete úlohu, ktorú chcete pracovníkovi priradiť.
5. Potvrďte výber a úloha sa automaticky zaeviduje do rozvrhu pracovníka (do evidencie Úlohy).
Každú naplánovanú úlohu je možné dodatočne vymazať. Úloha sa následne vráti medzi nenaplánované úlohy a môžete ju znovu priradiť podľa potreby.
Postup je nasledovný:
Otvorte menu Plánovanie v hlavnom menu aplikácie.
1. V rozvrhu vyhľadajte a kliknite na úlohu, ktorú je potrebné odstrániť.
2. Vo vyskočenom okienku s detailami kliknite na tlačidlo `Odstrániť`.
3. Potvrďte svoju voľbu v dialógovom okne.
4. Úloha sa následne vráti do zoznamu `Nenaplánované úlohy`.
Sekcia Prehľady - Faktúry poskytuje všetky potrebné informácie o faktúrach a ich aktuálnom stave v prehľadnom zozname, na ktorý je možné aplikovať custom filtre.
Základné údaje evidované v prehľade faktúr:
V číselníku Produkty môžete spravovať položky, ktoré sú servisované vo Vašom servise.
Evidencia údajov o produktoch je rozdelená do záložiek:
Záložka Detail obsahuje nasledovné údaje o produktoch:
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o produkte - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
Záložka Dokumenty umožňuje nahrávanie a pripojenie súborov (napríklad príručky, technické špecifikácie, zmluvy, ponuky a iné dokumenty) ku produktu.
Pracovný postup pre vytvorenie nového produktu je nasledovný:
Otvorte menu Produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `+ Pridať produkt`.
2. Zobrazí sa dialógové okno, kde vyplníte povinné údaje o produkte:
- `Typ produktu` - zvoľte typ produktu - hodnota z číselníka Typy produktov
4. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
Po odsúhlasení sa zobrazí detail, kde môžete editovať hodnotu nepovinných údajov, alebo prejsť na ďalšiu záložku k evidencii voliteľných parametrov a dokumentov.
Pracovný postup pre aktualizáciu existujúceho produktu je nasledovný:
Otvorte menu Produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail produktu, ktorý je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`)
2. Zobrazí sa detail s údajmi o produkte. Aktualizujte potrebné údaje.
3. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
Pracovný postup pre vymazanie produktu je nasledovný:
Otvorte menu Produkty v hlavnom menu aplikácie.
1. Označte jeden alebo viaceré produkty, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom produktov.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu produktov:
1. Otvorte evidenciu Produkty v hlavnom hlavnom menu aplikácie a na zoznam produktov môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom produktov.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.
Sekcia Servisná zákazka je kľúčovou súčasťou systému QASIDA Service, v ktorej sa evidujú údaje o servisných zákazkách a vystavujú faktúry.
Evidované údaje sú rozdelené do záložiek:
Záložka Sumár obsahuje praktické základné údaje, ktoré používateľ môže potrebovať rýchlo k dispozícii. Záložka je rozdelená na tieto časti:
Záložka Detail obsahuje detailné údaje o servisnej zákazke. Údaje sú rozdelené do častí:
Klient je súkromná osoba - Zaškrtnutím tohto checkboxu označíte, že ide o osobné údaje. Pokiaľ je klientom firma, fakturačnými údajmi sú firemné údaje. Pokiaľ je klientom osoba, fakturačnými údajmi sú osobné údaje (viď vyššie sekcia Klienti). Tieto údaje sa zároveň automaticky zaevidujú pre daného zákazníka v sekcii Klienti.
Fakturačné údaje sú zhodné s kontaktnou osobou - Zaškrtnutím tohto checkboxu je možné automaticky predplniť fakturačné údaje na základe kontaktnych údajov na rezervácii (v časti Sumár).
Záložka Položky servisu slúži na prehľad o jednotlivých cenách a položkách zákazky. Evidencia zahŕňa nasledovné časti:
Na záložke Servisný výjazd sa evidujú informácie potrebné k výjazdu, predovšetkým adresa.
