¶ Číselníky
¶ Číselník Firmy - nastavenia a používanie
Číselník Firmy umožňuje viesť zoznam firiem, s ktorými organizácia prichádza do styku v rámci vykonávania svojich aktivít. Nachádzajú sa tu informácie o odberateľoch, dodávateľoch a rovnako i o vlastnej organizácii. Každá firma, ku ktorej budú v systéme iSPIN evidované akékoľvek doklady, musí byť v číselníku evidovaná.
¶ Založenie nového dodávateľa/odberateľa
Postup založenia nového dodávateľa/odberateľa:
• Kliknite na voľbu Čiselníky => Číselníky => Firmy
• V záložke Zoznam firiem je pomocou filtra potrebné zistiť, či sa daná firma už v zozname firiem nachádza
Môžu nastať dva prípady:
• Firma ešte nie je zaevidovaná v číselníku firiem, je potrebné ju do číselníka pridať
• Firma sa v zozname firiem nachádza, je potrebné aktivovať danú firmu ako odberateľa, resp. dodávateľa. Firma môže byť súčasne zaznamenaná ako odberateľ i dodávateľ
Novú firmu pridáte voľbou Nový, čím sa otvorí okno pre vyplnenie údajov o novej firme:
Zobrazí sa formulár s nasledovnými údajmi: (červená hviezdička * znamená, že údaj je povinný)
Údaje sa uložia kliknutím na tlačidlo Zapísať.
Údaje vypísané pri zakladaní firmy sa automaticky rozkopírujú do príslušných záložiek, kam patria.
V záložke zoznam firiem kliknite na voľbu Výber (zelená šípka), čím sa sprístupnia ďaľšie záložky pre zápis doplňujúcich údajov o firme.
• V záložke Adresy je možné doplniť adresu firmy pomocou voľby Nový a následne uložiť kliknutím na voľbu Zapísať
• V prípade zmeny adresy je potrebné najskôr zadať novú adresu, následne je možné ukončiť platnosť pôvodnej adresy kliknutím na jej riadok. Do poľa Platnosť do treba vybrať dátum platnosti pôvodnej adresy a potvrdiť voľbou Zapísať
• V záložke Bankové účty je možné doplniť bankové účty firmy pomocou voľby Nový a následne uložiť klinutím na tlačidlo Zapísať. K firme je možné zaevidovať ľubovoľný počet bankových účtov. Vyplnením poľa IBAN sa automaticky predplnia ostatné údaje.
V prípade, že vystavujete vyšlú faktúru občanovi, je potrebné ho zaevidovať do číselníka firiem.
Občan spravidla nemá identifikačné číslo. Pri jeho založení do číselníka firiem je ale potrebné vyplniť pole IČO, nakoľko tento údaj je povinný. Pri vypĺňaný tohoto poľa je potrebné zadať ľubovoľnú číselnú hodnotu. Po zadaní hodnoty systém vypíše hlášku, ktorú treba ,,odignorovať,, potvrdením tlačidla OK a pokračovať ďalej vo výpĺňaní údajov. Po ich vyplnení kliknete na voľbu Zapísať. Ako pomôcka poslúži obrázok nižšie.
Občan je teraz prídaný do číselníka firiem.
¶ Aktivovanie existujúcej firmy ako Dodávateľ/Odberateľ
Existujúcu firmu je možné aktivovať ako Dodávateľa/Odberateľa označením zaškrtávacích políčok pri vyplňaní údajov o firme.
Príklad: Používateľ chce aktivovať existujúcu firmu Jazdecký klub Wyctoria Šaľa ako Dodávateľa/Odberateľa:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselníky => Firmy
• V záložke Zoznam firiem kliknite na názov firmy
• V prípade, že vybraná firma je Dodávateľ, označte zaškrtávacie políčko Dodávateľ a kliknite na voľbu Zapísať (obrázok 1). Dodávateľa je možné aktivovať aj nastavením sa na záložku Dodávateľ a aktiváciu potvrdiť voľbou Zapísať (obrázok 2).
Obrázok 1
Obrázok 2
• V prípade, že vybraná firma je Odberateľ, vojdete do záložky Odberateľ a aktiváciu firmy potvrdíte voľbou Zapísať po označení zaškrtávacieho políčka Fakturačné miesto
• Načítaním údajov sa aktualizuje zoznam firiem a firma Jazdecký klub Wyctoria Šaľa je zaradená ako Odberateľ aj Dodávateľ
• V oboch záložkách je možné nastaviť počet dní splatnosti faktúr. Po nastavení počtu dní sa tento údaj prenáša do evidencie faktúr, pričom z hlavičky faktúry /vyšlej i došlej/ sa na základe neho vypočíta dátum splatnosti
V prípade že neaktivujete firmu ako dodávateľa resp. odberateľa, nie je možné pre danú firmu zaevidovať došlú resp. vyšlú faktúru t.j. neponúka ju vo vyberači.
¶ Zlúčenie duplicít v číselníku firiem
Môže nastať situácia, že v číselníku firiem sa nachádzajú duplicitne zadané firmy. Táto skutočnosť može spôsobovať komplikácie napr. pri tvorbe platobných poukazov, pri párovaní zálohových a vyúčtovacích faktúr, pri inventarizácii pohľadávok/záväzkov za jednotivé firmy a pod.
V prípade, že na niektorú z duplicitných firiem ešte nebol vystavený/zaevidovaný žiadny doklad, túto firmu je možné v číselníku firiem zmazať. V prípade, že na duplicitné firmy už boli vystavené/zaevidované doklady, firmu už nie je možné zmazať, ale je možné využiť funkciu Zlúčenie firiem.
Použitím tejto funkcie budú všetky doklady vystavené na duplicitnú firmu prevedené na originálnu firmu.
Pri posudzovaní toho, ktorá je firma je originál a ktorá duplicitná odporúčame skontrolovať správnosť vybraných firiem do jednotlivých polí. Tento proces je nevratný!!!
Postup pri zlúčení firiem:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselníky => Firmy
• Kliknite na akciu Zlúčenie firiem
• Kliknutím na túto voľbu sa otvorí okno, v ktorom vyberiete firmu, ktorá ma ostať v číselníku ako správna (Interný kód – originál) a firmu, ktorá sa zlučuje (Interný kód – duplicita)
• Výber potvrdíte kliknutím na voľbu Zlúčenie firiem
• Ako pomôcka pre správne zlúčenie firiem poslúži nasledovný obrázok
¶ Číselník Osoby - nastavenia a používanie
Číselník Osoby slúži na zadefinovanie údajov o všetkých osobách, s ktorými organizácia prichádza do kontaktu, a ktoré sú evidované v systéme iSPIN pri práci s jednotlivými evidenciami. Tento číselník sa používa spravidla pri zadávaní nového zamestnanca do organizácie.
¶ Pridanie novej osoby do číselníka osôb
Postup pre pridanie novej osoby do číselníka osôb je nasledovný:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselníky => Osoby
• V záložke Osoby zvoľte voľbu Nový, čím sa otvorí formulár pre vyplnenie nasledovných údajov o novej osobe (červená hviezdička * znamená, že údaj je povinný)
• Údaje sa uložia kliknutím na tlačidlo Zapísať
Príklad vyplneného formulára:
• V záložke Osoba kliknite no voľbu Výber /zelená šípka/, čím sa sprístupnia ďalšie záložky pre zápis doplňujúcich nepovinných údajov o osobe
Záložka Typy osôb je číselníkový údaj, ktorý má vplyv na špecifické funkčnosti v iných evidenciách, napr. na predpĺňanie osôb do základnej finančnej kontroly v tlačových zostavách.
Cez akciu Nový je možné vybranej osobe priradiť špeciálny typ osoby cez vyberač ako napr.:
Údaje do číselníka Schvaľovateľ dopĺňajú pracovníci Asseco Solutions.
Pri výbere typu osoby je potrebné vedieť názov zostavy a v rámci zostavy určiť miesto, kam sa má osoba dotiahnuť.
Pomôcka pre správne doťahovanie typu osoby do zostáv:
doplniť tabuľku s najčastejšie používanými typmi osoby
¶ Zlúčenie duplicít v číselníku osôb
V prípade, že v číselníku Osoby existujú duplicitne vytvorené osoby, možno využiť funkčnosť Zlúčenie. Takáto situácia može nastať napr. pri XML importe položiek prevodného príkazu z iných programov, ak má jedna osoba pridelené rozdielne osobné čísla v mzdovom programe a v aplikácii iSPIN.
Postup pri zlúčení duplicitne vytvorených osôb je nasledovný:
• Kliknite na Ćíselníky => Číselníky => Osoby
• V záložke Osoby označte cez zaškrtávacie políčko na začiatku riadku duplicitne zadané osoby
• Kliknite na akciu Zlúčenie
• Otvorí sa okno, v ktorom vyberiete osobu, ktorá nahradí vybrané osoby a ktorá má ostať v číselníku ako správna
• Výber osoby potvrdíte voľbou Zlúčiť
Pri posudzovaní toho, ktorá osoba je duplicitná, odporúčame skontrolovať predovšetkým správnosť osobného čísla, adresy a bankového účtu (jedna osoba môže mať aj viacero bankových účtov).
V prípade, že používate XML import položiek prevodného príkazu z iných (mzdových) programov, osoba, ktorá ma ostať v číselníku osôb aplikácie iSPIN je tá, ktorá má priradené osobné číslo podľa mzdového programu.
¶ Ostatné číselníky
V module Číselníky môžete okrem číselníkov Firmy a Osoby nájsť aj ďalšie číselniky a to: Peňažný ústav, Daňové úrady, Kurzový lístok, Štáty a mestá, Preddefinované texty k EP, Organizačná štruktúra, Ekonomický objekt a Bankové účty.
