¶ Odchod
Vykonanie odchodu hostí v systéme Horec je možné viacerými cestami. Výber spôsobu vyvolania odchodu záleží len na obsluhe, všetky spôsoby sú rovnocenné a majú totožné správanie. Rozdielom je len spôsob voľby hostí, ktorí budú odchádzať.
Pre uľahčenie roboty práce najmä so skupinami sú dostupné aj funkcie pre vykonanie odchodu skupín. Tieto funkcie umožňujú pracovať s celou skupinou naraz, čo výrazne urýchľuje samotnú realizáciu odchodu a znižuje riziko omylu, ktoré by mohlo vzniknúť pri manuálnom dohľadávaní hostí zo skupín.
Počas realizácie odchodu systém Horec zároveň kontroluje, či majú všetci odchádzajúci hostia vyrovnané účty. Ak niektorý z hostí nemá ešte vyplatený svoj účet, potom systém Horec počas odchodu umožňuje aj vyplatenie účtu. Výhodou je, že obsluha nemusí prerušiť odchodovanie. Po vyplatení účtu systém Horec ďalej pokračuje v realizovaní odchodu. Táto kontrola zároveň zabezpečuje, že hosť odíde bez platenia účtu.
Funkcie a skratky, ktoré umožňujú vykonanie odchodu:
-
Odchod všetkých hostí - dostupný cez menu Hostia -> Odchod. Umožňuje vykonať odchod ľubovolného hosťa.
-
Odchod sólo hostí - dostupný cez menu Hostia -> Odchod. Umožňuje vykonať odchod sólo hostí.
-
Odchod hostí zo skupín - dostupný cez menu Hostia -> Odchod. Umožňuje vykonať odchod hosťa zo skupiny. Ide o rovnakú funkciu ako Odchod hosťa zo skupiny, ktorá je dostupná cez menu Skupiny - > Odchod
-
klávesovou skratkou Ctrl+D - táto skratka vyvolá funkciu Odchod všetkých hostí
-
cez ikonu - táto ikona vyvolá funkciu Odchod všetkých hostí
-
cez mapu prehľadu po kliknutí na element sólo pobytu pravým tlačidlom je možné z popup menu zvoliť Odchod hostí - vyvolá odchod všetkých ubytovaných hostí na izbe
-
Odchod skupiny - dostupný cez menu Skupiny - > Odchod. Umožňuje vykonať odchod celej ubytovanej skupiny.
-
Odchod hosťa zo skupiny - dostupný cez menu Skupiny - > Odchod. Umožňuje vykonať odchod hosťa zo skupiny. Ide o rovnakú funkciu ako Odchod hostí zo skupín, ktorá je dostupná cez menu Hostia - > Odchod
-
klávesovou skratkou Shift+Ctrl+D - táto skratka vyvolá funkciu Odchod skupiny
-
cez ikonu - táto ikona vyvolá funkciu Odchod skupiny
-
cez mapu prehľadu po kliknutí na element skupinového pobytu pravým tlačidlom je možné z popup menu zvoliť Odchod skupiny hostí, ktorý vyvolá odchod všetkých hostí zo skupiny. Takisto je možné využiť aj Odchod hostí, ktorý vyvolá len odchod hostí na označenej izbe.
¶ Výber hostí pre odchod
V závislosti od funkcie, ktorá vyvolá odchod sa zobrazí zoznam hostí pre odchod. Zobrazené zoznamy a spôsob výberu hostí pre odchod je možné rozdeliť do dvoch základných skupín, ktoré sú detailne popísané nižšie. Základným rozdielom je, že pri odchode hostí vyvolanom cez väčšinu funkcií cez menu obsluha vyberá zo zobrazeného zoznamu tých hostí, ktorí odchadzajú. Naopak pri odchode vyvolanom cez mapu prehľadu alebo funkciu Odchod skupiny je predvolené vykonanie odchodu všetkých hostí, obsluha zo zobrazeného zoznamu vyberá tých hostí, ktorí neodchádzajú.
Upozorňujeme: Ak hostia nemajú vyrovnané účty, potom systém Horec vyhotoví jeden spoločný účet pre všetkých zvolených hostí. Pred vykonaním takýchto hromadných odchodov odporúčame, aby obsluha odkomunikovala s hosťami, či im jeden účet vyhovuje. Pokiaľ nie, potom je vhodné odchodovať naraz len tých hostí, ktorí môžu byť zúčtovaní spoločne, prípadne vykonať zúčtovanie ešte pred samotným odchodom.