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o servisnej zákazke - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
Záložka Faktúry zobrazuje všetky faktúry prepojené s danou servisnou zákazkou.
Faktúra sa vystavuje tlačidlom Pridať faktúru v hornej časti okna - pracovný postup je v časti "Správa servisných zákaziek -> Vystavenie faktúry".
Tabuľka s prehľadom súvisiacich faktúr obsahuje tieto údaje:
Záložka Dokumenty slúži na generovanie a evidenciu dokumentov, ako sú servisné zmluvy, servisné výkazy, preberacie protokoly a nahrávanie rôznych ďalších súborov týkajúcich sa servisnej zákazky či produktu.
V hornej časti sa nachádza tlačidlo na vytvorenie dokumentu. Pracovný postup na generovanie je v časti "Správa servisných zákaziek -> Generovanie dokumentov".
Záložka E-mailový log zaznemanáva e-mailovú komunikáciu. Tabuľkový prehľad e-mailov obsahuje údaje:
Pracovný postup pre vytvorenie novej servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `+ Nová zákazka`.
2. Zobrazí sa dialógové okno, kde vyplníte údaje o servisnej zákazke:
`Typ zákazky` - povinný údaj - zvoľte typ zákazky, hodnoty sú z číselníka Typy zákaziek.
`Klient` - nepovinný údaj - vo fulltext vyhľadávacom poli vyhľadajte klienta.
`Servisná zákazka na firmu` - zaškrtnite toto pole, ak ide o firemnú zákazku.
4. Kliknite na tlačidlo `Uložiť`.
Po odsúhlasení sa zobrazí detail, kde môžete editovať hodnotu nepovinných údajov a popis, alebo prejsť na ďalšie záložky.
Pracovný postup pre editáciu servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail servisnej zákazky, ktorý je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`)
2. Zobrazí sa detail s všetkými údajmi o cenníku. Aktualizujte potrebné údaje.
3. Kliknite na `Uložiť`.
Pracovný postup pre vymazanie servisnej zákazky je nasledovný:
Otvorte menu Servisná zákazka v hlavnom menu aplikácie.
1. Označte jednu alebo viaceré servisné zákazky, ktoré je potrebné vymazať
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom servisných zákaziek.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
V detaili servisnej zákazky v hornej časti formulára sa nachádza postupnosť workflow krokov servisnej zákazky.
Aktuálny stav, v ktorom sa servisná zákazka nachádza, je farebne zvýraznený. Do iného stavu je možné servisnú zákazku dať, pokiaľ je prechod medzi týmito stavmi povolený.
Stavy workflow, ich následnosť, súvisiace akcie, farebnú vizualizáciu a všetky nastavenia workflow pre servisné zákazky sa konfigurujú v číselníku Workflow.
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu servisných zákaziek:
1. Otvorte evidenciu Servisné zákazky v hlavnom menu aplikácie. Na zoznam môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom servisných zákaziek.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.
Sekcia Úlohy umožňuje správu jednotlivých úloh spojených so servisnými zákazkami, umožňuje podrobnú evidenciu úkonov v rámci úloh a priebehu v čase.
Na základe údajov je tu možné generovanie servisných zmlúv, servisných výkazov a preberaích protokolov.
Pri vytváraní úlohy sú evidované povinné údaje:
Pre vytvorenú úlohu sa v časti Detail môžu upraviť doplňujúce údaje:
Na základe údajov o prepojenej servisnej zákazke a produkte sa automaticky predpĺňajú do časti Prehľad servisnej zákazky súvsiace údaje o klientovi, produkte či servisnej zákazke:
V pravej časti sa zobrazujú všeobecné základné údaje o úlohe:
Záložka Produkt obsahuje údaje o danom servisovanom produkte:
Na záložke Položky sa definuje zoznam položiek úlohy a k nim príslušné cenníky, a počítajú ceny za jednotlivé položky úlohy. Položky úlohy sa zároveň premietnu na záložke Úkony slúžiacej na evidenciu odpracovaných časov.
V hornej časti sú umiestnené polia:
Po výbere cenníka, položky cenníka a počtu položiek, používateľ údaje uloží kliknutím na tlačidlo + Pridať položku.
Tabuľkový prehľad obsahuje nasledovné údaje:
Pod tabuľkou sa nachádza Sumár s cenami:
Na záložke Ostatné údaje sa nachádzajú Voliteľné parametre - V tejto časti sa zobrazia parametre definované v číselníku Voliteľné údaje, ktoré je možné využiť pre evidovanie ďalších údajov o úlohe - ľubovoľný komentár, poznámky, dátumy, zoznamy, počty, popisy, ktoré môže byť užitočné pre vnútorné potreby firmy.
Záložka Položky a záložka Úkony sú navzájom prepojené. Záložka Úkony slúži na evidenciu odpracovaných časov na položkách úlohy. Táto záložka slúži iba na vykazovanie času a označovanie dokončenosti. Pridávať alebo odoberať úkony je potrebné cez záložku Položky (teda vrátane definovania cenníka a počítania cien).
Tabuľkový prehľad na záložke Úkony obsahuje nasledovné údaje:
Záložka Dokumenty slúži na generovanie a evidenciu dokumentov k úlohe, ako sú servisné zmluvy, servisné výkazy, preberacie protokoly a nahrávanie rôznych ďalších súborov týkajúcich sa danej úlohy.
V hornej časti sa nachádza tlačidlo na vytvorenie dokumentu. Pracovný postup na generovanie je v časti "Spravovanie úloh -> Generovanie dokumentov".
Záložka E-mailový log zaznemanáva e-mailovú komunikáciu. Tabuľkový prehľad e-mailov obsahuje údaje:
V detaili úlohy v hornej časti formulára sa nachádza postupnosť workflow krokov pre úlohy.
Aktuálny stav, v ktorom sa úloha nachádza, je farebne zvýraznený. Do iného stavu je možné úlohu dať, pokiaľ je prechod medzi týmito stavmi povolený.
Stavy workflow, ich následnosť, súvisiace akcie, farebnú vizualizáciu a všetky nastavenia workflow pre úlohy sa konfigurujú v číselníku Workflow.
Postup pri vytváraní novej úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. Kliknite na tlačidlo `+ Vytvoriť úlohu`.
2. Zvoľte `Typ úlohy` z číselníka.
3. Zadajte číslo servisnej zákazky do poľa `Servisná zákazka`.
4. Ak poznáte servisovaný produkt, zadajte do poľa `Existujúci produkt` údaje Výrobca, Model, S/N alebo EAN a vyhľadajte daný produkt.
5. Kliknite na `Uložiť`.
6. Po odsúhlasení sa zobrazí detail úlohy, kde môžete editovať doplňujúce údaje ako Priradený pracovník, Priorita, alebo prejsť na ďalšie záložky.
Postup pri editácii údajov o úlohe je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. Otvorte detail úlohy, ktorú je potrebné aktualizovať (dvojitým kliknutím, alebo zaškrtnutím a kliknutím na tlačidlo `Editovať`).
2. Prejdite na záložku, v rámci ktorej je potrebné aktualizovať údaje - napríklad Detail alebo Produkt.
3. Po úprave údajov kliknite na `Uložiť`.
Pracovný postup pre vymazanie úlohy je nasledovný:
Otvorte menu Úlohy v hlavnom menu aplikácie.
1. V zozname úloh označte jednu alebo viaceré úlohy, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom úloh.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
Záložka Položky a záložka Úkony sú navzájom prepojené.
Na záložke Položky sa definuje zoznam položiek úlohy, aplikujú sa cenníky a počítajú ceny za jednotlivé položky úlohy. Položky úlohy sa zároveň premietnu na záložke Úkony slúžiacej na evidenciu odpracovaných časov.
