¶ Typy lôžok
¶ Typy izieb
Tento číselník obsahuje základné typy izieb ubytovacieho zariadenia.
Pred samotným naplnením si treba uvedomiť, že každý typ izby nesie informáciu o počte postelí a prísteliek, prípadne iné vybavenie – čím sa izby navzájom odlišujú. Neodporúčame rozdeľovať typy izieb podľa kritérií napr. výhľad, vybavenie (iba ak by sa líšila cena), poschodie, typom postelí manželská/delená a pod.! Naopak optimálnymi kritériami sú počet pevných lôžok a prísteliek, cena za izbu. Tento číselník sa napĺňa po inštalácii systému Horec v spolupráci s pracovníkmi fy. Asseco Solutions, a.s. Počas prevádzky nie je potrebné do tohto číselníka zasahovať s výnimkou situácie, kedy dôjde ku zmene izieb.
Formulár číselníka obsahuje:
- základné tlačidlá na prácu so záznamami. Podrobný popis tlačidiel nájdete tu.
- filter podľa stavov
- tabuľku záznamov typov izieb
¶ Popis parametrov typu izby
Samotný formulár záznamu typ izby pozostáva z viacerých záložiek - základ, texty, kategorizácia, externé systémy.
¶ Záložka Základ
Na tejto záložke sa definujú základné parametre jednotlivých typov izieb.
- Názov - slovne definovaná účtovná položka v jazyku lokalizácie systému, ktorá sa zobrazuje na účte. Maximálna dovolená dĺžka je 30 znakov. Táto položka je povinná pri vytváraní nového záznamu.
- Segment - nemeniteľná položka, prednastavená priamo systémom.
- Kód služby - systémové označenie služby, ktoré pozostáva z prefixu segmentu a poradového čísla v rámci daného segmenu.
- Typ služby - paramenter, ktorý určuje, aké hodnoty a využitie bude zadaná služba zastávať. V tomto prípade je hodnota prednastavená systémom a označuje záznamy, ktoré jednoznačne definujú typ izby a ktoré idú ako služby s cenami z cenových profilov.
- Meniteľná cena - paramater, ktorý povoľuje/zakazuje meniť cenu. V prípade typov izieb je tento parameter prednastavený na povolenú zmenu cena a nie je možné ho zmeniť.
- Typ izby - skratka pre daný typ izby. Táto skratka sa zobrazuje na mape prehľadu izieb, pri objednávkach a príchodoch hostí. Z tohto dôvodu skratky voliť tak, aby na základe tejto skratky bolo možné typy izieb jednoznačne identifikovať. Táto položka je povinná pri vytváraní nového záznamu.
- Postele - počet pevných lôžok na izbe.
- Prístelky - počet prístelok na izbe.
- Interval výmeny uterákov/bielizne - nastavenie výmeny uterákov a bielizne, ktorý sa zohľadňuje pri vytváraní zostáv pre chyžné. Na základe tohto intervalu systém
- Stav služby - parameter môže nadobúdať hodnoty povolený, zakázaný a na vymazanie. Parameter zakázaný a na vymazanie je možné priradiť typu izby iba v prípade, že žiadna izba v systéme nemá priradený daný typ. Parameter Na vymazanie slúži na označenie typu izby, ktorý už sa v systéme nebude viacej používať, ale zároveň ho nie je možné zmazať, pretože referencie na tento typ izby sú zapísané v základných knihách. Parameter Zakazáný slúži na označenie typu izby, ktorý sa dočasne nezobrazuje vo vyberačoch, ale je predpoklad, že typ sa bude opätovne používať.
¶ Záložka Texty
Na tejto záložke je možné zadať názvy jednotlivých typov izieb v AJ, NJ, CS a FR. Tieto názvu sú neskôr využívané pri tvorbe cudzojazyčných výstupov pre hostí.
¶ Záložka Kategorizácie
Na tejto záložke je možné podrobne nastaviť triedenie typov izieb podľa rôznych druhov kategorizácií. Nastavenie napomáha pri vytváraní účtovných prehľadov.
¶ Záložka Externé systémy
Na tejto záložke je možné spárovať záznamy z číselníka typov izieb so záznamami v externom systéme. V prípade typov izieb sa tieto hodnoty ponechávajú prázdne.
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Needitovateľné polia záznamu typu izbu (segment,typ služby a parameter meniteľná cena) systém predplní automaticky. Pre vytvorenie záznamu je ďalej potrebné vyplniť povinné polia záznamu - názov a typ izby. Pri vytváraní nového záznamu je taktiež dôležité korektne vyplniť počet pevných lôžok a počet prístelok, nakoľko po odsúhlasení záznamu už nie je možné tieto dva parametre zmeniť. Ostatné parametre typu izby sú nepovinné a ich doplnenenie alebo zmena je možná aj neskôr.
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú všetky polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka izieb.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava - POZOR! - na existujúcom type izby už nie je možné zmeniť segment, počet lôžok a prístelok. Tieto polička sú neaktívne(zasivené). Ak je potrebné zmeniť skladbu lôžok pre daný typ izby, je nutné vytvoriť nový typ izby! Všetky ostatné parametre je možné ľuboboľne zmeniť, a to vrátane názvu a skratky typu izby.
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že žiadna izba nemá priradený zvolený typ izby a referencie na daný typ izby sa nevyskytujú v základnách knihách systému. Užívateľ je o takejto situácii informovaný varovným hlásením. Na vymazanie záznamu v takomto prípade slúži parameter "Stav služby". Tento parameter je potrebné nastaviť na stav "Na vymazanie". Systém pri mesačnej uzávierke skontroluje všetky typy izieb, ktoré majú nastavený stav "Na vymazanie". Pokiaľ medzičasom boli vymazané refencie zo základných kníh, systém vymaže typ izby bez potreby zásahu užívateľa.
¶ Ubytovacie bloky
Číselník ubytovacích blokov slúži pre zaradenie izieb do jednotlivých ubytovacích blokov (skupín izieb). Toto rozdelenie je vhodné napr. v prípade, že ubytovacie zariadenie pozostáva z viacerých budov. Pre účtovnú evidenciu sa odpovedajúcemu ubytovaciemu bloku môžu priradiť aj pokladne. Číselník ubytovacích blokov je nepovinný číselník a jeho naplnenie je možné aj počas ostrej prevádzky systému.
Formulár číselníka obsahuje:
- základné tlačidlá umožňujúce prácu so záznamami. Podrobný popis tlačidiel nájdete tu.
- tabuľku záznamov ubytovacích blokov
V prípade, že ubytovacie zariadenie využíva tento číselník a je žiadúce sledovať štatistiky tržieb a ubytovania podľa ubytovacích blokov, je možné využiť nasledovné zostavy:
- M59 - Mesačná štatistika obsadenosti podľa blokov v rozsahu dní
- M60 - Sumárny prehľad zapl. položiek podľa ubyt.blokov
¶ Popis parametrov ubytovacieho bloku
Jediným a zároveň povinným parametrom je názov ubytovacieho bloku v jazyku lokalizácie systému. Názvy v ostatných jazykoch sú nepovinné a slúžia iba pre tvorbu cudzojazyčných výstupov.
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť jediné povinné pole záznamu - názov. Následne stačí iba stlačit tlačidlo Súhlas
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka izieb.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Jediné editovateľné pole (názov) je možné meniť kedykoľvek.
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že žiadna izba nemá priradený zvolený ubytovací blok. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením. Po odstránení referencií z číselníka izieb prostredníctvom opravy jednotlivých záznamov izieb, je záznam možné vymazať bez problémov.
¶ Izby
Číselník izieb slúži ako základný číselník pre evidenciu izieb v ubytovacom zariadení. Môže sa začať plniť až po naplnení číselníka typov izieb. Číselník izieb ako aj číselník typov izieb je naplnený po inštalácii systému Horec. Oba číselníky sú naplnené pracovníkmi Asseco Solutions, a.s. v spolupráci s pracovníkmi ubytovacieho zariadenia.
Zoznam izieb je štandardne zoradený zostupne podľa čísla izby zadaného užívateľom. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.
¶ Popis parametrov izby
- Číslo izby - povinný parameter záznamu. Číslo izby môže byť zložené z ľubovolných alfanumerických znakov, s tým, že prvé znaky nemôžu byť písmená "X,Y a Z". Tieto sú vyhradené pre označenie tzv. systémových služieb.
- Typ izby - povinný parameter záznamu - kód typu izby z číselníka typov izieb.
- Názov izby - slovná špecifikácia izby, ktorá sa prevezme z číselníka typov izieb po určení typu izby. Názov je však možné kedykoľvek zmeniť, napr. v prípade, že ubytovacie zariadenie využíva osobitné pomenovanie jednotlivých izieb.
- Poschodie - povinný parameter záznamu. Využíva sa pri generovaní raportky.
- Rajón - povinný parameter záznamu. Využíva sa pri generovaní raportky.
- Telefónne číslo - povinný parameter záznamu, ktorý sa predpľňa z čísla izby
- Režim vykurov. voľnej izby - povinný parameter, ktorý slúži na riadenie systému na
- Postele a prístelky - povinný parameter záznamu, ktorý sa predpĺňa po zvolení typu izby.
- Izba je mimo prevádzky - funkcia, ktorá umožňuje označiť izbu, ako trvale mimo prevádzky. Takto označená izba sa nezapočítáva do štatistík ubytovania. Na mape prehľadu aj v číselníku izieb je označená sivou farbou.
- Trvalé blokovanie telefónov - funkcia, ktorá umožňuje trvale zablokovať telefónne hovory z izby. Funkcia je súčasťou pripravovaného projektu Telephone control na riadenie odpočtu telefónnych hovorov.
- Ubytovací blok - nepovinný parameter, ktorý slúží na zaradenie izieb do skupín, napr. v prípade, že ubytovacie zariadenie pozostáva z viacerých budov.
- Poznámka - doplnková informácia o konkrétnej izbe, ktorá sa zobrazuje aj na mape prehľadu izieb. Slúži na spresnenie popisu izby.
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť všetky povinné polia záznamu. Následne stačí iba stlačit tlačidlo Súhlas. Upozorňujeme, že pokiaľ je naplnený maximálny počet záznamov, systém nedovolí vložiť nový záznam. V prípade, že je potrebné zvýšiť maximálny počet izieb v systéme, kontaktujte pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s. prostredníctvom emailu hrs@assecosol.sk alebo na tel.čísle: 02 - 206 77 113.
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z číselníka izieb.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Výnimkou je pole Typ izby - v prípade, že je izba práve obsadené, toto pole je zasivené (neaktívne). Záznam je možné opraviť až po odchode hostí. Pokiaľ je potrebné zmeniť typ izby na typ s menším počtom lôžok, systém automaticky prekontroluje všetky objednávky. Ak je niektorá z objednávok na väčší počet lôžok, ako má novo zvolený typ izby, systém zmenu nedovolí a upozorní úžívateľa varovnou hláškou. Pri akejkoľvek zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - záznam druh pobytu sa viaže na záznamy v základných knihách, preto jeho vymazanie je možné až po vymazaní údajov zo základných kníh systému. Informáciu o tom, ako dlho sa uchovávajú bázové dáta v základných knihách nájdete v nastaveniech systému. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením. Pokiaľ je potrebné zmazať záznam preto, aby sa "uvoľnilo" miesto pre novú izbu, odporúčame využiť funkciu Oprava záznamu.
¶ Plány poschodí
¶ Telefóny
Číselník telefónov slúži ako podporný čísleník pre sledovanie telefónnych hovorov. Poskytuje možnosť prezerať a modifikovať údaje v číselníku telefónov. Spĺňa funkciu filtra, ktorý prepúšťa len zaevidované linky na ďalšie spracovanie a tiež poskytuje data pre výpočet hovorného. Obsah jednotlivých položiek možno meniť podľa potrieb užívateľa a jeho technického vybavenia.
Tento číselník sa dodáva prázdny. V prípade, že ubytovacie zariadenie využíva odpočet telefńných hovorov a ...
Zoznam telefónnych liniek je štandardne zoradený zostupne podľa čísla telefónu zadaného užívateľom. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.
¶ Popis parametrov telefónnych liniek
- Názov - popisuje danú telefónnu linku. Môže ísť o číslo izby, ale aj o názov pracoviska, kde sa daná linka využíva.