¶ Odchod hostí vyvolaný cez menu
Ide o tieto funkcie, príp. skratky a ikony:
-
Odchod všetkých hostí - dostupný cez menu Hostia -> Odchod
-
Odchod sólo hostí - dostupný cez menu Hostia -> Odchod
-
Odchod hostí zo skupín - dostupný cez menu Hostia -> Odchod. Ide o rovnakú funkciu ako Odchod hosťa zo skupiny, ktorá je dostupná cez menu Skupiny - > Odchod
-
klávesovou skratkou Ctrl+D - táto skratka vyvolá funkciu Odchod všetkých hostí
-
cez ikonu - táto ikona vyvolá funkciu Odchod všetkých hostí
-
Odchod hosťa zo skupiny - dostupný cez menu Skupiny - > Odchod. Ide o rovnakú funkciu ako Odchod hostí zo skupín, ktorá je dostupná cez menu Hostia - > Odchod
Po vyvolaní odchodu systém Horec zobrazí zoznam hostí - tento zoznam môže obsahovať sólo hostí, skupinových hostí atď v závislosti od toho, ktorú funkciu odchodu obsluha zvolila. Z týchto zoznamov je možné vyberať jednotlivých hostí - to znamená, že obsluha musí osobitne označiť každého jedného hosťa, ktorý odchádza. Pri výbere hostí vôbec nezáleží na tom, na akých izbách sú ubytovaní, či ide o sólo alebo skupinových hostí. Z tohto dôvodu odporúčame takýto spôsob odchodu využiť v prípade, keď je potrebné naraz vykonať odchod hostí z rôznych izieb.
Postup výberu hostí pre odchod zo zoznamu je jednoduchý:
- Pre vykonanie odchodu jedného konkrétneho hosťa stačí tohto hosťa označiť tlačidlom Ins v zozname a následne stlačiť tlačidlo Výber.
- Pre vykonanie odchodu viacerých hostí naraz je potrebné označiť jednotlivých hostí. Na označenie je možné využiť tlačidlo Ins. Zvolený hosť má v poslednom stĺpci príznak fajky. Na zrušenie označenia slúži tlačidlo Del. Po označení všetkých hostí, u ktorých sa bude realizovať odchod je potrebné stlačiť tlačidlo Výber.
- Zo zoznamu je možné vykonať aj odchod všetkých hostí z jednej izby. Pokiaľ nie je označený žiadny hosť (nemá príznak fajky v poslednom stĺpci), potom dvojklik na ľubovolného hosťa alebo stlačenie tlačidla Výber vyvolá odchod všetkých hostí, ktorí bývajú na rovnakej izbe ako zvolený hosť.
Po označení a výbere hostí pre odchod systém Horec skontroluje účty hostí. Ak majú hostia účty vyrovnané, potom nasleduje realizácia odchodu. Ak nemajú hostia vyrovnané účty, potom Horec vykoná ešte zúčtovanie hostí.
Obsluha vie rozlíšiť, či bude nasledovať zúčtovanie alebo odchod podľa zobrazenia zoznamu zvolených hostí. Toto zobrazenie sa líši v závislosti od toho, či majú hostia vyrovnané účty. Ak majú, potom je zobrazený formulár Výber a potvrdenie odchádzajúcich hostí a systém pokračuje rovno realizáciou odchodu.
Ak ľubovolný hosť nemá vyrovnaný účet, potom je zobrazený formulár Výber vlastníka účtu a hostí pre odchod a systém pokračuje zúčtovaním hostí. Výnimkou je situácia, kedy odchádza práve jeden hosť, ktorý nemá vyrovnaný účet. V tomto prípade systém Horec nezobrazuje žiadny zoznam pre určenie vlastníka účtu, ale rovno zobrazí účet hosťa.
Po potvrdení výberu hostí systém Horec porovná plánovaný a reálny dátum odchodu a v prípade, že sa nezhodujú, je pracovník recepcie informovaný o predčasnom odchode týchto hostí.
¶ Odchod hostí vyvolaný cez mapu
Ide o tieto funkcie, príp. skratky alebo ikony:
-
na mape prehľadu po kliknutí na element sólo pobytu pravým tlačidlom je možné z popup menu zvoliť Odchod hostí
-
Odchod skupiny - dostupný cez menu Skupiny - > Odchod
-
klávesová skratka Shift+Ctrl+D - táto skratka vyvolá funkciu Odchod skupiny
-
ikona - táto ikona vyvolá funkciu Odchod skupiny
-
na mape prehľadu po kliknutí na element skupinového pobytu pravým tlačidlom je možné z popup menu zvoliť Odchod skupiny hostí, ktorý vyvolá odchod všetkých hostí zo skupiny. Takisto je možné využiť aj Odchod hostí, ktorý vyvolá len odchod hostí na označenej izbe.
Po vyvolaní odchodu systém Horec zobrazí zoznam všetkých hostí z izby/skupiny (zoznamy sú na obrázkoch nižšie). Platí, že systém Horec bude realizovať odchod všetkých hostí, ktorí sú zobrazení v zozname. Preto, ak niektorí hostia zobrazení v zozname neodchádzajú, je potrebné týchto hostí označiť a zo zoznamu vymazať. Vymazanie hostí zo zoznamu je možné pred zúčtovaním hostí alebo pred vykonaním odchodu.
