¶ Odoslaná pošta
¶ Nahrávanie odosielanej pošty
Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte v menu voľbu Pošta -> Odoslaná Pošta.
Použitím ikony Pridať alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.
Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky.
Farbu povinných polí položiek si vyberiete sami a nastavíte v Spoločných nastaveniach programu - Farebné označovanie.
V prípade odoslanej pošty pre Firmu, je možné doplniť osobu ktorej sa pošta zasiela v rámci firmy. Túto osobu je možné vybrať z vyberača alebo vpísať ručne, ale táto osoba nebude doplnená do číselníka osôb.
Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať.
¶ Odberateľská faktúra
Pre nahrávanie odberateľských faktúr do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - Odberateľská faktúra. Použitím akcie Pridať alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odberateľskej faktúry.
Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím akcie Zapísať.
Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať odberateľské faktúry priamo do modulu Fakturácia -> Odberateľská faktúra, odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu Pošta.
Väzbu pre export odberateľských faktúr (aj zálohových) z logistiky do pošty musíte mať nastavenú v parametroch programu pre logistiku a poštu.
Postup nájdete v pracovnom postupe Ako prepojiť poštu s faktúrami.
Export do Pošty vykonáte prostredníctvom akcie RSD-Pošta v module Fakturácia nad oknom Odberateľskych faktúr. Zobrazí sa okno s informáciou o výsledku spracovania, napríklad:
Vo voľbe Odoslaná pošta - Odberateľská faktúra - kliknutím na akciu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.
Priložená dokumentácia ku exportovanej faktúre v záložke "E-dokumenty" sa prenesie spolu s faktúrou. Po načítaní v Pošte si ich môžete použitím akcie Zobraziť dokument zobraziť.
Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum. Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.
¶ Faktúry odoslané elektronicky
Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky - Spôsob zaslania = elektronicky, sa budú evidovať v odberateľských faktúrach, ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok, (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.
¶ Odberateľská zálohová faktúra
Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - odberateľská zálohová faktúra. Použitím akcie Pridať alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis.
Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať odberateľské zálohové faktúry priamo do modulu SOF - Fakturácia - odberateľské zálohové faktúry, odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu Pošta.
Postup aj nastavenia sú identické ako pri ostrých faktúrach.
V module Pošta je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým "povinné polia", ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu.
Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.
¶ Hromadná úprava odberateľských faktúr
Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF Odberateľské faktúry, tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu Hromadná úprava, kde hromadne doplníte "spôsob zaslania" a "typ poštovej zásielky", teda či je zásielka doporučená alebo obyčajná.
Upozornenie - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je: Typ zásielky, Cenník pošty a Zaslalo oddelenie, ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.
Spôsob zaslania = Nemeniť znamená, že zápis spôsobu odoslania pri zmene iných vlastností dokumentu zostane zachovaný, čo je dôležité ak posielate poštu aj elektronicky.
Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do "Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.
¶ E - dokumenty
Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.
Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku Pošta - E-dokumenty.
¶ Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)
Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) musíte byť v režime Pošta spolu.
Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len časť odoslanej pošty - vyberá sa podľa typov zásielky. V súčasnosti sú podporované nasledovné typy zásielok - musia byť správne zadefinované v číselníku Typy zásielok:
- A - doporučený list
- P - poistený list
- U - úradná zásielka
- B - balík
- E - expres zásielka
- O - poštový poukaz
- N - bežná zásielka
Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) postupujte tak, že kurzorom označíte odosielané zásielky. Je potrebné označiť zásielky rovnakého druhu, pretože poštový podací hárok sa vygeneruje vždy pre označené záznamy. V prípade, že označíte zásielky rôznych druhov, program Vás na to upozorní oznamom a nedovolí PPH vygenerovať.
Ak ste označili zásielky rovnakého druhu, kliknite na akciu Vytvor podacie hárky - podací hárok sa vytvorí a hneď sa aj zobrazí na obrazovke. V podacom hárku je už predznačený druh zásielky - podľa obr.:
Pri označovaní odoslanej pošty a vytváraní "PPH" treba označiť poštové zásielky zo dňa, ktorý práve spracúvate. Ak by sa v odoslanej pošte nachádzala odoslaná pošta v stave "zaevidovaný" , doplnila by sa pri neoznačovaní záznamov z konkrétneho dňa do vytváraného PPH a po vytvorení "PPH" by sa zobrazili ako položky s nesprávnym dátumom.
- Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
- Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.
Typy úhrad PPH:
- v hotovosti
- poštovými známkami
- prevodom z účtu
- výplatným strojom
- úverom poštovného
Rozdielnym výberom Spôsobu úhrady Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce.
Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce:
- Podacie číslo
- Meno priezvisko/ Názov organizácia
- Ulica /obec a číslo
- PSČ a pošta
- Trieda
Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce:
- Podacie číslo
- Meno priezvisko/ Názov organizácia
- Ulica /obec a číslo
- PSČ a pošta
- Trieda
- Hmotnosť
- Dobierka
- Poistenie
- Výplatné
- Trieda
- Doplnkové služby
- Poznámka
Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.
Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási: Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?
Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF formáte, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.
Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku.