¶ Workflow v systéme SPIN resp. QASIDA ERP
Upozornenie: Funkčnosť je samostatne licencovaná. Nie je súčasťou štandardného modulu SPIN2 alebo QASIDA. Pre jej nastavenie kontaktujte konzultanta.
Workflow je funkčnosť, ktorá umožňuje nastaviť schvaľovanie dokladov a vykonávať jednotlivé kroky schvaľovania podľa vopred pripravených scenárov.
Dôležitou súčasťou schvaľovania dokladov je nastavovanie a správa týchto nastavení - tieto činnosti môžu vykonávať len používatelia s pridelenou rolou Administrátor Workflow.
Súčasťou sú nasledovné voľby (okná):
- Scenár - voľba je prístupná len Administrátorom Workflow
- Rola - voľba je prístupná len Administrátorom Workflow
- Nastavenia - voľba je prístupná len Administrátorom Workflow
- Aktívne doklady - voľba je prístupná len Administrátorom Workflow
- Moje úlohy - voľba je prístupná všetkým používateľom - je to základné okno, v rámci ktorého používatelia schvaľujú doklady podľa postupov nastavených administrátorom.
¶ Postup pre Administrátora Workflow
Kto je administrátorom Workflow?
Každý používateľ, ktorý ma pridelenú databázovú rolu DL_ADMIN vidí všetky voľby prístupné pre Administrátora Workflow. Tento potom ďalších administrátorov môže pridávať vo voľbe Workflow - Rola.
Pre konzultantov:
Konkrétne príklady nastavenia Workflow pre inšpiráciu sa nachádzajú v internej wiki.
¶ Nastavenie a definícia parametrov Workflow
Ak je na databáze sprístupnená možnosť práce s Workflow, je možné zadefinovať potrebné parametre a nastavenia pre spustenie Workflow nad vybranými druhmi dokladov.
Administrátor vykoná :
- Definíciu parametrov,
- vytvorenie scenárov a
- priradenie rolí jednotlivým používateľom.
Job pre dávkovú notifikáciu je zapracovaný v skripte wfl_job.sql
¶ Postup pre bežného používateľa Workflow
Popis zaradenia dokladu do procesu schvaľovania, pridanie informácii o workflow do príslušných evidencií, schválenie dokladu...
¶ Workflow nad evidenciami
Ak je pre doklady v príslušnej evidencii sprístupnená možnosť zaraďovania dokladov do Workflow a ich následného schvaľovania, nachádza sa v menu akcia Workflow.
Nad jedným dokladom je možné spustiť iba jeden scénár workflow.
Akcia Workflow umožňuje používateľovi zaradenie dokladu do vybraného scenára pre schvaľovanie dokladov. Zvolením akcie, výberom scenára a následným potvrdením, sa aktivuje vybraný scenár.
Tip: Pokiaľ chce používateľ odoslať do emailu schvaľovateľovi k nahliadnutiu aj príslušné tlačivo, je potrebné doplniť kód evidencie do spoločného setupu
Typy EP, pre ktoré sa má vytvoriť e-dokument pri spustení scenára (DL_WORKFLOW_TYP_EP_PDF).
Konkrétne kroky schvaľovania potom zodpovední používatelia vykonávajú v okne Moje úlohy.
Zaradenie dokladu do Scenára môžete zautomatizovať, ak pre vybraný scenár použijete možnosť jeho spustenia ako Inicializačný - viď. článok Workflow - Scenár.
¶ Workflow nad evidenciami - možnosť pridať informácie vo forme pridaných stĺpcov
Pre prehľadnosť je možné ku každej evidencii zaradenej do Workflow pridať, akciou Stĺpce, niekoľko údajov, ktoré informujú o stave dokladu:
- WFL Stav - informácia o stave dokladu vo Workflow
- WFL Dátum poslednej zmeny
- WFL Krok scenára
- WFL Názov scenára
- WFL Kód scenára
¶ Workflow nad evidenciami - pohľad na stav schvaľovania konkrétneho dokladu
Každý používateľ, ktorý pracuje s niektorým dokladom, ktorý je zaradený na schvaľovanie, si môže prezrieť stav schvaľovania takéhoto dokladu.
Stav uvidíte :
- po kliknutí pravým klikom na niektorú hodnotu dokladu - napr. číslo žiadanky - ako prvá voľba je ponúknutá možnosť prechodu do evidencie Workflow - aktívny scenár,
- alebo priamo z menu Workflow / Aktívne doklady,
- alebo kliknutím v ľavej lište na menu Workflow.
V okne Aktívne doklady potom vidíte konkrétnu informáciu o tom, v ktorom kroku scenára sa práve doklad nachádza a aj zoznam všetkých používateľov, ktorí musia daný krok scenára vykonať.