¶ Peňažné ústavy
Číselnik Peňazné ústavy obsahuje základné údaje o banke potrebné pri zadávaní prevodného príkazu. Tento číselník je spoločný pre všetky organizácie pracujúce na jednej databáze (spadajúce pod jeden samosprávny kraj). Údaje do číselníka dopĺňajú pracovníci Asseco Solutions.
¶ Daňové úrady
Tento číselník je spoločný pre všetky organizácie pracujúce na jednej databáze (spadajúce pod jeden samosprávny kraj). V tomto číselníku sa nachádzajú údaje o jednotlivých DÚ ako napr. názov alebo adresa DÚ. Údaje je možné doplniť cez voľbu Nový a doplnené údaje potvrdiť kliknutím na voľbu Zapísať.
Kliknutím no voľbu Výber /zelená šípka/ sa sprístupnia ďalšie záložky pre zápis doplňujúcich nepovinných údajov o daňovom úrade.
¶ Kurzové lístky
Slúži na evidenciu kurzov jednotlivých mien v príslušných dňoch v jednotlivých peňažných ústavoch. Denne je možné evidovať kurzy rôznych mien vo viacerých peňažných ústavoch.Tento číselník je spoločný pre všetky organizácie pracujúce na jednej databáze (spadajúce pod jeden samosprávny kraj). Číselník si dopĺňajú používatelia podľa potreby. Môžu ho doplniť aj pracovníci Asseco Solutions na vyžiadanie.
Postup pri vytvorení kurzového lístka:
• Kliknite na voľbu Ćíselníky => Číselníky => Kurzové lístky
• Cez voľbu Nový sa otvorí formulár, v ktorom vyplňte údaje kurzového listka
• Kliknite na voľbu Zapísať
Po vytvorení hlavičky Kurzového lístka je potrebné zadať jeho položky.
• Kliknite na Výber /zelenú šípku/ kurzového lístka, ktorý ste vytvorili
• Dostanete sa do záložky Položky KL
• Kliknite na voľbu Nový a doplňte požadovanú menu a kurz
• Kliknite na voľbu Zapísať
Európska centrálna banka štandardne vyhlasuje kurzový lístok o deň skôr ako je jeho začiatok platnosti.
Ako sa používa kurzový lístok ECB (kurzy ECB) pri účtovných operáciách?
Cudzia mena sa prepočítava na eurá kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou (ECB) v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis (napríklad zákon o bankách). V prípade, že dňom uskutočnenia účtovného prípadu je sobota, nedeľa alebo pondelok, použije sa kurz vyhlásený v najbližší skorší deň (teda v piatok), prípadne ak nebol v tento deň (piatok) vyhlásený kurz (napríklad ak pre ECB výnimočne na piatok pripadne sviatok), tak sa použije posledný známy vyhlásený kurz.
Príklad:
Kurz bol vyhlásený ECB 22. 9. 2025 (pondelok) po 14, 15 h. Pre účtovné prípady z 22. 9. 2025 sa však použije najbližší skorší kurz vyhlásený ECB, teda kurz označený dátumom 19. 9. 2025 (piatok).
¶ Štáty a mestá
Číselník je taktiež spoločný pre všetky organizácie pracujúce na jednej databáze (spadajúce pod jeden samosprávny kraj). Štáty do číselníka pridávajú pracovníci Asseco Solutions, mestá do konkrétnych štátov je možné pridať nasledovne:
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselniky => Štáty a mestá
• V číselniku nájdite štát, do ktorého chcete pridať mesto
• Cez zelenú šípku sa dostanete do záložky Mesto
• Kliknite na voľbu Nový, doplňte údaje a kliknite na voľbu Zapísať
Mesto je potrebné doplniť do štátu, ktorý má vyplnený kód ISO A2.
¶ Preddefinované texty k EP
V prípade opakukujúceho sa textu - použitia rovnakého textu pri vytváraní dokladov je možné využiť číselník Preddefinované texty k EP (evidenčnej položke). Číselník sa najčastejšie využíva pri tvorbe vyšlých objednávok alebo vyšlých faktúr. Môže však byť využitý aj pre iné evidencie. Číselník nie je spoločný pre všetky organizácie, to znamená, že zoznam vytvorených preddefinovaných textov je viditeľný iba v rámci organizácie.
Postup pri vytvorení preddefinovaného textu k evidenčnej položke (EP) je nasledovný
• Kliknite na voľbu Číselníky => Číselniky => Preddefinované texty k EP
• Z poľa Typ evidencie vyberte z vyberača evidenčnú položku, ku ktorej chcete vytvoriť preddefinovaný text a kliknite na voľbu Zobraziť
• Kliknutím na voľbu Nový sa otvorí formulár pre vyplnenie nasledovných údajov:
• Po vyplnení údajov kliknite na voľbu Zapísať
• Nasledovný obrázok znázorňuje nastavenie preddefinovaného textu k vyšlej faktúre
• Tento preddefinovaný text je následne možné vybrať po vytvorení hlavičky vyšlej faktúry (viď obrázok nižšie)
• Na doklade sa zobrazí text na mieste hlavičky vyšlej faktúry