- Číslo telefónnej linky - číslo klapky. Toto číslo je definované priamo v ústredni, pracovníkom ubytovacieho zariadenie tieto údaje poskytne správca telefónej ústredne, príp. firma, ktorá ústredňu dodala.
- Číslo izby - číslo izby. Tento parameter je nepovinný, avšak pokiaľ je potrebné previazanie telefónej linky na izbu, údaj musí byť zadaný.
- Kód služby - parameter, ktorý predstavuje službu, pod ktorou sa uskutočnený telefónny hovor zapíše na účet. Táto služba má nemennú cenu, slúži len na identifikáciu.
- Koeficient násobku paušálnej prirážky - v prípade, že je stanovená v nastaveniach systému paušálna prirážka na uskutočnený hovor, tento koeficient určuje násobok tejto prirážky. Hodnota 0 znamená, že napriek existujúcej prirážke, sa táto pri účtovaní hovorov neuplatní.
- Koeficient násobku primárnej ceny - číslo, ktoré určuje, koľkokrát sa vynásobí cena hovoru pred zápisom na účet hosťa. Bežne je používaná hodnota 2 alebo 3 pre dvoj/trojnásobok ceny hovorného. V niektorých zariadeniach býva zvykom sledovať aj hovory na recepcii alebo prevádzke, vtedy odporúčame koeficient 0, ktorý znuluje cenu, ale informácie o uskutočnenom hovore zostane zachovaná.
Posledné dve nastavenia úzko súvisia so systémovým nastavením odpočtu telefónnych hovorov. Viacej o nastavení nájdete tu.
¶ Práca so záznamami
Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť jediné povinné pole záznamu - číslo telefónnej linky. Následne stačí iba stlačit tlačidlo Súhlas. Vkladanie záznamov prostredníctvom tejto funkcie odporúčame iba v prípade, že je potrebné založiť záznamy, ktoré nie sú viazané na izby. V opačnom prípade, je vhodné použiť synchronizáciu s číselníkom izieb prostredníctvom tlačidla Izby.
Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka izieb.
Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia je možné meniť kedykoľvek. Pri zmene čísla linky alebo čísla izby je potrebné
Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - záznam je možné zmazať kedykoľvek.
Synchronizácia s číselníkom izieb - fukncia, ktorá výrazne zjednodušuje a zrýchľuje naplnenia číselníka. Po stlačení tlačidla Izby systém načíta zoznam telefónnych klapiek priamo z číselníka izieb. Túto funkciu je vhodné využiť pri počiatočnom naplnení číselníka telefónnych liniek. POZOR - linky, ktoré nie sú viazané na izby, je potrebné vložiť do číselníka telefónov ručne.
Označovanie a odznačovanie záznamov slúži na výber záznamov, ktoré budú následne ovplyvnené hromadnými zmenami. Použitie obidvoch tlačidiel Označ a Odznač je rovnaké - po kliknutí ľavým tlačidlom myši sa označí/odznačí zvolený záznam, po kliknutí pravým tlačidlom myši systém ponúkne označenie/odznačenie všetkých záznamov. Označené záznamy sú v tabuľke vyznačené "fajkou" v poslednom stĺpci.
Zmeny v číselníku telefónnych liniek je možné vykonať aj hromadne. Tlačidlo Zmeny je neaktívne, ale iba dovtedy, kým užívateľ neoznačí minimálne jeden záznam. Potom je možné všetky označené záznamy opraviť prostredníctvom jediného formulára. Táto funkcia umožňuje zmeniť kód služby, koeficient násobku paušálnej prirážky a koeficient násobku primárnej ceny.
¶ Stav izby
Funkcia umožňuje meniť aktuálny stav izieb a priradiť zvolenej izbe príznak. Zvolený stav izby môže slúžiť na možné špeciálne označenie izieb a tak napr. zabrániť ich obsadzovaniu. Po vyvolaní funkcie sa otvorí formulár, ktorá obsahuje:
- tlačidlá na prácu so záznamami
- tabuľku záznamov jednotlivých izieb
Izbám je možné nastaviť nasledovné stavy:
- voľná
Zrušenie stavov špeciálne rezervovaná a porucha.