Zobrazenie zoznamu hostí sa líši v závislosti od toho, či majú hostia vyrovnané účty. Ak majú, potom je zobrazený formulár Výber a potvrdenie odchádzajúcich hostí a systém pokračuje rovno realizáciou odchodu.
Ak ľubovolný hosť nemá vyrovnaný účet, potom je zobrazený formulár Výber vlastníka účtu a hostí pre odchod a systém pokračuje zúčtovaním hostí. Výnimkou je situácia, kedy odchádza práve jeden hosť, ktorý nemá vyrovnaný účet. V tomto prípade systém Horec nezobrazuje žiadny zoznam pre určenie vlastníka účtu, ale rovno zobrazí účet hosťa.
Po potvrdení výberu hostí systém Horec porovná plánovaný a reálny dátum odchodu a v prípade, že sa nezhodujú, je pracovník recepcie informovaný o predčasnom odchode týchto hostí.
¶ Zúčtovanie hostí
Pri vykonávaní odchodu systém Horec kontroluje stav účtov jednotlivých hostí. Pokiaľ sú na účte nevyplatené položky systém Horec automaticky ponúkne vystavenie záverečného účtu. Tento záverečný účet je vždy spoločný pre všetkých hostí, ktorí boli vybraní pre odchod.
Pred samotným vystavením účtu systém Horec zobrazí formulár Výber vlastníka účtu a hostí pre odchod. V tomto formulári môže obsluha zvoliť vlastníka účtu a takisto môže vymazať hostí. Vymazaní hostia nebudú zahrnutí do záverečného zúčtovania a takisto nebudú odchodovaní. Na prácu s formulárom slúžia nasledovné tlačidlá:
- Ins Vlastník - tlačidlo slúži na označenie vlastníka účtu. Vlastník účtu má v poslednom stĺpci príznak fajky. Platí, že vlastník účtu môže byť len jeden. Predvolené je, že vlastník je vždy prvý hosť v zozname.
- Del Vymazať - tlačidlo slúži na odstránenie hosťa zo zoznamu. Vymazaný hosť nebude súčasťou záverečného zúčtovania a zároveň nebude zodchodovaný. Odchod takéhoto hosťa je potrebné nanovo vyvolať.
Po kontrole vlastníka a hostí obsluha vyvolá vystavenie účtu stlačením tlačidla Súhlas. Systém Horec prepočíta nevyplatené položky hostí a zobrazí záverečný účet. Podrobný popis práce s účtom je na tejto stránke.
V prípade, že odchádza práve jeden hosť, ktorý nemá vyrovnaný účet, systém Horec nezobrazuje žiadny zoznam hostí pre určenie vlastníka účtu, ale rovno zobrazí účet hosťa.
¶ Zmrazenie účtu hostí
Pri zúčtovaní hostí môže nastať situácia, že z nejakého dôvodu nie je možné zaevidovať platbu záverečného účtu. V tomto prípade by nebolo možné vykonať odchod hostí, preto systém Horec ponúka možnosť presunutia účtu medzi tzv. zmrazené účty. Viacej informácií o zmrazených účtoch sa nachádza na tejto stránke.
Pokiaľ hostia označení pre odchod majú všetky účty vyplatené, systém Horec medzikrok zúčtovania nevykoná a postupuje rovno ku realizácii odchodu.
¶ Realizácia odchodu
Vykonanie odchodu hostí musí ešte obsluha odsúhlasiť vo formulári Výber a potvrdenie odchádzajúcich hostí. V prípade, že sa pred odchodom nebolo vykonané automatické vystavenie záverečného účtu, tento zoznam obsahuje všetkých hostí izby, skupiny prípadne všetkých, ktorých vybrala obsluha cez ľubovolný zoznam hostí. Ak bolo zúčtovanie vyvolané priamo funkciou odchodu, potom tento zoznam obsahuje iba tých hostí, ktorí boli zaradení do záverečného účtovania.
V tomto formulári je naposledy možné označiť a zmazať hostí, ktorí neodchádzajú. Na prácu s formulárom slúžia nasledovné tlačidlá:
- Všeci - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu všetkých hostí v zozname. Po jeho stlačení systém vykoná odchod všetkých hostí zobrazených v zozname naraz.
- Jeden - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu iba jedného označeného hosťa zo zoznamu. Pri odchode jedného hosťa sa otvorí neaktívny formulár pobytu daného hosťa. Po odsúhlasení je tento hosť zodchodovaný. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po vykonaní odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí zoznam hostí pre odchod.
- Neodchádza - tlačidlo slúži na označenie hosťa, ktorý neodchádza. Pri zrušení odchodu daného hosťa systém otvorí neaktívny informačný formulár tohto hosťa. Po odsúhlasení je jeho odchod zrušený. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po zrušení odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí zoznam hostí pre odchod.
Cez tlačidlo Výpis je možné vytvoriť a následne vytlačiť Zoznam odchádzajúcich hostí.