Záložka Úkony slúži na evidenciu odpracovaných časov na položkách úlohy. Táto záložka slúži iba na vykazovanie času a označovanie dokončenosti. Pridávať alebo odoberať úkony je potrebné cez záložku Položky (teda komplexne, vrátane definovania cenníka a výpočtu cien).
Pracovný postup pre pridanie položky úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke Položky vyberte `Cenník` z vyberača (hodnota z číselníka Cenníky).
2. Vyhľadajte Meno položky a zadajte počet.
3. Potvrďte svoju voľbu kliknutím na tlačidlo `+ Pridať položku`.
Pracovný postup pre vymazanie položky úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke `Položky` vyberte položku, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré sa nachádza vpravu na konci riadku danej položky.
Pracovný postup pre editáciu položky úlohy - teda cien alebo počtu položiek:
A. Ak si želáte aktualizovať počet alebo cenu konkrétnej položky jednotlivo, postupujte nasledovne:
1. Vyhľadajte v tabuľke danú položku a v príslušnom riadku aktualizujte hodnotu `Počet`, alebo `Jednotková cena` (ostatné ceny budú dopočítané automaticky).
2. Po opustení editovaného poľa (napr. kliknutí mimo neho) bude nový údaj zapísaný.
B. Ak si želáte hromadne prepočítať ceny všetkých položiek, postupujte nasledovne:
1. Vvyberte požadovaný `Cenník` z vyberača.
2. Kliknite na tlačidlo `Prepočítať`.
Pracovný postup pre evidenciu úkonov v rámci úlohy je nasledovný:
1. V rámci úlohy na záložke `Úkony` vyhľadajte úkon, ku ktorému je potrebné zaevidovať čas.
2. V stĺpci `Trvanie` zaevidujte odpracovaný čas (v minútach).
3. Ak je úkon dokončený, zaškrtnite hodnotu `Dokončené` v stĺpci `Stav`.
4. Po opustení editovaného poľa (napr. kliknutí mimo neho) bude nový údaj zapísaný.
V detaile úlohy na záložke Dokumenty sa v hornej časti nachádza tlačidlo na generovanie dokumentov:
Pre generovanie dokumentu je potrebné mať pripravenú šablónu, ktorá sa použije pre daný typ dokumentu. Šablóny sa definujú v číselníku Šablóny a číselníku Šablóny e-mailu. Pracovný postup pre vygenerovanie dokumentu je nasledovný:
1. Kliknite na tlačidlo pre generovanie príslušného typu dokumentu.
2. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom je potrebné vyplniť údaje potrebné pre generovanie dokumentu.
3. Zvoľte `Šablónu`.
4. Vyberte `Číselný rad`.
5. Vyplňte `Názov dokumentu`.
6. Vyberte príslušnú úlohu z vyberača `Úlohy`.
7. Zvoľte, či dokument `Poslať na e-mail` a ak áno, vyberte `šablónu e-mailu` a skontrolujte e-mailovú adresu `príjemcu` (predplňuje sa automaticky z kontaktných údajov)
8. Potvrďte vygenerovanie dokumentu kliknutím na tlačidlo `Generovať`.
Pracovný postup na odstránenie dokumentov z úloh je nasledovný:
1. Na záložke Dokumenty vyberte jeden alebo viaceré dokumenty, ktoré je potrebné vymazať.
2. Kliknite na tlačidlo `Vymazať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom dokumentov.
3. Potvrďte svoju voľbu v zobrazenom dialógovom okne.
Pracovný postup pre exportovanie zoznamu úloh:
1. Otvorte evidenciu Úlohy v hlavnom menu aplikácie Rental. Na zoznam môžete aplikovať filter alebo zoradenie podľa potreby.
2. Kliknite na tlačidlo `Exportovať`, ktoré je umiestnené hore nad zoznamom úloh.
3. Exportovaný zoznam sa následne začne sťahovať ako súbor vo formáte .xlsx.
4. Súbor sa uloží na umiestnenie podľa nastavení Vášho internetového prehliadača.