- špeciálne rezervovaná
Označenie izby ako špeciálne rezervovanej. Na mape prehľadu izieb je takáto izba vyznačená ružovým pásikom, navyše sa táto informácia sa zobrazuje ako varovanie pri objednávke alebo príchode na danú izbu. Pokiaľ nie je potrebné, aby izba mala takýto stav,
- porucha
označenie izby v stave poruchy. Na mape prehľadu izieb je takáto izba vyznačená modrým pásikom, navyše sa táto informácia zobrazuje ako varovanie pri objednávke alebo príchode na danú izbu. Záznam v tabuľke je označený ako SR Pokiaľ nie je potrebné, aby izba mala takýto stav, tlačidlo Voľná tento stav zruší.
 |
??? |
 |
označenie izby ako špeciálne rezervovanej. Na mape prehľadu izieb je takáto izba vyznačená ružovým pásikom, navyše sa táto informácia sa zobrazuje ako varovanie pri objednávke alebo príchode na danú izbu. |
 |
označenie izby v stave poruchy. Na mape prehľadu izieb je takáto izba vyznačená modrým pásikom, navyše sa táto informácia zobrazuje ako varovanie pri objednávke alebo príchode na danú izbu. |
 |
označenie izby ako neupratanej. Izba nie je špeciálne vyznačená na mape prehľadu izieb , ale informácia sa zobrazuje ako varovanie pri realizácii príchodu hosťa na danú izbu. Zmeniť stav izby na "uprataná" je možné prostredníctvom tohto formulára, mapy prehľadu alebo prostredníctvom funkcie Nastavenie stavu izby v menu Hostia -> Izby. |
 |
označenie izby ako upratanej. Izba nie je špeciálne vyznačená na mape prehľadu izieb a pri realizácii príchod alebo objednávky hostí sa nezobrazuje žiadna informácia. Zmeniť stav izby na "neuprataná" je možné prostredníctvom tohto formulára, mapy prehľadu alebo prostredníctvom funkcie Nastavenie stavu izby v menu Hostia -> Izby. |
¶ Alokácie
Tento číselník slúži na evidenciu kapacity alokovanej napr. cestovným kanceláriám, internetovým portálom, rôznym skupinám hostí apod. Jednotlivým alokáciám je možné určiť maximálnu kapacitu až na úrovni typov izieb. Alokácie je možné vytvárať podľa rôznych kritérií, ktoré budú následne sledované pri objednávkach a príchodoch.
Pri práci s alokáciami výrazne napomáhajú nasledovné funkcie:
- sumár alokácií - sumárny prehľad aktuálne platných alokácií, ktorý zobrazuje v reálnom čase aj zostávajúci počet dostupných izieb v jednotlivých alokáciách.
- upravený sumár izieb - do sumára voľných izieb bol doplnený riadok Alokácie
- vyhľadávanie podľa alokácií na mape prehľadu
- kontroly objednávok a príchodov
- kontrola nezlučiteľnosti hostí
- upravené vyberače dostupných izieb pre sólo objednávky a príchody
- upravený vyberače dostupných izieb pre skupinu
V súvislosti s týmto číselníkom si dovoľujeme upozorniť aj na nastavenia systému - Alokované kapacity dostupné pre objednávky/pobytu nespadajúce do alokácie a Nepočítať nepotvrdené objednávky mimo alokácie do obsadených izieb, ktoré významne ovplyvňujú správanie systému pri využívaní alokacií.
¶ Popis polí alokácie
¶ záložka Základ
Na tejto záložke je možné definovať základné parametre alokácie.
- Typ alokácie - určenie typu alokácie. Tento parameter určuje, ktoré pole bude kontrolované na objednávke alebo pobyte. Po zvolení typu alokácie sa predplní previazaný vyberač hodnotami z príslušného číselníka. Typ alokácie je dôležitý parameter sledovaný pri vytváraní nových alokácií, ktorých platnosti sa prekrývajú. Systém Horec umožňuje vytvoriť pre totožné intervaly len alokácie rovnakého typu (napr. pre rôzne Firmy). Pre typ alokácie je možné zvoliť z nasledovných hodnôt:
- Firma
- Kategória hosťa
- Marketingová kategória
- Alternatíva - priradenej alternatívnej kategórie/firmy alokácii. Pokiaľ je táto voľba nastavená, výrazne ovplyvňuje správanie systému pri kontrole objednávok/pobytov. Objednávky/pobyty s nastavenou alternatívnou kategóriou/firmou môžu byť zaevidované aj na typy izieb, ktoré nepatria alokácii (priraďovanie typov izieb alokáciám je popísane v texte nižšie). Sleduje sa len celkový počet izieb v danej alokácii. Pokiaľ je ešte dostupná kapacita, je možné priradiť takejto objednávke/pobytu ľubovolnú izbu z nealokovaných kapacít.
- Dátum od - kalendárny deň začiatku platnosti alokácie. V tento deň sa prvýkrát uplatní alokácia.
- Dátum do - kalendárny deň konca platnosti alokácie. Tento deň určuje koniec platnosti alokácie, tzn. že v tomto dátume sa už alokácia neuplatní.
Príklad 1: Ak má alokácia platiť celý mesiac, potom je nutné zadať rozsah dátumov od 01.09.2013 do 1.10.2013. Takto sa alokácia kapacít uplatí aj pre objednávky/pobytu v termíne 30.09 - 01.10.2013.
Príklad 2: Alokácie s rovnakými hodnotami a typom sa nesmú prekrývať, ale môžu na seba nadväzovať. Ak je potrebné pokryť dlhší interval totožnými alokáciami, ktoré sa však budú líšiť v počtoch izieb, potom je možné vytvoriť alokácie nasledovne. Alokácia1 - dátum od 01.08.2013 do 01.09.2013, Alokácia2 - dátum od 01.09.2013 do 01.10.2013. V termíne od 01.08. až do 01.10. budú alokáciami pokryté všetky dni.
- Časový posun - počet dní posunu začiatku platnosti alokácie voči aktuálnemu kalendárnemu dňu. Predvolená hodnota pri vytváraní nového záznamu je 0. Napr. posun 7, znamená, že alokácia je platná až týžden od aktuálneho dňa. Objednávky/pobyty pred týmto posunom nebudú alokácii podliehať.
- Povolená - príznak povoleného záznamu. Pri vytváraní nového záznamu je predvolená hodnota - ÁNO.
¶ záložka Typy izieb
Na tejto záložke sa zaraďujú do alokácie jednotlivé typy izieb. Po stlačení tlačidla Ins Nový systém otvorí jednoduchý formulár na zvolenie typu izby a zadanie požadovaného počtu izieb daného typu v alokácii.
Typ izby je potrebné zvoliť z vyberača typov, ktorý je dostupný po stlačení tlačidla vyberače 
v poli Typ izby. Vo vyberači typu izieb sú zobrazené všetky typy izieb a počty izieb daného typu.
V prípade neaktívneho nastavenia Alokované kapacity dostupné pre objednávky/pobytu nespadajúce do alokácie je počet izieb kontrolovaný a to tak, že systém umožní zadať do alokácie maximálne počet izieb, ktorý sa rovná celkovej kapacite hotela (vrátane izieb mimo prevádzky). Zároveň je pri jednotlivých typoch zobrazená aj informácia o dostupnom počte izieb, ktorý je ešte možné alokovať.
Samotný počet izieb pre alokáciu sa nastavuje v poli Počet. Číslo je možné zadať manuálne alebo šípkami.
¶ Práca so záznamami
- Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polie záznamu - tieto sú po novom označené hviezdičkou pre ľahšiu orientáciu. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas. Pri vytváraní záznamu existuje niekoľko kontrolných mechanizmov. Systém Horec kontroluje Typ alokácie - nie je možné, aby boli v rovnakom čase platné dve alokácie rôzneho typu. Ďalej je kontrolovaný aj Dátum platnosti od - do, dve rovnaké alokácie (napr. pre rovnakú kategóriu hosťa) sa nesmú prekrývať. Systém Horec takisto kontroluje aj počet izieb, ktoré sa jednotlivým alokáciám priraďujú.
- Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šipiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára.
- Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Názov je možné meniť kedykoľvek.
- Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať.
- Nastavovanie poradia zobrazenia vo vyberači na pokladni je možné pomocou tlačidiel Pos.hore a Pos.dole. Po označení záznamu a stlačení príslušného tlačidla sa chod posúva v zozname požadovaným smerom.